დოკუმენტების სპეციალისტის სამუშაოს აღწერა. Doc officer-ის სამუშაოს აღწერა კომპანიის doc officer

ამა თუ იმ თანამშრომლის მიერ სამუშაო ადგილზე შესასრულებელი მოვალეობების ჩამონათვალი შეიძლება განისაზღვროს შრომით ხელშეკრულებაში. ხშირად სამუშაოს აღწერა ამ დოკუმენტის დანართია. მისი სავალდებულო შედგენა არ არის კანონიერად გათვალისწინებული, მაგრამ ხელს უწყობს ერთდროულად რამდენიმე პრობლემის გადაჭრას. იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორი უნდა იყოს საბუთების შემსრულებლის სამუშაოს აღწერა და რა ფუნქციები უნდა შეასრულოს ამ თანამშრომელმა.

დოკუმენტების სპეციალისტის სამუშაო აღწერილობის ნიმუში

1. ზოგადი დებულებები

დოკუმენტების სპეციალისტი შედის სპეციალისტთა კატეგორიაში.
პოზიციისთვის:
- დოკუმენტის სპეციალისტს იღებს პირი, რომელმაც მიიღო უმაღლესი პროფესიული განათლება, არ არსებობს სამუშაო გამოცდილების მოთხოვნები;
- II კატეგორიის დოკუმენტის სპეციალისტი მიიღება (გადაყვანილი) უმაღლესი პროფესიული განათლების მქონე პირზე და ამ თანამდებობაზე მინიმუმ 3 წლიანი სამუშაო გამოცდილებით;
- I კატეგორიის დოკუმენტის სპეციალისტი მიიღება (გადაყვანილი) უმაღლესი პროფესიული განათლებისა და სამუშაო გამოცდილების მქონე პირს II კატეგორიის დოკუმენტის სპეციალისტის თანამდებობაზე 3 წლიდან.
საბუთების შემსრულებლის პოზიციაზე დაქირავებულ სპეციალისტს უნდა ჰქონდეს შემდეგი ცოდნა:
- რუსეთის ფედერაციის კანონები, ბრძანებულებები, ბრძანებები და უმაღლესი ორგანოების სხვა მარეგულირებელი დოკუმენტები, რომლებიც დაკავშირებულია მენეჯმენტის დოკუმენტაციასთან;
- ნორმები და დაგეგმვის ალგორითმი და მუშაობის პროცესი თქვენი დეპარტამენტის კომპიუტერულ ტექნოლოგიაზე დაყრდნობით;
- ორგანიზაციის დოკუმენტური სერვისების შესწავლის, განვითარებისა და გაუმჯობესების გზები და მეთოდები;
- ფასიანი ქაღალდების ფორმირების, განაწილების, შენახვის, ფასიანი ქაღალდების ღირებულების შემოწმების წესები;
- საარქივო საქმის შექმნა და სათანადო მართვა;
- თქვენი დეპარტამენტის AIS-ის დიზაინისა და გამოყენების ნორმატიული და მეთოდოლოგიური დოკუმენტები;
- საწყისი პროგრამირების უნარები;
- წამყვანი გამოცდილება პროფესიულ სფეროში, როგორც რუსულ, ასევე უცხოურ;
- ეკონომიკის, შრომის ორგანიზაციისა და მენეჯმენტის საფუძვლები;
- შრომის შესახებ რუსეთის ფედერაციის კანონების ნორმები;
- ეკონომიკური სუბიექტის შრომის შინაგანაწესი;
- ხანძარსაწინააღმდეგო და შრომის დაცვის მოთხოვნები და სტანდარტები.
თავისი მუშაობის დროს, დოკუმენტების სპეციალისტი ეყრდნობა:
- ორგანიზაციის წესდება (წესდება);
- სამსახურის აღწერა;
- სხვა აქტები და ნაშრომები, რომლებიც დაკავშირებულია კომპანიაში სადოკუმენტო ოფიცრის ამოცანებთან.
მითითებული თანამშრომლის ხელმძღვანელია ____________________.
საბუთების შემსრულებლის სამუშაო ადგილზე არყოფნისას (ავადმყოფობის ან შვებულების გამო) მისი შრომითი ფუნქციები გადაეცემა მენეჯმენტის მიერ არჩეულ პირს, რომელიც ამავდროულად იღებს საბუთების შემსრულებლის უფლებებს და პასუხისმგებელია არასრულზე. ან ჩანაცვლების პერიოდში მისი სამუშაოს არასამართლიანი შესრულება.

2. სამუშაო მოვალეობები

თანამშრომლის სამუშაო ამოცანების სია მოიცავს შემდეგს:

კომპიუტერებთან და საოფისე აღჭურვილობასთან მუშაობის საფუძველზე ქაღალდებთან და დოკუმენტურ ინფორმაციასთან მუშაობის ტექნოლოგიური პროცესების შექმნა და განხორციელება (ეს მოიცავს აღრიცხვას, შესრულების კონტროლს, ოპერატიული შენახვას, საკონსულტაციო საქმიანობას).
იმუშავეთ თქვენი დეპარტამენტის საქმიანობის გაუმჯობესებაზე, კომპანიაში საოფისე მუშაობის მდგომარეობის მონიტორინგი.
წინადადებებისა და ღონისძიებების მომზადება ერგონომიული სამუშაო პირობების დანერგვის, თქვენი განყოფილების პერსონალის სამუშაო ადგილების რაციონალიზაციისთვის.
დოკუმენტაციისა და დროის ცხრილების სერვისების შექმნა სხვადასხვა მიზნებისთვის და მართვის დონეზე.
მნიშვნელოვან ფასიან ქაღალდებთან მუშაობის სერვისების განხორციელების ორგანიზება.
ფასიანი ქაღალდების შემადგენლობის კლასიფიკაციაში მონაწილეობა და საინფორმაციო ინდიკატორები, მათი რაოდენობის შემცირება და დოკუმენტური ნაკადების გაუმჯობესება.
სახელმწიფო შესანახად გაგზავნილი დოკუმენტების შერჩევა, შენახვასთან შესაბამისობა და მონაწილეობა კომპანიის ფასიანი ქაღალდების ღირებულების შემოწმებაში.
მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის სფეროში წამყვანი გამოცდილების შესწავლა, ანალიზი და განზოგადება, სხვა თანამშრომლებისთვის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის საკითხებზე მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური ინსტრუქციების შექმნა.
მენეჯმენტთან ერთად მონაწილეობა მიიღოთ თქვენი დეპარტამენტის პერსონალის შერჩევის, განაწილებისა და პროფესიული განვითარების პროცესებში.

