सचिव सज. सचिव का नौकरी विवरण। वेतन स्तर

कई बचपन में अभिनेता, डॉक्टर या अग्निशामक बनने का सपना देखते हैं; स्नातक के करीब, भविष्य के स्नातक वकील, प्रोग्रामर और व्यवसायी बनने की योजना बनाते हैं।

लेकिन शायद ही किसी ने कोर्ट सेक्रेटरी के रूप में इस तरह के पेशे का सपना देखा हो।

नौकरी की जिम्मेदारियांये बहुत व्यापक हैं, और वेतनवांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देता है।

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कोर्ट क्लर्क क्या करता है?

नगरवासियों की समझ में, अदालतों के सचिव बैठक के मिनट्स रखते हैं और गवाहों को पूछताछ के लिए बुलाते हैं। हालाँकि, इस तरह का काम अदालती सत्रों के सचिवों द्वारा किया जाता है।

अदालत का क्लर्क एक सिविल सेवक नहीं है, बल्कि एक निम्न स्तर का क्लर्क है जो एक व्यक्तिगत न्यायाधीश की गतिविधियों को सुनिश्चित करने के लिए बड़ी मात्रा में काम करता है।

क्लर्क की जिम्मेदारियों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• बैठक की तारीख के प्रतिभागियों को सूचित करना। हम न केवल मेल द्वारा नोटिस भेजने के बारे में बात कर रहे हैं, बल्कि गवाहों, प्रतिवादी, तीसरे पक्ष के स्थान का पता लगाने के बारे में भी बात कर रहे हैं। बहुत बार, प्रतिभागी मामले पर विचार करने में देरी करने की कोशिश करते हैं, लिखित नोटिस प्राप्त करने से बचते हैं। अदालत के क्लर्क को व्यक्ति को ढूंढना चाहिए और उसे इस तरह के व्यवहार के कानूनी परिणामों के बारे में बताना चाहिए।
• इनकमिंग और आउटगोइंग मेल के लिए लेखांकन। इसमें हिट की लॉगिंग और सॉर्टिंग शामिल है।
• सांख्यिकीय रिपोर्टों का संकलन।
• अदालत के फैसलों और फैसलों की मूल प्रतियां और प्रतियां जारी करने का कार्यान्वयन।
• न्यायाधीश के कार्य के औपचारिक संगठन से संबंधित अन्य कार्य करना।

साथ ही, आधिकारिक कर्तव्यों के अलावा, न्यायाधीशों का नियमित कार्य इन कर्मचारियों पर पड़ता है। अदालतों में विचार किए जाने वाले मामलों की संख्या मानक बोझ से बहुत अधिक है, इसलिए, अदालत सचिवों को भी यह करना होगा:

• कानून के अनुपालन के दावों की जांच। यदि प्रक्रियात्मक मानदंडों का उल्लंघन किया गया है, तो अदालत के सचिव वादी के लिए आवेदन स्वीकार करने से इनकार करने या उसे बिना आंदोलन के छोड़ने के लिए एक प्रतिक्रिया तैयार करते हैं।
• न्यायालय सत्र के कार्यवृत्त रखने में सहायता। गवाहों के साक्षात्कार के दौरान, बड़ी मात्रा में जानकारी दर्ज करना आवश्यक है। अदालत के फैसले के खिलाफ अपील करने के लिए, इच्छुक पार्टी को चाहिए पूर्ण संस्करणमसविदा बनाना। सीमित समय की स्थिति में इस दस्तावेज के निष्पादन में न्यायालय का सचिव भी शामिल होता है।
• निर्णय लेने में सहायता। अक्सर, जिन न्यायाधीशों के पास कार्यवाही में बड़ी संख्या में मामले होते हैं, वे केवल योजनाबद्ध तरीके से निर्णय लेते हैं, और सचिव कानून की आवश्यकताओं के अनुसार दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने में लगे होते हैं।

कर्तव्यों की विशिष्ट सूची किसी विशेष न्यायालय में कार्य के संगठन पर निर्भर करती है। इस तथ्य के बावजूद कि अदालत के क्लर्क के पास बहुत सारे कर्तव्य हैं, यह जानने का एक शानदार अवसर है कि अदालत वास्तव में क्या है।

लोग अदालतों के सचिव के रूप में काम पर क्यों जाते हैं

न्यायशास्त्र से संबंधित न्यायालय में निम्नतम पद न्यायालय के लिपिक का होता है।

इन कर्मचारियों की नौकरी की जिम्मेदारियां, वेतन और काम करने की स्थिति महासंघ के विभिन्न विषयों में समान हैं।

सचिवों को लगभग 15-20 हजार रूबल मिलते हैं, कभी-कभी अधिक यदि उनके पास बोनस है और बोनस प्राप्त करते हैं।

इसलिए, ऐसी स्थिति का सामना करना असामान्य नहीं है जहां छह महीने से अधिक के लिए अदालत सचिव के पद के लिए एक उपयुक्त कर्मचारी की मांग की जा रही है।

और यह उन लोगों के लिए एक बड़ा अवसर है जो अपने जीवन को न्याय प्रशासन से जोड़ना चाहते हैं।

जिन लोगों का इस क्षेत्र में सही कनेक्शन नहीं है उनके लिए यह करियर की शानदार शुरुआत है।

बहुत बार, न्यायालय लिपिक के रिक्त पद को न्यायालय के पूर्व लिपिक द्वारा भरा जाता है। नौकरी की जिम्मेदारियां, शिक्षा, मुकदमेबाजी में अनुभव आपको अन्य आवेदकों के साथ प्रभावी ढंग से प्रतिस्पर्धा करने की अनुमति देता है।

अदालत के अध्यक्ष सहित अन्य कर्मचारियों के साथ परिचित का भी प्रभाव पड़ता है, क्योंकि सभी एक ही राज्य निकाय में काम करते हैं।

इस प्रकार, अनुपस्थिति में विधि संकाय में प्रवेश करने वाला एक युवक एक सचिव की जगह लेता है, जो अक्सर पर्याप्त नहीं होता है।

3-5 वर्षों तक कार्यालय में काम करने के बाद, उन्हें अदालती सुनवाई की तैयारी में भाग लेने का समृद्ध अनुभव प्राप्त होगा, न्यायाधीशों के काम की कई सूक्ष्मताओं का पता चलेगा, जिन पर व्याख्यान में चर्चा नहीं की जाती है और नियमों में नहीं लिखा जाता है।

अदालत का क्लर्क उन लोगों के लिए एक पद है जो उद्देश्यपूर्ण रूप से अदालत की इच्छा रखते हैं, लेकिन एक प्रतिष्ठित संकाय में अध्ययन करने का जोखिम नहीं उठा सकते। न्यायशास्त्र से प्यार करने वाले मेहनती पेशेवरों के लिए एक योग्य शुरुआत।

न्यायिक तंत्र के कर्मचारियों के वेतन में वृद्धि पर - वीडियो में:

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हम पेशेवरों के साथ साक्षात्कार की अपनी श्रृंखला जारी रखते हैं। इस बार हमने कोर्ट सेक्रेटरी के पेशेवर कर्तव्यों के बारे में जाना, पता लगाया कि कोर्ट सेक्रेटरी का काम कोर्ट सेशन सेक्रेटरी के काम से कैसे अलग है, और इन पदों पर युवा पेशेवरों की संभावनाओं का आकलन किया। मॉस्को सिटी कोर्ट के पहले उदाहरण के आपराधिक मामलों के लिए अदालत के सत्र के सचिव ने हमें इस बारे में और बहुत कुछ बताया।

सलाहकार प्लस: न्यायाधीश अकेले काम नहीं करता है, उसे न्यायपालिका के सदस्यों द्वारा सहायता प्रदान की जाती है। ऐसा ही एक सहायक कोर्ट का क्लर्क है। बताओ, उसके क्या कर्तव्य हैं, न्यायालय की गतिविधियों में उसकी क्या भूमिका है?

अदालत के सत्र के सचिव और अदालत के सचिव की भूमिका अदालत द्वारा सौंपे गए कार्यों के प्रदर्शन के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। यह व्यर्थ नहीं है कि वे कहते हैं कि बहुत कुछ अदालती तंत्र के कर्मचारियों के काम पर निर्भर करता है, दक्षता से लेकर अदालत के सामने आने वाले कार्यों को पूरा करने की गुणवत्ता तक।

न्यायालय सत्र के सचिव एवं न्यायालय के सचिव के कार्यों का विवरण न्यायिक विभाग के आदेश द्वारा अनुमोदित अभिलेख अनुरक्षण के निर्देशों में विस्तार से वर्णित है। उच्चतम न्यायालयआरएफ. यह दस्तावेज़ सचिवों के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करता है।

उदाहरण के लिए, रिकॉर्ड प्रबंधन विभाग में काम करने वाला एक कोर्ट क्लर्क, चाहे आपराधिक या दीवानी मामलों में, निम्नलिखित कार्य करता है: मामलों को स्वीकार करता है, उन्हें रजिस्टरों में पंजीकृत करता है, मामले की प्रगति सहित इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस में आवश्यक जानकारी दर्ज करता है। निर्णय का प्रवेश कानूनी बल, आदि में निर्णय के निष्पादन के लिए मामला तैयार करता है।

न्यायालय सत्र के सचिव के कार्यों के संबंध में, वे निश्चित रूप से अदालत के सचिव के कार्यों से भिन्न होते हैं। अदालत सत्र के सचिव मामले को सुनवाई के लिए तैयार करने के लिए बाध्य हैं, मामले में भाग लेने वाले व्यक्तियों को अदालत में बुलाने के लिए आवश्यक उपाय प्रदान करने के लिए, उदाहरण के लिए, सम्मन भेजकर, वितरण की मांग, एक टेलीफोन संदेश भेजकर, आदि। मामले की सुनवाई के दिन, अदालत सत्र के सचिव प्रक्रिया में बुलाए गए प्रतिभागियों की उपस्थिति की जांच करते हैं, और अदालत के सत्र के मिनट भी रखते हैं। उसी समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि, हालांकि अदालती सत्र का प्रोटोकॉल एक प्रतिलेख नहीं है, इसकी सामग्री यथासंभव पूर्ण और विश्वसनीय होनी चाहिए। न्यायाधीश द्वारा योग्यता के आधार पर मामले पर विचार करने के बाद, अदालत के सत्र के सचिव ने रिकॉर्ड कीपिंग विभाग को प्रस्तुत करने के लिए मामला तैयार किया: वह कालानुक्रमिक क्रम में सुनवाई के दौरान संलग्न दस्तावेजों, अदालत के सत्र के मिनट, अदालत के फैसले और फाइल करता है। निर्णय; मामले का विवरण तैयार करता है; एक सांख्यिकीय कार्ड जारी करता है, और, यदि आवश्यक हो, कार्यकारी दस्तावेज; अंतिम अदालत के फैसले की प्रक्रिया प्रतियों में प्रतिभागियों को भेजता है या सौंपता है। इसके बाद, सचिव मामले को कार्यालय में प्रस्तुत करता है, जहां अदालत का सचिव मामले के निष्पादन की शुद्धता की जांच करता है और इसे आगे के निष्पादन के लिए स्वीकार करता है।

इसके अलावा, सचिव आंतरिक डेटाबेस में मामले की प्रगति के बारे में जानकारी पोस्ट करता है, और अदालत की आधिकारिक वेबसाइटों पर आवश्यक जानकारी और निर्णयों के पाठ भी अपलोड करता है। वर्तमान में, तथाकथित ई-न्याय के विकास के संदर्भ में, इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस के साथ काम करना सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, कोर्ट क्लर्क और कोर्ट क्लर्क का काम कोर्ट में महत्वपूर्ण होता है।

सलाहकार प्लस: आपने वकील बनने का फैसला क्यों किया? एक वकील के पास कार्यान्वयन के कई अवसर होते हैं, आपने न्यायिक प्रणाली को क्यों चुना, आपने पेशे में अपना करियर कैसे शुरू किया?

आप सही कह रहे हैं, एक वकील के लिए अपने ज्ञान को लागू करने और पेशेवर महत्वाकांक्षाओं को पूरा करने के लिए नौकरी के कई अवसर हैं। हालाँकि, मैंने सार्वजनिक सेवा - अदालत में काम करना चुना, क्योंकि यह सामान्य अधिकार क्षेत्र की अदालत में है कि लगातार पेशेवर और व्यक्तिगत रूप से विकसित होने, लोगों के साथ संवाद करने और, सबसे महत्वपूर्ण बात, न्याय बहाल करने में मदद करने और उन लोगों की रक्षा करने का अवसर है जिनके अधिकार हैं उल्लंघन।

न्यायिक प्रणाली में कर्तव्यनिष्ठ, सभ्य, जिम्मेदार लोग काम करते हैं, और ये गुण एक व्यक्ति और एक वकील के रूप में मेरे विकास की नींव हैं। तो कॉलेज से स्नातक होने के बाद श्रम गतिविधिमैंने मॉस्को सिटी कोर्ट में शुरुआत की।

सलाहकार प्लस: निर्णय लेते समय आपने अपने लिए क्या लाभ देखे?