3. უფლებები

სამუშაოს შესრულებისას თანამშრომელს ეძლევა შემდეგი უფლებამოსილებები:

მიიღეთ მონაწილეობა და გამოხატეთ თქვენი აზრი ხელისუფლების გადაწყვეტილებების პროექტების განხილვაში.
თქვენი მენეჯერის თანხმობით, ჩართეთ პერსონალი მისთვის დაკისრებული ამოცანების ერთობლივ გადაწყვეტაში.
მოითხოვეთ საჭირო ინფორმაცია და დოკუმენტები კომპანიის სხვა განყოფილებების პერსონალისგან.
შესრულებულ შრომით ფუნქციებთან დაკავშირებით ხელისუფლების ორგანოების საკითხების გადაწყვეტაში მონაწილეობა.
მოითხოვეთ კომპანიის ადმინისტრაციის დახმარება გარკვეული სამუშაო ამოცანების გადაჭრაში.

4. პასუხისმგებლობა

დოკუმენტების მენეჯერის პოზიციაზე დაქირავებული თანამშრომელი პასუხისმგებელია:

სამუშაოს არასრული და უხარისხო შესრულებისთვის - რუსეთის ფედერაციის შრომის კანონმდებლობით დადგენილი წესით;
სამუშაოს დროს ჩადენილი შეცდომებისა და დანაშაულისთვის - რუსეთის ფედერაციის მოქმედი ადმინისტრაციული, სისხლის სამართლის და სამოქალაქო კანონმდებლობით აღწერილი ნორმების შესაბამისად;
მატერიალური ზიანის მიყენებისთვის - რუსეთის ფედერაციის მოქმედი შრომის კანონმდებლობით გათვალისწინებული ნორმების შესაბამისად.

ფაილები

რისთვის არის სამუშაოს აღწერა კომპანიაში?

დოკუმენტის არსებობა დამსაქმებელს საშუალებას აძლევს გადაჭრას რამდენიმე პრობლემა:

რაც შეიძლება ზუსტად აღწერეთ თანამშრომლის მოთხოვნები, მისი განათლება, კვალიფიკაცია;
დაასაბუთოს უარი თანამდებობაზე მიღებაზე, თუ განმცხადებელი არ აკმაყოფილებს გარკვეულ მოთხოვნებს;
დაასაბუთოს დისციპლინური სახდელის კანონიერება, თუ პირი იყო „დამნაშავე“ ან საკმარისად არ ასრულებდა თავის მოვალეობას;
შრომითი ფუნქციების დაყოფა იმავე თანამდებობის მქონე რამდენიმე თანამშრომელს შორის;
დააფიქსირეთ პერსონალის პასუხისმგებლობის საზღვრები.

სამუშაოს აღწერილობის შესწავლის შემდეგ, დოკუმენტის ოფიცერმა ზუსტად უნდა გაიგოს, რას მოითხოვს დამსაქმებელი მისგან.

Მნიშვნელოვანი! ინსტრუქცია შეიძლება იყოს როგორც თვითკმარი დოკუმენტი, ასევე შრომითი ხელშეკრულების დანართი.

რა ინფორმაცია უნდა იყოს ნაშრომის ტექსტში

შრომის კანონმდებლობაში ამ ნაშრომის დამტკიცებული ფორმა არ არსებობს. იგი შედგენილია ე.წ. თავისუფალი ფორმით. თუმცა, წლების განმავლობაში პრაქტიკაში შემუშავდა სამუშაოს აღწერილობის სტრუქტურა. იგი შეიცავს ძირითად და დამატებით სექციებს.

ძირითადი სექციები, რომლებიც უნდა შეიცავდეს დოკუმენტს, არის „ზოგადი დებულებები“, „სამუშაო მოვალეობები“, „უფლებები“ და „პასუხისმგებლობა“. ორგანიზაციის ზომისა და მენეჯმენტის განზრახვებიდან გამომდინარე, ემატება დამატებითი განყოფილებები, მაგალითად, „სამუშაო პირობები“, „ურთიერთობები“ და ა.შ.

განყოფილება "ზოგადი დებულებები"

იგი მიუთითებს რომელ კატეგორიას მიეკუთვნება თანამშრომელი, რა მოთხოვნებია დაწესებული განათლებაზე, სამუშაო გამოცდილებაზე, ცოდნასა და უნარებზე. აუცილებელია თანამშრომლის საქმიანობის სფეროსთან დაკავშირებული კანონების ცოდნა. საბუთების სპეციალისტს უნდა შეეძლოს საბუთების აღრიცხვისა და შენახვის სერვისებთან მუშაობა.

ამ ნაწილში ასევე აღნიშნულია, ვინ დაექვემდებარება თანამშრომელს, ვინ და როგორ შეცვლის მას არყოფნის შემთხვევაში.

ამრიგად, ამ პუნქტში მოცემულია ძირითადი სამუშაო პუნქტები, კონკრეტული შრომითი ფუნქციების შეხების გარეშე. შემდეგი განყოფილება მათ ენიჭებათ.

განყოფილება "სამუშაო მოვალეობები"

აქ ისინი დიდი სიზუსტით აღწერენ იმ პუნქტებს, თუ რა ამოცანები უნდა გადაჭრას დოკუმენტის სპეციალისტმა. სია დამოკიდებული იქნება კომპანიის ზომაზე, არიან თუ არა მსგავსი თანამდებობის მქონე პერსონალში სხვა სპეციალისტები. დოკუმენტის სპეციალისტმა უნდა აკონტროლოს სათანადო დოკუმენტაცია, მათი შენახვა, დაეხმაროს თანამშრომლებს დოკუმენტაციის შეკვეთაში, იმუშაოს კომპანიის დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზების გასაუმჯობესებლად.

Მნიშვნელოვანი!რაც უფრო კონკრეტულად განსაზღვრავს დამსაქმებელი დასაქმებულის შრომით მოვალეობებს, მით მეტი იქნება იმის შანსი, რომ მხარეებს შორის გაუგებრობა არ მოხდეს. ასევე მნიშვნელოვანია, რომ სამუშაო პასუხისმგებლობა შეესაბამებოდეს იმ უნარებსა და ცოდნას, რომლებიც ჩამოთვლილი იქნება ინსტრუქციის პირველ პუნქტში.

განყოფილება "თანამშრომლის უფლებები"

ეს პუნქტი აღნიშნავს დასაქმებულთა უფლებების ჩამონათვალს. როგორც წესი, ეს არის დამოუკიდებელი გადაწყვეტილების მიღება, გარკვეული დოკუმენტაციის მოთხოვნისა და შესწავლის უფლება, სხვა თანამშრომლების მოზიდვა მათი პრობლემის გადასაჭრელად (ზოგიერთ შემთხვევაში), მონაწილეობა მიიღოს კომპანიაში რაიმე საკითხის გადაჭრაში, რომელიც დაკავშირებულია მათ საქმიანობასთან.