अदालत में रोजगार का फैसला करते समय, मेरी कम उम्र के कारण, मैंने अपने लिए इस तरह के फायदे नहीं बताए। लेकिन अब मैं समझता हूं कि किसी भी अदालत के कर्मचारी के पास हमेशा न्यायाधीश बनने या आवश्यक और बहुत महत्वपूर्ण अनुभव प्राप्त करने और अन्य कानूनी गतिविधियों में खुद को खोजने की संभावना होती है।

और, फिर भी, इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि अधिकांश न्यायाधीश पूर्व सचिव और सहायक न्यायाधीश हैं, क्योंकि यह वे हैं जो न्यायिक कार्य की सभी पेचीदगियों को जानते हैं और, एक नियम के रूप में, शानदार पेशेवर सचिवों और सहायकों से निकलते हैं।

सलाहकार प्लस: इस पद को धारण करने वाले व्यक्ति के लिए क्या ज्ञान, कौशल और व्यक्तिगत गुणों की आवश्यकता है?

अदालत में काम करने के लिए, प्रत्येक कर्मचारी को सबसे पहले मौजूदा कानून को जानना होगा रूसी संघ, विधायी परिवर्तनों और प्रवृत्तियों का पालन करें। इसके अलावा, अदालत या अदालत सत्र के सचिव को एकत्र और जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए। और, ज़ाहिर है, सचिव को मिलनसार और विनम्र होना चाहिए। आखिरकार, जो लोग अपने अधिकारों या कानून की अनदेखी के कारण खुद को मुश्किल स्थिति में पाते हैं, वे अक्सर अदालत में अपने अधिकारों की सुरक्षा के लिए आवेदन करते हैं। इसलिए कभी भी अपने आप को अदालत में आने वालों से ऊपर नहीं रखना चाहिए, सभी के साथ सम्मान और शुद्धता से पेश आना चाहिए। अक्सर अदालत का क्लर्क अदालत में आने वाले नागरिकों से मिलने वाला पहला व्यक्ति होता है।

सलाहकार प्लस: आपकी दिनचर्या क्या है? प्रति दिन औसतन कितने मामलों पर विचार किया जाता है, आप कितने नागरिकों के आवेदन स्वीकार करते हैं, आपको कितने दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता है, आदि। क्या इन सब चीजों को मैनेज करना मुश्किल है?

कोर्ट में हर कार्य दिवस बहुत व्यस्त होता है। हालाँकि दीवानी और फौजदारी मामलों में न्यायाधीश अलग-अलग मामलों पर विचार करते हैं - आखिरकार, मामले उनकी बारीकियों में भिन्न होते हैं - किसी भी न्यायाधीश पर बोझ और, तदनुसार, अदालत सत्र के सचिव और अदालत के सचिव अधिक होते हैं।

स्वाभाविक रूप से, एक सचिव प्रत्येक न्यायालय सत्र में भाग लेता है और उन सभी कार्यों को करता है जिनका मैंने ऊपर उल्लेख किया है। काम की मौजूदा मात्रा का सामना करना आसान नहीं है, इसके लिए अनुभव और कुछ कौशल की आवश्यकता होती है। यह स्वीकार किया जाना चाहिए कि समय के साथ, सचिव मशीन पर कुछ प्रक्रियात्मक या प्रक्रियात्मक क्रियाएं करता है, जैसा कि वे कहते हैं। लेकिन, फिर भी, उदाहरण के लिए, अदालत के सत्र के लिए एक प्रोटोकॉल तैयार करना, प्रत्येक मामले की व्यक्तित्व के कारण, बहुत अधिक ध्यान और एकाग्रता की आवश्यकता होती है।

सलाहकार प्लस: आपको अपनी नौकरी के बारे में सबसे ज्यादा क्या पसंद है?

एक सचिव का काम दिलचस्प है क्योंकि हमेशा न्याय का पालन करने और उसमें शामिल होने का अवसर होता है। इसके अलावा, अदालत में काम बहुत अनुशासित करता है और आपको अधिक जिम्मेदार बनाता है। जो लोग किसी मामले में अपनी स्थिति का बचाव करने के लिए अदालत आते हैं, वे बहुत कुछ सीखते हैं। सामान्य तौर पर, मुझे अपने काम के बारे में जो पसंद है वह यह है कि मैं स्थिर नहीं रहता, मैं दिलचस्प चीजें करता हूं, जिन न्यायाधीशों के साथ मैं काम करता हूं, उनके विशाल अनुभव और ज्ञान को अपनाता हूं। यह सब मिलकर लोगों के साथ संबंध स्थापित करने और ठीक से बनाने में मदद करता है।

सलाहकार प्लस: आपकी राय में, इस पेशे में युवा विशेषज्ञों के लिए क्या संभावनाएं हैं?

अदालत के कर्मचारियों का व्यावसायिक विकास कई चरणों में होता है। सबसे अधिक बार सार्वजनिक सेवाअदालत में, यह अदालत के क्लर्क या अदालत सत्र के सचिव के पदों से शुरू होता है। व्यावसायिक विकास का दूसरा चरण न्यायालय सलाहकार या सहायक न्यायाधीश है। एक सहायक के रूप में पांच साल के काम के बाद, आप एक न्यायाधीश के पद के लिए योग्यता परीक्षा उत्तीर्ण कर सकते हैं। मॉस्को के न्यायाधीशों के योग्यता बोर्ड द्वारा परीक्षा उत्तीर्ण करने और कानून द्वारा प्रदान की गई अन्य प्रक्रियाओं को पारित करने के मामले में, न्यायाधीश के पद पर नियुक्ति या तो सिटी ड्यूमा (मजिस्ट्रेट) के एक प्रस्ताव के आधार पर होती है। या राष्ट्रपति के डिक्री (संघीय न्यायाधीशों) के आधार पर। वे और अन्य दोनों मास्को सिटी कोर्ट के प्रेसिडियम में शपथ लेते हैं। यह कहा जाना चाहिए कि शपथ ग्रहण समारोह एक गंभीर माहौल में होता है और हमेशा रोमांचक होता है, यह उन सहयोगियों की उपलब्धियों पर गर्व करता है जो पहले से ही न्यायाधीश बन चुके हैं, और स्वयं के विकास को प्रोत्साहित करते हैं।

सलाहकार प्लस: भविष्य के लिए आपकी व्यक्तिगत योजनाएं क्या हैं? यह ज्ञात है कि लगभग सभी न्यायाधीशों ने अपने करियर की शुरुआत कोर्ट क्लर्क के रूप में की थी। क्या आप भविष्य में सहायक रेफरी और फिर रेफरी बनना चाहेंगे? यदि हां, तो आप किन विषयों में विशेषज्ञता हासिल करना चाहेंगे?

स्वाभाविक रूप से, यह सब भविष्य के लिए मेरी योजनाओं में शामिल है। चूंकि मेरा काम आपराधिक कानून से संबंधित है, इसलिए मैं पहले सहायक न्यायाधीश बनना चाहता हूं और फिर फोरेंसिक न्यायाधीश बनना चाहता हूं।

सलाहकार प्लस: न्यायिक कार्य में संदर्भ कानूनी प्रणालियों के उपयोग के बारे में आप कैसा महसूस करते हैं? क्या आप कंसल्टेंटप्लस सिस्टम का उपयोग करते हैं और यदि हां, तो आप इसके साथ किन कार्यों को हल करते हैं?

कानूनी व्यवस्था बहुत मददगार है। वे नियामक कानूनी कृत्यों और न्यायिक अभ्यास की सामग्री दोनों के लिए आवश्यक दस्तावेजों की खोज की सुविधा प्रदान करते हैं। विशेष रूप से, कंसल्टेंटप्लस सिस्टम में दस्तावेजों के सभी संस्करण शामिल हैं, संस्करणों की खोज और तुलना करना सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, आपराधिक मामलों के विचार के हिस्से के रूप में, कई साल पहले किए गए अपराधों के आरोपों का अक्सर अध्ययन किया जाता है, इसलिए उस समय लागू कानूनों को जानना आवश्यक है, ध्यान रखें कि क्या वे दोषी की स्थिति को खराब करते हैं। व्यक्ति, आदि

सलाहकार प्लस: आप कानून के छात्रों को क्या सलाह देंगे जो कोर्ट क्लर्क के रूप में काम करना चाहते हैं: उन्हें किस चीज के लिए तैयार रहना चाहिए और करियर कैसे बनाना चाहिए?

छात्र चाहे जो भी हो, उसे सीखना चाहिए, विकसित होना चाहिए और जिम्मेदार और सूचित निर्णय लेने के लिए तैयार रहना चाहिए। भविष्य के पेशे के चुनाव के साथ, छात्र इंटर्नशिप की अवधि के दौरान अच्छी तरह से निर्णय ले सकता है। यदि कोई छात्र अदालत में काम करने का फैसला करता है, तो उसे कठिन, जिम्मेदार और कड़ी मेहनत के लिए तैयार रहना चाहिए। आपको इससे डरना नहीं चाहिए, क्योंकि अनुभव के साथ-साथ भय दूर होगा और काम में रुचि बढ़ेगी। मेरा मानना ​​है कि जज बनने की इच्छा हर कोर्ट क्लर्क में होनी चाहिए, क्योंकि न्याय का प्रशासन कानूनी करियर का ताज होता है।

नौकरी का विवरणसचिव में एक कर्मचारी की योग्यता के लिए आवश्यकताएं होती हैं, उसकी अधीनता, नियुक्ति और बर्खास्तगी के लिए प्रक्रिया स्थापित करता है। दस्तावेज़ कार्यात्मक कर्तव्यों, कर्मचारी के अधिकारों, उसकी जिम्मेदारी का वर्णन करता है। सचिव की शक्तियाँ संगठन की बारीकियों से निर्धारित होती हैं।

कार्यकारी सचिव के लिए नमूना नौकरी विवरण

मैं। सामान्य प्रावधान

1. सचिव "तकनीकी कलाकारों" की श्रेणी से संबंधित है।

2. सचिव सीधे सामान्य निदेशक / संरचनात्मक उपखंड के प्रमुख को रिपोर्ट करता है।

3. सचिव की नियुक्ति या बर्खास्तगी सामान्य निदेशक के आदेश से की जाती है।

4. एक व्यक्ति जिसके पास कम से कम एक विशेष माध्यमिक शिक्षा है और समान स्थिति में कम से कम एक वर्ष का अनुभव है, उसे सचिव के पद पर नियुक्त किया जाता है।

5. सचिव की अनुपस्थिति के दौरान, संगठन के आदेश में रिपोर्ट के अनुसार, कार्यात्मक कर्तव्यों, अधिकारों, जिम्मेदारियों को किसी अन्य अधिकारी को स्थानांतरित कर दिया जाता है।

6. सचिव को पता होना चाहिए:

• संगठनात्मक संरचना;
• मानदंड व्यापार संचारऔर शिष्टाचार;
• कार्यालय के काम का संगठन;
• रूसी संघ के नागरिक, श्रम कानून की मूल बातें;
• संगठनात्मक और कंप्यूटर उपकरणों के संचालन के लिए नियम;
• एप्लिकेशन प्रोग्राम (वर्ड, एक्सेल, आदि);
• टाइपस्क्रिप्ट;
• श्रम सुरक्षा, सुरक्षा उपाय, अग्नि सुरक्षा के नियम।

7. सचिव अपनी गतिविधियों में निम्नलिखित द्वारा निर्देशित होता है:

• संगठन का चार्टर;
• रूसी संघ का कानून;
• आंतरिक श्रम नियम, संगठन के अन्य शासी कार्य;
• प्रबंधन के आदेश और निर्देश;
• यह नौकरी विवरण।

द्वितीय. सचिव के कार्य कर्तव्य

सचिव निम्नलिखित कार्य करता है:

1. आगंतुकों को प्राप्त करता है।

2. प्रमुख के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत बयानों को स्वीकार करता है और जमा करता है।

3. प्रमुख द्वारा प्राप्त पत्राचार को विचारार्थ प्राप्त करता है। निर्णय के अनुसार, इसे काम में उपयोग के लिए संरचनात्मक इकाइयों या विशिष्ट व्यक्तियों को भेजता है।

4. संचार के साधनों का उपयोग करके संचार का संचालन करता है, रजिस्टर करता है, सेवा की जानकारी को प्रमुख तक पहुंचाता है।

5. प्रमुख के काम के तकनीकी, संगठनात्मक समर्थन के लिए गतिविधियों का संचालन करता है।

6. प्रमुख की ओर से अनुरोध, पत्र, अन्य दस्तावेज तैयार करता है।

7. प्रमुख द्वारा आयोजित बैठकों, बैठकों की तैयारी में लगे हुए हैं। आवश्यक जानकारी एकत्र करता है, रजिस्टर करता है, प्रतिभागियों को जगह, बैठक का समय, एजेंडा के बारे में सूचित करता है। बैठकों के कार्यवृत्त को बनाए रखता है और तैयार करता है।

8. सिर के लिए व्यापार यात्राएं आयोजित करता है: टिकट खरीदता है, परिवहन किराए पर लेता है, परिसर।

9. प्रबंधन के आदेशों, आदेशों के संगठन के कर्मचारियों द्वारा कार्यान्वयन को नियंत्रित करता है।

10. प्रपत्र मामले, दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, उन्हें समय पर संग्रह में स्थानांतरित करता है।