განყოფილება "თანამშრომლის პასუხისმგებლობა"

აქ შეგიძლიათ იპოვოთ ინფორმაცია პასუხისმგებლობის ტიპების შესახებ, რომლებზეც შეიძლება მიიყვანონ დოკუმენტების სპეციალისტი სამუშაო ადგილზე მისი ფუნქციების არასამართლიანი შესრულების ან შეუსრულებლობისთვის. თითოეული პუნქტი დეტალურად არ არის აღწერილი, რადგან სასჯელი უკვე სასამართლო პროცესის მსვლელობისას დადგინდება.

ზოგადი დიზაინის პუნქტები

სამუშაოს აღწერილობა ყალიბდება იმ მონაცემების საფუძველზე, რომლებიც დაფიქსირებულია თანამდებობათა საკვალიფიკაციო ცნობარებში, მაგალითად, შრომის სამინისტროს მიერ 1998 წლის 21 აგვისტოს №37 დადგენილებით დამტკიცებულ ცნობარში ან პროფესიული სტანდარტებით.

საწარმოში ამ დოკუმენტის შექმნას ახორციელებენ პერსონალის მუშაკი, ადვოკატი, თავად ხელმძღვანელი, მისი მოადგილეები. მნიშვნელოვანია, რომ დოკუმენტის სპეციალისტის უშუალო ხელმძღვანელი დაეხმარა დოკუმენტის შედგენას. სწორედ მას აქვს საკმარისი გაგება, თუ რა უნარები უნდა ჰქონდეს განმცხადებელს და რა სამუშაოს შეასრულებს ორგანიზაციაში.

როგორ შევადგინოთ სამუშაოს აღწერა

პირველ რიგში, შუაზე, მიუთითეთ კომპანიის სრული სახელი და, თუ სასურველია, მისი დეტალები.
მაშინ უნდა იყოს ნიშანი ხელმძღვანელის მიერ დოკუმენტის დამტკიცების შესახებ. მას მოუწევს ხელი მოაწეროს და დააყენოს ინსტრუქციების დამტკიცების თარიღი.
შემდეგ ისინი წერენ დოკუმენტის სათაურს და ათავსებენ მის სრულ ტექსტს ქვემოთ.
დასასრულს ხელს აწერენ განყოფილების უფროსი (თანამშრომლის უფროსი), თავად დოკუმენტოლოგი და პირები, ვისთანაც შეთანხმებული იყო ნაშრომი.

თქვენი ინფორმაციისთვის!როგორც წესი, ყალიბდება სამუშაოს აღწერილობის ორი ეგზემპლარი. პირველს იღებს თანამშრომელი, ხოლო მეორე ინახება პერსონალის განყოფილებაში. თანამშრომელს შეუძლია დატოვოს თავისი ასლი სამუშაო ადგილზე, რათა ყოველთვის შეძლოთ საჭირო კითხვების გარკვევა, რაიმეს შემოწმება მისი მუშაობის პროცესში.

ერთ დროს საბჭოთა პოეტმა ვასილი ლებედევ-კუმაჩმა თავის "ბიუროკრატის სიმღერაში" ზუსტად აღნიშნა, რომ რუსული საზოგადოების მთავარი მახასიათებელია: "ქაღალდის გარეშე მწერი ხარ, მაგრამ ფურცლით - ადამიანი! " ამ სტრიქონებს დღესაც არ დაუკარგავთ აქტუალობა. აქედან გამომდინარე, გასაკვირი არაფერია იმაში, რომ მთელი ჩვენი ცხოვრება, ამა თუ იმ გზით, მჭიდრო კავშირშია დოკუმენტის სპეციალისტის პროფესიის წარმომადგენლებთან, რომელთათვისაც დოკუმენტი არ არის მხოლოდ ფურცელი, არამედ მთავარი ინსტრუმენტი. პროფესიული საქმიანობა.

ერთ დროს საბჭოთა პოეტმა ვასილი ლებედევ-კუმაჩმა თავის "ბიუროკრატის სიმღერაში" ზუსტად აღნიშნა, რომ რუსული საზოგადოების მთავარი მახასიათებელია: "ქაღალდის გარეშე მწერი ხარ, მაგრამ ფურცლით - ადამიანი! " ამ სტრიქონებს დღესაც არ დაუკარგავთ აქტუალობა. დოკუმენტები ყველგან და ყოველთვის თან ახლავს, მიუხედავად იმისა, პირადი ცხოვრებაა თუ სამუშაო მომენტები. აქედან გამომდინარე, არაფერია გასაკვირი იმაში, რომ მთელი ჩვენი ცხოვრება, ასე თუ ისე, მჭიდროდ არის დაკავშირებული წარმომადგენლებთან. დოკუმენტური ფილმის პროფესია, ვისთვისაც დოკუმენტი არ არის მხოლოდ ფურცელი, არამედ პროფესიული საქმიანობის მთავარი ინსტრუმენტი.

გაითვალისწინეთ, რომ დღეს ეს პროფესია „აღორძინებას“ განიცდის ეკონომიკის სწრაფი განვითარებისა და ელექტრონული დოკუმენტების მართვის გამო. თანამედროვე საზოგადოებაში ინფორმაცია, მისი ყველა გამოვლინებით, აღიქმება როგორც „ცხელი“ პროდუქტი, რომლის ძიება, დამუშავება და შენახვა მოითხოვს მნიშვნელოვან ფინანსურ, შრომით, დროსა და მატერიალურ ხარჯებს. დოკუმენტების მენეჯერები, რომლებმაც იციან კომპეტენტური დოკუმენტების ნაკადის ყველა საიდუმლოება და აქვთ ინფორმაციის ნაკადთან მუშაობის ოპტიმიზაციის უნარები, ხელს უწყობენ ამ ხარჯების შემცირებას. შედეგად, ამ სფეროს სპეციალისტები მუდმივი მოთხოვნაა ადამიანის ცხოვრების თითქმის ყველა სფეროში, ხოლო ჩანაწერების მართვის ფაკულტეტები ძალიან პოპულარულია აპლიკანტებში.

ვინ არის დოკუმენტების ექსპერტი?

მაღალკვალიფიციური სპეციალისტი საოფისე მუშაობისა და დოკუმენტების მართვის სფეროში, რომელიც უზრუნველყოფს წესრიგს საწარმოს ან ორგანიზაციის ნაშრომებში. დაკავშირებული პროფესიები: არქივისტი, მდივანი, ოფისის მენეჯერი.