11. प्रमुख के अलग-अलग आधिकारिक कार्य करता है।

III. अधिकार

सचिव का अधिकार है:

1. उनकी क्षमता के भीतर स्वतंत्र निर्णय लें।

2. जीवन या स्वास्थ्य के लिए खतरा होने की स्थिति में अपनी शक्तियों का प्रयोग शुरू न करें।

3. बनाने के लिए प्रबंधन पर मांग करें सामान्य स्थितिअपने आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए, भौतिक मूल्यों, दस्तावेजों की सुरक्षा।

4. अपनी शक्तियों के प्रयोग के लिए पूरी आधिकारिक जानकारी प्राप्त करें।

5. संगठन की गतिविधियों और अपने स्वयं के काम में सुधार के लिए प्रबंधन को युक्तिकरण प्रस्ताव भेजें।

6. संगठन की गतिविधियों में पहचानी गई कमियों के बारे में प्रमुख को सूचित करें, उनके उन्मूलन के प्रस्ताव सामने रखें।

7. संरचनात्मक डिवीजनों के कर्मचारियों से आवश्यक सामग्री और समय सीमा के उल्लंघन के कारणों की व्याख्या और कार्यों की पूर्ति की गुणवत्ता, प्रबंधन के निर्देश प्राप्त करें।

चतुर्थ। एक ज़िम्मेदारी

सचिव इसके लिए जिम्मेदार है:

1. संगठन, बैठकों के हितों का अनधिकृत प्रतिनिधित्व करना।

2. किए गए निर्णयों के परिणाम, स्वयं के कार्य।

3. अपने आधिकारिक कर्तव्यों का अनुचित प्रदर्शन।

4. संगठन के शासी दस्तावेजों की आवश्यकताओं का उल्लंघन।

5. व्यक्तिगत जानकारी का अवैध संचालन, गोपनीय जानकारी का हस्तांतरण, व्यापार रहस्य।

6. संगठन, उसके कर्मचारियों, प्रतिपक्षकारों, राज्य को नुकसान पहुंचाना।

7. श्रम अनुशासन, आंतरिक श्रम नियमों, सुरक्षा मानकों, अग्नि सुरक्षा की आवश्यकताओं का उल्लंघन।

8. शिष्टाचार का उल्लंघन, व्यावसायिक संचार के मानदंड।

न्यायालय लिपिक

न्यायालय सत्र का सचिव एक सिविल सेवक होता है और केवल न्यायालयों में कार्य करता है। वह न्यायाधीश का दस्तावेजी कार्य प्रदान करता है, परीक्षण करता है, बैठकों में भाग लेता है। इस अधिकारी की निम्नलिखित कार्यात्मक जिम्मेदारियां हैं:

1. अदालत के सत्र में विचार के लिए केस सामग्री एकत्र और तैयार करता है।

2. अदालती सत्र के कार्यवृत्त रखता है।

3. बैठक के प्रतिभागियों को सम्मन, सम्मन तैयार करता है और भेजता है।

4. कानूनों की आवश्यकताओं के अनुसार अदालती मामलों को तैयार करता है।

सचिव-क्लर्क

सचिव-क्लर्क - एक अधिकारी जो संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखता है। इसके कार्यों में शामिल हैं:

1. टेलीफोन पर बातचीत करना और ग्राहकों के साथ काम करना।

2. दस्तावेजों में दर्ज दायित्वों की समय पर पूर्ति की निगरानी करना।

3. पत्राचार का पंजीकरण और प्रसंस्करण।

4. दस्तावेजों का अनुवाद, एक विदेशी भाषा से पत्राचार।

5. दस्तावेजों का संग्रह रखना।

प्रत्येक उद्यम स्थानीय नियमों के आधार पर अपनी गतिविधियों का संचालन करता है, जो वर्तमान कानून के मानदंडों के अनुसार तैयार किए जाते हैं। और चूंकि प्रत्येक कंपनी एक अलग जीव है, इसलिए उसे सामंजस्यपूर्ण ढंग से काम करना चाहिए।

एक महत्वपूर्ण दस्तावेज जिस पर उद्यम विशेषज्ञों की गतिविधियाँ आधारित हैं, वह है नौकरी का विवरण। यह एक दस्तावेज है जो एक दिशा या किसी अन्य, विशेषता के कर्मचारी के कार्यात्मक कर्तव्यों को बताता है। कर्मचारियों को न केवल उनके कर्तव्यों के साथ, बल्कि उनके अधिकारों, शक्तियों और कार्यों से भी पूरी तरह परिचित होना आवश्यक है।

नौकरी का विवरण एक स्थानीय दस्तावेज है जो प्रत्येक कर्मचारी के अधिकारों और दायित्वों को निर्दिष्ट करता है, जो कि धारित पद और किए गए कार्य कार्य पर निर्भर करता है।
यह दस्तावेज़ वकीलों के साथ कार्मिक विभाग के विशेषज्ञों द्वारा विकसित किया गया है। निर्देश नियोक्ता या किराए के प्रबंधक द्वारा अनुमोदित है, अगर उसके पास ऐसा अधिकार है।

नियोक्ता रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले आवेदक को नौकरी के विवरण से परिचित कराने के लिए बाध्य है। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो नियोक्ता अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के लिए कर्मचारी को अनुशासनात्मक दायित्व में नहीं ला पाएगा।

दस्तावेज़ को कार्य की बारीकियों के आधार पर सचिव के कर्तव्यों का विस्तार से वर्णन करना चाहिए। ये कर्तव्य जितने विस्तृत होंगे, कर्मचारी और नियोक्ता के बीच पूर्व-परीक्षण और न्यायिक संघर्षों को हल करना उतना ही आसान होगा।

आपको नौकरी विवरण की आवश्यकता क्यों है

इस दस्तावेज़ को संकलित करते समय, जिम्मेदार व्यक्ति को वर्तमान संघीय, क्षेत्रीय और स्थानीय स्तरों के मानदंडों पर भरोसा करना चाहिए। उद्यम के प्रमुख, दस्तावेजों के सही प्रबंधन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में, इस अनुपालन की जांच करनी चाहिए। इसके अलावा, कार्मिक प्रबंधक को वर्तमान कानून के निर्देशों के अनुपालन के बारे में भी पता होना चाहिए।

इसे या तो समान पदों के समूह के लिए, या किसी विशिष्ट व्यक्तिगत स्थिति के लिए संकलित किया जाता है। कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ दस्तावेज़ से परिचित होना चाहिए। नौकरी के लिए आवेदन करते समय आपको यह करने की आवश्यकता है। यदि इसे सही ढंग से तैयार नहीं किया गया है, तो कर्मचारी और प्रबंधक के बीच निश्चित रूप से असहमति होगी और संघर्ष की स्थितिश्रम विभाजन और कर्मचारी द्वारा किए गए कार्यों के संबंध में।

नौकरी विवरण की सही तैयारी के साथ, प्रबंधन को विशिष्ट लक्ष्यों का पीछा करना चाहिए और निम्नलिखित कार्यों को हल करना चाहिए:

• समान पदों के कर्मचारियों के बीच कार्य जिम्मेदारियों को ठीक से विभाजित करें। सबसे उपयोगी परिणाम प्राप्त करने के लिए अपने कार्यों को स्पष्ट रूप से समन्वयित करना आवश्यक है;
• टीम में मनोवैज्ञानिक माहौल में सुधार, स्थिति में सुधार। संघर्षों की संभावना के प्रतिशत को कम करना आवश्यक है;
• समान स्तर के विशेषज्ञों के अधिकारों और दायित्वों को स्पष्ट रूप से चित्रित करें, उनकी शक्तियों पर विशिष्टता दें, प्रत्येक की जिम्मेदारी को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। यदि आवश्यक हो, तो अलग से अनुशासनात्मक प्रतिबंधों पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है जो किसी विशेषज्ञ पर अपने कर्तव्यों की उपेक्षा के लिए जिम्मेदारी के रूप में लागू किया जा सकता है;
• कई पदों को गठबंधन करने के लिए मजबूर कर्मचारियों के मनोवैज्ञानिक और आधिकारिक उतराई को पूरा करने के लिए। केवल उन्हें उतारने के लिए पर्याप्त नहीं है, यह भार सही ढंग से और समान रूप से वितरित किया जाना चाहिए;
• मनोवैज्ञानिक और वित्तीय प्रोत्साहन और प्रेरणा की एक प्रणाली स्थापित करें;
• प्रबंधकों के बीच जिम्मेदारियों का उचित वितरण।

नौकरी के विवरण की मदद से, उद्यम का प्रबंधन प्रबंधन तंत्र और कर्मियों के बीच बातचीत के सभी पहलुओं को लागू करता है। लेकिन अधिकतम संभव परिणाम प्राप्त करना हमेशा संभव नहीं होता है। इसलिए, नौकरी विवरण संकलित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सही ढंग से चुनना और नियुक्त करना आवश्यक है।

कंपनी के आकार और कर्मचारियों की संख्या के आधार पर, समान पदों के समूह के लिए एक मानक निर्देश तैयार किया जाता है। यदि आवश्यक हो, तो आप एक विशिष्ट स्थिति के लिए समायोजन कर सकते हैं। यदि कंपनी छोटी है, केवल 25-50 लोग हैं, तो प्रत्येक पद के लिए अलग से दस्तावेज़ तैयार किया जाता है। जिम्मेदार मानव संसाधन विभाग के सदस्य हैं।

सचिव के नौकरी विवरण को संकलित करने के लिए बुनियादी नियम

एक सचिव जैसे पद के लिए (यह बहु-स्तरीय हो सकता है, एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के सचिव से लेकर किसी होल्डिंग या चिंता के प्रमुख के सचिव तक), नौकरी विवरण का कोई विकसित एकीकृत रूप नहीं है। इसलिए, प्रत्येक उद्यम को यह चुनने का अधिकार है कि दस्तावेज़ कैसे तैयार किया जाए।

दस्तावेज़ को संकलित करते समय, जिम्मेदार अधिकारी को यह याद रखना चाहिए कि किसी विशेष उद्यम की गतिविधियों की बारीकियों को ध्यान में रखना आवश्यक है। विभिन्न दिशाओं की फर्मों में, सचिव विभिन्न कार्यों और कर्तव्यों का पालन कर सकते हैं। मसौदा तैयार करते समय इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए।

आप आम तौर पर स्वीकृत पैटर्न पर भरोसा कर सकते हैं। प्रत्येक नौकरी विवरण में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

यदि आवश्यक हो, सचिव के नौकरी विवरण में अतिरिक्त अनुभाग जोड़े जा सकते हैं:

• "काम करने की स्थिति"। यहां आप सचिव के संचालन के तरीके को निर्धारित करने के लिए आंतरिक नियमों का संदर्भ दे सकते हैं। यदि व्यावसायिक यात्राओं पर प्रबंधक के साथ जाने की आवश्यकता है, तो यह बारीकियाँ यहाँ भी दिखाई दे सकती हैं;
• "हस्ताक्षर करने का अधिकार"। सचिव अपनी शक्तियों के दायरे में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकता है।

कार्मिक विभाग के जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा तैयार किया गया नौकरी विवरण, कार्मिक सेवा के प्रमुख के साथ समन्वय की प्रक्रिया से गुजरना चाहिए। इसके अलावा, सचिव को स्वयं हस्ताक्षर के विरुद्ध इससे परिचित होना चाहिए।

एक सचिव के लिए नौकरी का विवरण तैयार करना

दस्तावेज़ एक प्रति में तैयार किया गया है। इसे ध्यान से पढ़ने और अध्ययन करने के बाद सचिव द्वारा स्वयं हस्ताक्षरित किया जाता है। यदि उद्यम में राज्य द्वारा कई सचिव हैं, तो आप कई प्रतियां प्रिंट कर सकते हैं, प्रत्येक के लिए अलग-अलग उपयुक्त परिवर्तन कर सकते हैं, यह उस प्रमुख की स्थिति पर निर्भर करता है जिससे सचिव "संलग्न" है।

यदि सचिव को स्वयं व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक अतिरिक्त प्रति की आवश्यकता है, तो वह अपने द्वारा पहले से हस्ताक्षरित कार्य विवरण की एक प्रति बना सकता है। यह निषिद्ध नहीं है!