პროფესიის სახელწოდება მომდინარეობს ლათინური documentum (მტკიცებულება) და ძველი სლავური vѣdѣti (იცოდე). სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თავდაპირველად კლერკები, რომელთა ფუნქციებს, სხვათა შორის, ადრე ასრულებდნენ მწიგნობრები, უფრო მეტად აფიქსირებდნენ მტკიცებულებებს კონკრეტული მოვლენის სამართლებრივი ფონის შესახებ, ვიდრე დოკუმენტების სისტემატიზაციას. ჩვენთვის ნაცნობი დოკუმენტების მართვის კონცეფცია შეიძინა მხოლოდ მე-20 საუკუნის პირველ ნახევარში, როდესაც პოლ ოტლეტმა გააფართოვა სიტყვა "დოკუმენტის" მნიშვნელობა იქამდე, რომ ხელშესახებ საშუალებაზე ჩაწერილი ნებისმიერი ინფორმაცია დაიწყო ე.წ. დოკუმენტი. პარალელურად გაჩნდა საბუთების შემსრულებლის პროფესია, რომლის მოვალეობები რადიკალურად განსხვავდებოდა მწიგნობარობისგან.

პროფესიონალი დოკუმენტების მენეჯერის მოვალეობებიდღეს მოიცავს არა მხოლოდ დოკუმენტების მომზადებას, არამედ:

ფორმებისა და დროის ცხრილების შემუშავება;
სამუშაო ნაკადის შემადგენლობის სისტემატიზაცია;
დოკუმენტების შემოწმება და შენახვის ორგანიზება;
დოკუმენტების „გადაადგილების“ უზრუნველყოფა მენეჯმენტიდან ხელქვეითებზე;
დოკუმენტური ბაზების შექმნა;
შემოსული დოკუმენტების დამოწმება და მათთვის სარეგისტრაციო ინდექსისა და ელექტრონული შენახვის მისამართის მინიჭება;
დოკუმენტაციის დახარისხება და მოძველებული ინფორმაციის არქივში გადატანა;
ორგანიზაციის ან საწარმოს დოკუმენტური ნაკადის ოპტიმიზაცია.

რა პიროვნული თვისებები უნდა ჰქონდეს დოკუმენტის სპეციალისტს?

როგორც პროფესიის სახელიდან ჩანს, სადოკუმენტო მწარმოებლის საქმიანობამთლიანად და მთლიანად დაკავშირებულია დოკუმენტების ძიებასთან, დამუშავებასთან და შენახვასთან, ამიტომ სპეციალისტს უნდა ჰქონდეს მიდრეკილება „ქაღალდის“ მუშაობისადმი. გარდა ამისა, საბუთების შემსრულებელი ვერ შეძლებს თავის საქმეს მაღალი ხარისხით, თუ მას არ გააჩნია ისეთი პიროვნული თვისებები, როგორიცაა:

ზემოაღნიშნული პიროვნული თვისებების გარდა, კარგი დოკუმენტალისტი ფლობს პროფესიული ცოდნისა და უნარების მთელ კომპლექსს, რომელთა ჩამონათვალში შედის: საოფისე კომპიუტერის აპლიკაციებთან მუშაობის უნარები (Word, Excel, 1C, Outlook და ა.შ.), ცოდნა. ეკონომიკის, ბიზნეს დაგეგმვის, არქივის, მენეჯმენტის, პერსონალის მენეჯმენტის, ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ორგანიზების, წყაროების კვლევის, პერსონალის ჩანაწერების მართვის, ლიტერატურული რედაქტირების, კანონმდებლობის შრომის, ადმინისტრაციული, სამოქალაქო და კონსტიტუციური სამართლის საფუძვლებს.

საბუთების შემსრულებლის პროფესიის უპირატესობები

Მთავარი საბუთების შემსრულებლის პროფესიის უპირატესობაარის მისი "მრავალფეროვნება". დოკუმენტების მენეჯმენტის ორგანიზაციის სპეციალისტის დიპლომი და უნივერსიტეტში მიღებული ვრცელი „ცოდნის ბაზა“ პროფესიონალს საშუალებას აძლევს დასაქმდეს თითქმის ნებისმიერ კომპანიაში ან ორგანიზაციაში, მიუხედავად საწარმოს მასშტაბისა. ამავდროულად, მას შეუძლია დაეყრდნოს გადახდის საკმაოდ ღირსეულ დონეს (საშუალოდ, თვეში დაახლოებით 30-40 ათასი რუბლი).

იზიდავს ამ პროფესიაში და მდიდარ სამუშაო "ცვალებადობას". უნივერსიტეტის დამთავრების შემდეგ ახალგაზრდა სპეციალისტს შეუძლია ადვილად დასაქმდეს ისეთ პოზიციებზე, როგორიცაა: კლერკი, არქივისტი, ადმინისტრატორი, მდივან-ასისტენტი, ოფისის მენეჯერი, პირადი ასისტენტი (მენეჯერის თანაშემწე) და ა.შ.

დოკუმენტის სპეციალისტის პროფესიული საქმიანობის მოჩვენებითი ერთფეროვნებისა და რუტინულის მიუხედავად, ამ სპეციალისტის მუშაობა ძალიან საინტერესო და მრავალფეროვანია. ყოველივე ამის შემდეგ, სწორედ ეს სპეციალისტია პირველი, ვინც იღებს დოკუმენტებს, რაც ნიშნავს, რომ მას ყოველთვის აქვს ყველაზე განახლებული ინფორმაცია კომპანიაში დანერგილი სიახლეების შესახებ (და, როგორც მოგეხსენებათ, ვინც ფლობს ინფორმაციას, ის ფლობს მსოფლიოს ). უფრო მეტიც, ხშირად დოკუმენტების სპეციალისტი ერთადერთი ადამიანია (რა თქმა უნდა, უმაღლესი მენეჯმენტის გარდა), რომელიც ფლობს საწარმოს ყველა საქმიან საიდუმლოს.

თუ თქვენ გაქვთ სამეწარმეო სულისკვეთება და საკმარისი გამოცდილება პერსონალის მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სფეროში, დოკუმენტების მენეჯერს შეუძლია მოაწყოს საკუთარი ბიზნესი (მაგალითად, შექმნას აუდიტორული კომპანია) და უზრუნველყოს მომსახურება კერძო.

საბუთების შემსრულებლის პროფესიის ნაკლოვანებები

ძნელი მისახვედრი არ არის, რომ უპირატესობებთან ერთად საბუთების შემსრულებლის პროფესიას ნაკლოვანებებიც აქვს. და ყველაზე დიდი ნაკლი არის დიდი პასუხისმგებლობა. ეს განსაკუთრებით ეხება იმ სპეციალისტებს, რომლებიც მუშაობენ ფედერალური მნიშვნელობის საარქივო სააგენტოში ან ჩანაწერების მართვისა და საარქივო საქმის სახელმწიფო კვლევით ინსტიტუტში. სწორედ ეს ორგანიზაციები ამზადებენ მთავრობისთვის დოკუმენტებს, რის საფუძველზეც მიიღება მნიშვნელოვანი სამთავრობო გადაწყვეტილებები.

დოკუმენტური ფილმის პროფესიის მინუსითქვენ ასევე შეგიძლიათ დარეკოთ პრაქტიკული სამუშაო გამოცდილების საჭიროება დასაქმებაში. მაშასადამე, ახალბედა კინორეჟისორს ან მოუწევს პროფესიული საქმიანობის დაწყება ჯერ კიდევ სასწავლო პროცესში (სხვათა შორის, ასეთი შესაძლებლობა სტუდენტებს უკვე მე-2 კურსზე აქვთ, რადგან ამ დროისთვის მათ უკვე აქვთ საკმარისად ათვისებული ცოდნა. პრაქტიკული განაცხადი), ან დამთავრების შემდეგ დასაქმება კინორეჟისორის ასისტენტად.უნივერსიტეტი.

სად შეგიძლიათ მიიღოთ დოკუმენტური მუშაკის პროფესია?

რუსეთის პროფესიული განათლების ინსტიტუტი "IPO" - იღებს სტუდენტებს მისაღებად. 200+ სასწავლო კურსი. 8000+ კურსდამთავრებული 200 ქალაქიდან. დოკუმენტაციისა და გარე ტრენინგის მოკლე ვადები, ინსტიტუტის უპროცენტო განვადება და ინდივიდუალური ფასდაკლებები. Დაგვიკავშირდით!

მიიღეთ დოკუმენტალისტი სპეციალისტის პროფესიაეს შესაძლებელია რუსეთის ნებისმიერ უნივერსიტეტში, რომლის საფუძველზეც სპეციალისტები გადამზადდებიან ისეთ სპეციალობებში, როგორიცაა "საწარმოს დოკუმენტაციის მხარდაჭერა", "დოკუმენტაცია" ან "საწარმოს საინფორმაციო მხარდაჭერა". აღსანიშნავია, რომ სტუდენტ-კინორეჟისორს შესაძლებლობა აქვს ერთდროულად დაეუფლოს რამდენიმე სპეციალობას. მაგალითად, დოკუმენტების სპეციალისტის პროფესიის მიღებისას, ახალგაზრდა სპეციალისტს შეუძლია ერთდროულად დაეუფლოს პერსონალის ოფიცრის ან არქივის მუშაკის სპეციალობას.

უნივერსიტეტის არჩევისას მეტი ყურადღება უნდა მიექცეს არა მხოლოდ საგანმანათლებლო დაწესებულების სამეცნიერო და ტექნიკურ ბაზას, არამედ მსხვილ რუსულ კომპანიებში სტაჟირების შესაძლებლობას. ამასთან, დიდი მნიშვნელობა აქვს შრომის ბაზარზე უნივერსიტეტის კურსდამთავრებულებზე მოთხოვნას. ამიტომ, უპირველეს ყოვლისა, რეკომენდებულია ასეთში დაშვების შესაძლებლობა რუსეთის წამყვანი უნივერსიტეტები, როგორ:

ნიჟნევარტოვსკის სახელმწიფო ჰუმანიტარული უნივერსიტეტი;
ირკუტსკის სახელმწიფო უნივერსიტეტი;
მოსკოვის ფინანსებისა და სამართლის უნივერსიტეტი;
დონის სახელმწიფო ტექნიკური უნივერსიტეტი;
ვორონეჟის ეკონომიკისა და სოციალური მენეჯმენტის ინსტიტუტი.

ᲡᲐᲛᲡᲐᲮᲣᲠᲘᲡ ᲐᲦᲬᲔᲠᲐ

დოკუმენტების სპეციალისტი,

1. ზოგადი დებულებები

1.1. ეს სამუშაო აღწერილობა განსაზღვრავს დოკუმენტების მენეჯერის, ოპერაციული ტექნოლოგიების განყოფილების (შემდგომში დოკუმენტების მენეჯერის), ოფისის სპეციალისტებისა და ადმინისტრაციულ მუშაკთა ეროვნული ასოციაციის (შემდგომში დაწესებულება) ფუნქციონალურ, სამუშაო აღწერილობებს, უფლებებსა და მოვალეობებს.

1.2. საბუთების შემსრულებლის თანამდებობაზე ინიშნება პირი, რომელიც აკმაყოფილებს განათლებისა და მომზადების შემდეგ მოთხოვნებს:

დამატებითი პროფესიული განათლება - პროფესიული გადამზადების პროგრამები საქმიანობის პროფილის მიხედვით;

უმაღლესი განათლება - ბაკალავრის ხარისხი;

1.3. დოკუმენტების სპეციალისტმა უნდა იცოდეს:

მეთოდოლოგიური დოკუმენტები და ეროვნული სტანდარტები დოკუმენტაციასთან და ინფორმაციასთან მუშაობის, არქივირების სფეროში;

დოკუმენტების ღირებულების განსაზღვრის კრიტერიუმები შემდგომი შენახვის ან განადგურების მიზნით მათი შერჩევისთვის;

დოკუმენტების სისტემატიზაციისა და კლასიფიკაციის წესები;

ორგანიზაციის საქმის ნომენკლატურის შემუშავებისა და შენარჩუნების მეთოდოლოგია, მათ შორის მისი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაში;

ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის მახასიათებლები;

დოკუმენტების ოპერატიული შენახვის ორგანიზებისა და ორგანიზაციის არქივში გადასატანად მომზადების პროცედურების წესი და შინაარსი;

რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო და ნორმატიული სამართლებრივი აქტები დოკუმენტაციასთან და ინფორმაციასთან მუშაობის, არქივირების სფეროში;

დროზე დაფუძნებული კონტროლისა და გადასაწყვეტი საკითხის არსებითი კონტროლის განხორციელების მეთოდები;

ორგანიზაციაში დოკუმენტების შესრულების ვადის განსაზღვრის პროცედურა;

ორგანიზაციის სხვადასხვა კატეგორიის დოკუმენტებთან მუშაობის ტექნოლოგიური ეტაპები;

რუსეთის ფედერაციის მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტები, რომლებიც ადგენენ დოკუმენტების შესრულების სტანდარტულ ვადებს;

ორგანიზაციაში დოკუმენტების გაფორმების პროცედურა;

ორგანიზაციაში დოკუმენტის კონტროლიდან მოხსნის პირობები;

ორგანიზაციის ხელმძღვანელის დადგენილებების სარეგისტრაციო ფორმაში ტრადიციულ და ავტომატიზირებულ რეჟიმში შეტანის პროცედურა;

ანგარიშების, განხილვის, ანალიტიკური ანგარიშების მომზადებისა და შესრულების წესები;

სხვადასხვა წყაროდან ინფორმაციის მოპოვების მეთოდები;