किसी दस्तावेज़ को ठीक से बनाने के लिए, आपको कुछ नियमों का पालन करना होगा। विशेष रूप से, "हेडर" को ऊपरी दाएं कोने में डिज़ाइन किया जाना चाहिए। यह पूरे उद्यम के प्रमुख द्वारा निर्देशों के अनुमोदन का स्थान है। यहां आपको कुछ पंक्तियां भरने की जरूरत है:

• शब्द "मुझे मंजूर है" होना चाहिए;
• उसके बाद नेता की स्थिति। उदाहरण के लिए, " महाप्रबंधक"या" निदेशक ";
• सिर का पूरा नाम;
• नेता के हस्ताक्षर।

फिर शीट के बीच में, आपको दस्तावेज़ का नाम निर्दिष्ट करना होगा। यह सचिव की नौकरी का विवरण है। उसके बाद ही सभी मुख्य बिंदुओं को दर्ज किया जाता है।

सचिव के निर्देश में जिन वर्गों का उल्लेख होना चाहिए, उनका उल्लेख ऊपर किया गया है। वे प्रदर्शन किए गए कर्तव्यों के नियमों के अनुसार निर्धारित हैं। उदाहरण के लिए, विभाग के प्रमुख के सचिव के कार्यात्मक कर्तव्य पूरे उद्यम के प्रमुख के सहायक के कर्तव्यों की तुलना में कुछ हद तक "संकीर्ण" हो सकते हैं।

निर्देश तैयार होने के बाद, उस कर्मचारी के साथ सहमति होनी चाहिए जो सचिवालय के लिए जिम्मेदार है। यह प्रासंगिक संरचनात्मक इकाई का प्रमुख हो सकता है। यदि राज्य में ऐसा कोई व्यक्ति नहीं है, तो कार्मिक सेवा के प्रमुख या अन्य कर्मचारी जिनके कर्तव्यों में ऐसा समन्वय शामिल है।

दस्तावेज़ के अंत में अनुमोदन चिह्न लगाया गया है। आपको कुछ पंक्तियाँ भरने की आवश्यकता है:

• "सहमत" शब्द को इंगित करना सुनिश्चित करें;
• व्यक्ति की स्थिति जिम्मेदारी;
• संक्षिप्त संस्करण में कंपनी का नाम;
• इस कर्मचारी का नाम;
• अनुमोदन के लिए कैलेंडर तिथि;
• निर्देश को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर।

उसके बाद, आपको स्वयं सचिव को समीक्षा के लिए दस्तावेज़ देना होगा। आपको कुछ पंक्तियाँ भी भरनी होंगी:

• "मैं निर्देशों से परिचित हूं" वाक्यांश को इंगित करना अनिवार्य है;
• सचिव की स्थिति जैसा कि कर्मचारी सूची में दर्शाया गया है;
• संक्षिप्त संस्करण में कंपनी का नाम;
• इस कर्मचारी का नाम;
• पासपोर्ट विवरण। यदि आवश्यक हो, तो आप पासपोर्ट के पृष्ठ की एक प्रति बना सकते हैं जहां सचिव के व्यक्तिगत डेटा का संकेत दिया गया है। निर्दिष्ट डेटा की पुष्टि के रूप में निर्देशों की एक प्रति संलग्न करें;
• अनुमोदन के लिए कैलेंडर तिथि;
• कर्मचारी के हस्ताक्षर, जो पुष्टि करता है कि उसने वास्तव में अपनी नौकरी का विवरण पढ़ा है।

दस्तावेज़ को ध्यान से पढ़े बिना उसे "स्थानांतरित" न करें। सावधानीपूर्वक परिचित होना इस बात की गारंटी है कि वह ईमानदारी से अपने कर्तव्यों का पालन करेगा और अन्य कर्मचारियों के लिए काम नहीं करेगा। यदि सचिव अपने कार्यात्मक कर्तव्यों से विचलित होता है या उन्हें पूरा नहीं करता है, तो उसे जवाबदेह ठहराया जाएगा।

इसके विपरीत, यदि उसे कथित गैर-प्रदर्शन के लिए उत्तरदायी ठहराया जाता है, तो वह हमेशा निर्देशों का उल्लेख कर सकता है और अनुशासनात्मक मंजूरी लागू करने के प्रबंधन के आदेश को चुनौती दे सकता है। यह श्रम निरीक्षक के साथ शिकायत दर्ज करते समय या अदालत में मुकदमा दायर करते समय भी मदद करेगा। इसलिए, आपको सावधान रहने की जरूरत है!

सचिव के कार्य कर्तव्य

हर संगठन को एक सचिव की जरूरत होती है। इसलिए, ऐसे कर्मचारी का नौकरी विवरण हर कंपनी के लिए उपयोगी होता है। सचिव उद्यम का प्रमुख और संरचनात्मक इकाई का प्रमुख दोनों हो सकता है। यह सचिव का कार्य है।

सचिव के कर्तव्यों में शामिल हैं:

• प्रमुख के लिए प्राप्त पत्राचार की स्वीकृति और छँटाई;
• किसी विभाग या संरचनात्मक इकाई की गतिविधियों के ढांचे के भीतर कार्यालय का काम करना;
• प्रमुख के हस्ताक्षर के लिए कर्मचारियों से व्यक्तिगत बयानों की स्वीकृति;
• बॉस के काम करने के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और सामग्री तैयार करना;
• कंप्यूटर, कॉपियर और अन्य कार्यालय उपकरण के साथ काम करना;
• नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल बनाए रखना;
• मुद्रण दस्तावेज़ जो बॉस के काम करने के लिए आवश्यक हैं;
• विभिन्न बैठकों, बैठकों और अन्य बैठकों की तैयारी पर काम का प्रदर्शन;
• ऐसी बैठकों के लिए आवश्यक दस्तावेजों की तैयारी और मुद्रण;
• आगंतुकों के स्वागत का आयोजन;
• इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेजों का एक रजिस्टर रखना;
• फोन पर विनम्र संचार;
• अन्य कर्तव्य जो विभाग या संरचनात्मक इकाई की गतिविधियों की बारीकियों पर निर्भर करते हैं।

मुखिया के सचिव का नौकरी विवरण

प्रबंधक के सचिव के पास नौकरी का विवरण भी होता है। कार्यकारी सचिव की जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

• प्रमुख की गतिविधियों के लिए तकनीकी सहायता के संगठन पर काम करना;
• मुखिया के नाम से आने वाले सभी पत्राचार को स्वीकार करना और छाँटना;
• यदि ऐसी कोई आवश्यकता है, तो संरचनात्मक प्रभागों द्वारा सभी पत्राचारों को क्रमबद्ध करें और इस पत्राचार को संबंधित संरचनात्मक प्रभागों को वितरित करने का आयोजन करें;
• सिर के टेलीफोन वार्तालापों का संगठन;
• सिर की अनुपस्थिति के दौरान आने वाली सूचनाओं का स्वागत और रिकॉर्डिंग;
• कार्यालय उपकरण के साथ काम करें;
• बैठकों, बैठकों और बैठकों का संगठन;
• बैठकों के लिए आवश्यक सामग्री की तैयारी और मुद्रण;
• सिर के व्यक्तिगत निर्देशों का निष्पादन।