ორგანიზაციაში სხვადასხვა კატეგორიის ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის წესი;

ორგანიზაციის საცნობარო ინფორმაციისა და ინფორმაციის მოპოვების სისტემების ფუნქციონირების თავისებურებები;

შეზღუდული წვდომის დოკუმენტებთან და ინფორმაციასთან მუშაობის ტექნოლოგია;

ორგანიზაციის მონაცემთა ბაზების ფორმირების წესები და პროცედურა;

ინფორმაციის წარმოდგენის ფორმები და მათი მახასიათებლები;

რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო და ნორმატიული სამართლებრივი აქტები მართვის დოკუმენტაციაში გამოყენებული ინფორმაციული ტექნოლოგიების სფეროში;

მართვის დოკუმენტაციის სფეროში გამოყენებული სხვადასხვა ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების ფუნქციონალური მახასიათებლები;

მართვის დოკუმენტაციის სისტემის კვლევის, ანალიზის, შემუშავებისა და განვითარების მეთოდები;

დოკუმენტების მართვის სფეროში არსებული საერთაშორისო და ეროვნული სტანდარტები;

საოფისე მუშაობის ორგანიზების წესები;

პროგრამული პროდუქტების ბაზარი მართვის დოკუმენტაციის ავტომატიზაციისთვის;

გენერირებული დოკუმენტაციის ხარისხის შეფასების კრიტერიუმები;

მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის საინფორმაციო სისტემების ფუნქციონირების პროცედურა;

ორგანიზაციის სტრუქტურა და მის სტრუქტურულ დანაყოფებსა და თანამდებობის პირებს შორის დოკუმენტების შექმნის სფეროში უფლებამოსილების განაწილების პროცედურა;

სხვადასხვა ტიპის მართვის დოკუმენტების შედგენის წესები;

ორგანიზაციის დოკუმენტების ტექსტების შედგენის წესები;

ორგანიზაციის მართვის დოკუმენტების სახეობრივი შემადგენლობა;

ორგანიზაციის დოკუმენტების შემადგენლობისა და საინფორმაციო ინდიკატორების გამარტივების პრინციპები და მეთოდები;

ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის დიზაინის ზოგადი მოთხოვნები;

მეთოდოლოგიური დოკუმენტები და ეროვნული სტანდარტები დოკუმენტაციის სფეროში;

შრომის დაცვის მოთხოვნები;

ფუნქციებისა და საქმიანობის საკითხების განაწილება ორგანიზაციის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს შორის;

მეთოდოლოგიური დოკუმენტები და ეროვნული სტანდარტები მართვის დოკუმენტაციის სფეროში;

ადგილობრივი რეგულაციების მომზადებისა და შესრულების წესები, რომლებიც განსაზღვრავს ორგანიზაციაში დოკუმენტებთან მუშაობის წესს;

რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო და მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტები მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სფეროში;

მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის მიზნით მისი ქვედანაყოფის მუშაობის მარეგულირებელი ორგანიზაციის ადგილობრივი დებულებების მომზადებისა და შესრულების წესი და წესი;

საოფისე მუშაობის პროცესების რეგულირების მეთოდები;

ორგანიზაციაში დოკუმენტაციასთან და ინფორმაციასთან მუშაობის მეთოდოლოგიური დოკუმენტები და ეროვნული სტანდარტები;

ორგანიზაციის დოკუმენტებთან მუშაობის წესები, რომლებიც დადგენილია მისი ადგილობრივი რეგლამენტით;

ორგანიზაციის ადგილობრივი დებულებების შემადგენლობა;

ორგანიზაციის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის ფუნქციონალური მახასიათებლები;

ორგანიზაციის მენეჯმენტსა და სტრუქტურულ დანაყოფებს შორის ფუნქციებისა და საქმიანობის საკითხების გადანაწილება;

ორგანიზაციის დოკუმენტებთან მუშაობის პროცედურების წესი და შინაარსი;

1.4. დოკუმენტების სპეციალისტს უნდა შეეძლოს:

სტრუქტურული ერთეულის საქმეების ნომენკლატურისა და ორგანიზაციის საქმეთა გაერთიანებული ნომენკლატურის შემუშავება;

დოკუმენტების სისტემატიზაცია, საქმის ფორმირება ორგანიზაციის საქმის ნომენკლატურის შესაბამისად;

ორგანიზაციის დოკუმენტების ღირებულების ექსპერტიზის ჩატარება, მათი შენახვის ვადების განსაზღვრა;

მოამზადოს ორგანიზაციის არქივში გადატანილი დოკუმენტების ინვენტარიზაცია;

ორგანიზაციის სტრუქტურულ დანაყოფებში დოკუმენტების შენახვის ორგანიზების მეთოდოლოგიური ხელმძღვანელობის გაწევა, მათ პრაქტიკული დახმარების გაწევა;

უზრუნველყოს ორგანიზაციის დოკუმენტების დაცვა არასანქცირებული წვდომისგან ან განადგურებისაგან;

აკონტროლებს საქმეების ფორმირებას, შენახვას და ორგანიზაციის არქივში გადატანას;

დოკუმენტების ძიება ორგანიზაციაში მათი ამჟამინდელი შენახვის პროცესში;

ნომენკლატურის განყოფილებების პარამეტრების კონფიგურაცია ორგანიზაციის დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემაში;

დოკუმენტების შესრულების ვადების განსაზღვრა ან დადგენა;

ორგანიზაციის დოკუმენტების სიების შემუშავება მათი შესრულების სტანდარტული ვადებით;

შეიტანეთ მონაცემები დოკუმენტების შესრულების ვადის და სპეციფიკის შესახებ საკონტროლო საჩივრებში და ორგანიზაციის ავტომატიზირებულ საკონტროლო სისტემებში;

ორგანიზაციაში დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ ინფორმაციის შეჯამება და ანალიზი;

განახორციელოს კონტროლის დაყენება, კონტროლიდან მოხსნა დოკუმენტები და ხელმძღვანელობის ინსტრუქციები;

ინფორმაციის შედგენა ვიზუალური სისტემატიზებული ფორმით ინფორმაციის წარმოდგენის ფორმის მოთხოვნების შესაბამისად;

მუშაობა ელექტრონულ მონაცემთა ბაზებთან და ორგანიზაციის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებთან;

ინფორმაციის სტრუქტურირება, სამსახურის მუშაობისათვის საჭირო ორგანიზაციის ხელმძღვანელობის დოკუმენტური მხარდაჭერა;

დოკუმენტების შერჩევა, სისტემატიზაცია და კლასიფიკაცია გარკვეული კრიტერიუმების მიხედვით;

ინფორმაციის წყაროებთან მუშაობა, მისი შეფასებისა და შერჩევის კრიტერიუმების განსაზღვრა ორგანიზაციის მენეჯმენტის ამოცანების შესაბამისად;

მუშაობა ორგანიზაციის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაში;

ორგანიზაციაში მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის ავტომატიზაციის პრიორიტეტული სფეროების იდენტიფიცირება;

ორგანიზაციის საოფისე პროცესების ანალიზის შედეგების წარმოდგენა გრაფიკული ფორმით;

ორგანიზაციებისთვის შემუშავებული დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემების შესაძლებლობების ანალიზი და შეფასება;

ორგანიზაციაში მენეჯმენტის დოკუმენტაციის ავტომატიზაციის ღონისძიებების ეფექტურობის განსაზღვრა;

ორგანიზაციაში მართვის დოკუმენტაციის სისტემის ანალიზისას ორგანიზაციული დიზაინის მეთოდოლოგიის გამოყენება;

ორგანიზაციაში მენეჯმენტის ფუნქციების განსახორციელებლად კონკრეტული ტიპის დოკუმენტების გამოყენება;

ორგანიზაციული და ტექნიკური საშუალებების გამოყენება ორგანიზაციის დოკუმენტებისა და დოკუმენტირებული ინფორმაციის ელექტრონულ ფორმაში გადასატანად;

ორგანიზაციის დოკუმენტებში შეტანილი ინფორმაციის მოთხოვნების შემუშავება;

ორგანიზაციის მართვის საქმიანობაში გამოყენებული დოკუმენტების ფორმების გაერთიანება;

ორგანიზაციის საინფორმაციო სისტემაში დოკუმენტების შაბლონებთან მუშაობა;

პროფესიული საქმიანობის ფარგლებში საორგანიზაციო საოფისე ტექნიკის გამოყენება;

ორგანიზაციის მართვის საქმიანობის დოკუმენტირების სისტემის გაუმჯობესება;

ორგანიზაციის მართვის საქმიანობის დოკუმენტირების სტანდარტების შემუშავება;

ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის შესახებ ორგანიზაციის ადგილობრივი რეგულაციების გაუმჯობესების წინადადებების ჩამოყალიბება და მისი განყოფილების ხელმძღვანელობამდე მათი დასაბუთება;

ინფორმაციის კლასიფიცირება ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის ამოცანების შესაბამისად;

განაახლოს ორგანიზაციის ადგილობრივი რეგლამენტი მისი მართვის დოკუმენტაციის შესახებ;

საკონსულტაციო საქმიანობის წარმართვა ორგანიზაციის ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ დოკუმენტაციასთან დაკავშირებულ საკითხებზე;

ორგანიზაციის თანამშრომლების მეთოდოლოგიური მხარდაჭერა და დახმარება ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის საკითხებში;

ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის ადგილობრივი რეგულაციების ანალიზი;

ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის ადგილობრივი რეგულაციების პროექტების მომზადება;

ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფაში გამოყენებული დოკუმენტების გადაადგილებისა და დამუშავების პროცედურების შესრულების კონტროლი;

ორგანიზაციაში დადგენილი პროცედურების ფარგლებში დოკუმენტებთან მუშაობის განხორციელება;

დოკუმენტების მეტამონაცემების შექმნა და გამოყენება ორგანიზაციაში მათი გადაადგილებისა და დამუშავების პროცესში;

ორგანიზაციის ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ დოკუმენტებზე მონაცემთა ბაზების შექმნა და მათი მოვლა-პატრონობის კონტროლი;

შეზღუდული წვდომის ორგანიზაციის დოკუმენტების რეგისტრაცია;

მონიშნეთ ორგანიზაციის დოკუმენტები, რომლებიც არ საჭიროებს რეგისტრაციას;

ორგანიზაციის დოკუმენტების ინდექსირების სისტემის შექმნა და მისი გამოყენება საინფორმაციო და საცნობარო მიზნებისთვის;

ორგანიზაციული ერთეულების ურთიერთქმედების ორგანიზება მისი სხვადასხვა სახის დოკუმენტების შემუშავებასა და შესრულებაში;

ორგანიზაციის სამუშაო პროცესის მოცულობის აღრიცხვისა და ანალიზის წარმოება;

1.5. დოკუმენტების სპეციალისტი, დანიშნული და თანამდებობიდან გათავისუფლებული დაწესებულების დირექტორის ბრძანებით რუსეთის ფედერაციის მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად.

1.6. საბუთების სპეციალისტი, დაწესებულების დირექტორისა და „ოპერაციული ტექნოლოგიების“ განყოფილების უფროსის.

2. შრომითი ფუნქციები

2.1. ორგანიზაციაში დოკუმენტების ოპერატიული შენახვის ორგანიზება და საქმეების გადაცემა შემდგომ შესანახად.

2.2. ორგანიზაციაში დოკუმენტების გაფორმების პროცესისა და ვადების კონტროლი.

2.3. ორგანიზაციის დოკუმენტებთან საინფორმაციო და საცნობარო სამუშაოების განხორციელება.

2.4. ორგანიზაციის დოკუმენტების მართვის სფეროში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის შემუშავებასა და დანერგვაზე მუშაობის განხორციელება.

2.5. ორგანიზაციაში მართვის საქმიანობის დოკუმენტაციის ორგანიზება.

2.6. ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტური მხარდაჭერის შესახებ ადგილობრივი რეგულაციების შემუშავება და განხორციელება.

2.7. ორგანიზაციაში დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება.

3. სამუშაო მოვალეობები

3.1. დოკუმენტების მომზადება არქივში გადასატანად ან განადგურებისთვის.

3.2. მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის განყოფილებაში საქმეების ფორმირება და მათი ოპერატიული შენახვის ორგანიზება.

3.3. დოკუმენტების ღირებულების შემოწმება ორგანიზაციის საექსპერტო კომისიის შემადგენლობაში.

3.4. ორგანიზაციის დოკუმენტების ოპერატიული გამოყენებისათვის გაცემის და მათი დაბრუნების კონტროლი.

3.5. ორგანიზაციაში შექმნილი ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების უსაფრთხოების უზრუნველყოფა სხვადასხვა მედიაზე.

3.6. ორგანიზაციის საქმეთა ნომენკლატურის შედგენა და შენარჩუნება.

3.7. კონტროლი ორგანიზაციის განყოფილებებში შენახული დოკუმენტების (საქმეების ნომენკლატურა, ინვენტარი) საცნობარო და საძიებო ინსტრუმენტების შექმნასა და შენარჩუნებაზე.

3.8. საქმეში დოკუმენტების ფორმირების კონტროლი და ორგანიზაციის დანაყოფებში მათი შენახვის ორგანიზება.