डाउनलोड

आप सचिव के नौकरी विवरण का नमूना .doc प्रारूप में डाउनलोड कर सकते हैं

एक सचिव के कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए, यह जानना आवश्यक है कि वास्तव में किस पर चर्चा की जा रही है। आखिरकार, इसे कई कोणों से देखा जा सकता है। ज्ञात, उदाहरण के लिए, एक कार्यालय कर्मचारी के रूप में सचिव-संदर्भ, एक निश्चित संगठन के प्रमुख (प्रमुख) के रूप में महासचिव, एक सिविल सेवक के रूप में राज्य के सचिव, एक राजनयिक व्यक्ति के रूप में सचिव, प्रमुख के सचिव के रूप में जाना जाता है। एक कर्मचारी और अन्य विकल्पों के रूप में। सबसे अधिक बार, इस स्थिति का जिक्र करते समय, उनका मतलब एक कर्मचारी से होता है जो उद्यम के निदेशक और इसके संरचनात्मक प्रभागों के व्यक्तिगत प्रमुखों दोनों के कार्यों (कार्यों) को करता है। यह पता चला है कि इस मामले में सचिव के आधिकारिक कर्तव्यों को संगठनात्मक और तकनीकी मुद्दों को हल करने के लिए एक बार के असाइनमेंट के कार्यान्वयन के लिए कम कर दिया गया है।

एक सचिव को क्या जानना चाहिए और क्या करना चाहिए

दैनिक सचिव को निम्नलिखित कार्य करने चाहिए:

1. मुखिया को हस्तांतरित करने के लिए अधीनस्थों से जानकारी प्राप्त करें।
2. प्रबंधक के साथ टेलीफोन संचार व्यवस्थित करें। उनकी अनुपस्थिति में जानकारी लें और फिर उसे निदेशक के ध्यान में लाएं।
3. टेलीफोन संदेशों को प्राप्त करना और उनका रिकॉर्ड रखना।
4. प्रबंधक के सामान्य कार्य के लिए परिस्थितियाँ बनाएँ: स्टेशनरी और कार्यालय उपकरण की आवश्यकता की निगरानी करें।
5. उत्पादन बैठकों और बैठकों के आयोजन में सहायता करना। प्रतिभागियों को आयोजन की तारीख, स्थान और समय की जानकारी दें। आवश्यक सामग्री एकत्र करें, उपस्थित लोगों की उपस्थिति सुनिश्चित करें और बैठक का कार्यवृत्त लें।
6. कंपनी में कार्यालय का काम करना। ऐसा करने के लिए, सचिव को आने वाले पत्राचार को प्राप्त करना चाहिए, व्यवस्थित करना चाहिए और इसे प्रबंधन को विचार के लिए प्रस्तुत करना चाहिए। फिर, लगाए गए वीज़ा के आधार पर, हस्ताक्षर के विरुद्ध दस्तावेज़ों को कलाकारों को स्थानांतरित करें। सचिव में उनके निष्पादन के पाठ्यक्रम, समय और परिणाम पर नियंत्रण भी शामिल है।
7. दस्तावेजों की छपाई और नकल करना।
8. कंपनी के प्रमुख के लिए आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करें और यदि संभव हो तो मुद्दों के त्वरित समाधान के लिए स्थितियां बनाएं।

एक सचिव के इन प्रतीत होने वाले सरल कार्य कर्तव्यों को करने के लिए, एक कर्मचारी को पता होना चाहिए:

• उद्यम और उसके संरचनात्मक प्रभागों के प्रबंधन की संपूर्ण संरचना;
• चार्टर, कर्मचारी और उद्यम की संरचना, इसकी रूपरेखा, विकास की संभावनाएं और विशेषज्ञता;
• उचित रिकॉर्ड रखने के लिए नियामक दस्तावेज;
• कार्यालय उपकरण और संचार के उपयोग के लिए नियम;
• वीटीआर, ओटी, अग्नि सुरक्षा और औद्योगिक स्वच्छता के नियम;
• कार्यस्थल में काम के आयोजन के नियम;
• मानक और कानूनी कार्य, आदेश, संकल्प, योजना के आदेश, किए गए कार्य का लेखा और गुणवत्ता प्रबंधन।

लिपिक की विशिष्टता

यदि हम अधिक विशिष्ट, संकीर्ण विशेषज्ञता के बारे में बात कर रहे हैं, तो स्थिति कुछ अलग है। उदाहरण के लिए, स्थिति का शीर्षक ही स्पष्ट रूप से किए जाने वाले कार्य के पहलू को परिभाषित करता है। आमतौर पर, प्रत्येक उद्यम में पहले से ही एक नौकरी का विवरण होता है, जो एक रिकॉर्ड रखने वाले विशेषज्ञ की गतिविधि के क्षेत्रों को इंगित करता है। यदि ऐसा कोई निर्देश नहीं है, तो इसे बनाना बेहतर है। इसके लिए आपको इस्तेमाल करना चाहिए योग्यता पुस्तिका, जिसमें अनुमानित नमूने हैं। उसके बाद, विशिष्ट और आंतरिक विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, किसी विशेष संगठन के संबंध में मानक संस्करण को अंतिम रूप दिया जाना चाहिए। सामान्य तौर पर, सचिव-क्लर्क के कर्तव्यों को स्पष्ट रूप से 3 मुख्य दिशाओं का पालन करना चाहिए:

1. पत्राचार कार्य। प्राप्त करना, इसे आधुनिक तरीकों से संसाधित करना और समय पर भेजना।
2. आंतरिक प्रलेखन का उचित रखरखाव।
3. भंडारण के लिए संग्रह में पंजीकरण, सख्त लेखांकन और दस्तावेजों का हस्तांतरण।

संदर्भ के काम की विशेषताएं

कुछ उद्यमों में, ऐसी स्थिति को राज्य में पेश किया जाता है, जिसमें कर्तव्यों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल होती है: "सूचना के डेस्क" से "सहायक निदेशक" तक। ऐसे विशेषज्ञ के पास बहुमुखी ज्ञान और स्थिति की अच्छी कमान होनी चाहिए। शक्तियों में वृद्धि के कारण संदर्भ सचिव के कर्तव्यों का थोड़ा विस्तार किया गया है। सामान्य तौर पर, यह एक सचिव का सामान्य काम है, लेकिन "रिसेप्शनिस्ट" शब्द मानक सूची में कुछ जोड़ देता है। विशेष रूप से, सहायक सचिव स्वतंत्र रूप से कुछ मुद्दों पर आगंतुकों को प्राप्त कर सकते हैं। कुछ जानकारी होने के कारण वह स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने में सक्षम होता है। इसके अलावा, संदर्भकर्ता के बारे में प्रमुख के जिम्मेदार निर्देशों का पालन करता है आर्थिक गतिविधिसंगठन (उद्यम)। कभी-कभी सहायक सचिव पर कर्तव्यों का आरोप लगाया जाता है। यह तभी किया जाता है जब काम की कुल राशि आपको अतिरिक्त कर्तव्यों का पालन करने की अनुमति देती है।