3.9. ორგანიზაციაში დოკუმენტებთან შესრულებული ოპერაციების საკონტროლო ჩანაწერების წარმოება.

3.10. ხელმძღვანელობის ინფორმირება და ორგანიზაციაში საშემსრულებლო დისციპლინის მდგომარეობის შესახებ ანალიტიკური ანგარიშების მომზადება.

3.11. ორგანიზაციაში დოკუმენტების შესრულების ვადების კორექტირება.

3.12. ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტებისა და ბრძანებების კონტროლიდან ამოღება.

3.13. კონტროლი დოკუმენტებში ჩაწერილი გადაწყვეტილებების ან ოპერაციების შესრულების ეტაპებზე.

3.14. რამდენიმე შემსრულებლის მიერ ორგანიზაციის დოკუმენტის შესრულების ორგანიზაცია, მათი შესრულების თანმიმდევრობის დადგენა.

3.15. კონტროლისთვის ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტების და ბრძანებების დადგენა.

3.16. ორგანიზაციაში მუშაობის პროცესში დოკუმენტის შესრულების მიმდინარეობისა და სტატუსის მონიტორინგი.

3.17. მენეჯმენტის დოკუმენტაციაში გამოყენებული ორგანიზაციის დოკუმენტების ინფორმაციის მოპოვების სისტემების მოთხოვნების ფორმირება.

3.18. ორგანიზაციის ხელმძღვანელობის მოთხოვნით ინფორმაციის წარმოდგენის ფორმების შემუშავება.

3.19. ორგანიზაციის თანამშრომლების მოთხოვნით მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის შესახებ ინფორმაციის მოძიება და მიწოდება.

3.20. ორგანიზაციის დოკუმენტებსა და ინფორმაციას ხელმისაწვდომობის უზრუნველყოფა.

3.21. მენეჯმენტისთვის ანგარიშების და ანალიტიკური ცნობების მომზადება მენეჯმენტის დოკუმენტაციის საკითხებზე.

3.22. ორგანიზაციის ორგანიზაციულ და ადმინისტრაციულ დოკუმენტებზე მონაცემთა ბაზების ფორმირება და წარმოება.

3.23. მოთხოვნების ფორმირება ორგანიზაციის თანამშრომელთა დოკუმენტებსა და ინფორმაციაზე ხელმისაწვდომობის დონეების დელიმიტირების შესახებ მათ მიერ შესრულებული ფუნქციების შესაბამისად.

3.24. ორგანიზაციაში ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის დანერგვისა და ფუნქციონირების პროცესების მეთოდოლოგიური უზრუნველყოფა.

3.25. ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის მუშაობის ტესტირება და მისი ადაპტაციის ამოცანების განსაზღვრა ორგანიზაციაში დოკუმენტური მართვის მხარდაჭერის სპეციფიკასთან.

3.26. ორგანიზაციაში მიღებული საოფისე მუშაობის პროცესებისა და პროცედურების აღწერის სქემების მომზადება.

3.27. ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის არსებული სისტემის ანალიზი მისი ავტომატიზაციის ამოცანების დასადგენად.

3.28. წინადადებების შედგენა ორგანიზაციისთვის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის არჩევის კრიტერიუმებზე.

3.29. ხელმძღვანელის ბრძანებების შესრულება ორგანიზაციაში დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემის დანერგვის ტექნიკური მახასიათებლების მომზადებაში მათი კომპეტენციების ფარგლებში.

3.30. ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტაციაში გამოყენებული დოკუმენტების ერთიანი ფორმების შემუშავება.

3.31. დროის ფურცლების პროექტების შემუშავება და ორგანიზაციის მენეჯმენტის დოკუმენტურ მხარდაჭერაში გამოყენებული დოკუმენტების ერთიანი ფორმების ალბომის შემუშავება.

3.32. ორგანიზაციაში შექმნილი დოკუმენტებისა და დოკუმენტირებული ინფორმაციის ელექტრონულ ფორმაში თარგმნაზე მუშაობის ორგანიზება.

3.33. ორგანიზაციაში დოკუმენტაციის მართვისათვის დოკუმენტების მომზადებისა და შესრულების მოთხოვნებთან და ადგილობრივ რეგლამენტებთან შესაბამისობის მონიტორინგი.

3.34. წინადადებების მომზადება დოკუმენტების პროექტების შემუშავებისა და ორგანიზაციის ადგილობრივ დებულებებში მისი კონსოლიდაციის ტექნოლოგიის შესახებ.

3.35. დოკუმენტების შაბლონების შექმნა ორგანიზაციის დოკუმენტების მართვის ელექტრონულ სისტემებში განთავსებისთვის.

3.36. ორგანიზაციის დოკუმენტების შემადგენლობის ოპტიმიზაცია მისი ბიზნეს პროცესების შესაბამისად.

3.37. ორგანიზაციის თანამშრომლების გაცნობა მისი ადგილობრივი დებულებებისა და მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მეთოდოლოგიური დოკუმენტების შესახებ.

3.38. მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის ორგანიზაციის ადგილობრივი დებულების განახლებული პროექტების წარდგენა მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის დეპარტამენტის ხელმძღვანელობის მიერ დასამტკიცებლად.

3.39. ორგანიზაციის ადგილობრივი მარეგულირებელი ჩარჩოს ანალიზი, რათა დადგინდეს მისი შესაბამისობა რუსეთის ფედერაციის მიმდინარე მარეგულირებელ სამართლებრივ აქტებთან მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის შესახებ.

3.40. მენეჯმენტის დოკუმენტაციისათვის ორგანიზაციის ადგილობრივი დებულების პროექტების მომზადება.

3.41. ორგანიზაციის დოკუმენტების ინდექსირების სისტემის დახვეწა.

3.42. ორგანიზაციის თანამშრომელთა კონსულტაცია მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის საკითხებზე, რომელიც გათვალისწინებულია მის ადგილობრივ რეგლამენტში.

3.43. ორგანიზაციის ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემების პარამეტრების ფორმირების წინადადებების მომზადება.

3.44. ორგანიზაციის მიერ მიღებული ელექტრონული დოკუმენტების ავთენტურობის შემოწმება.

3.45. ორგანიზაციაში დოკუმენტებთან და ინფორმაციასთან მუშაობის ტექნოლოგიის განვითარება.

3.46. ორგანიზაციის დოკუმენტების წინასწარი განხილვისა და რეგისტრაციის ოპერაციების განხორციელება.

3.47. ორგანიზაციაში დოკუმენტების დამტკიცებისა და დამოწმების პროცედურის შესახებ წინადადებების შემუშავება.

3.48. ორგანიზაციაში ინფორმაციისა და დოკუმენტაციის ნაკადების ანალიზი.

3.49. მარშრუტების ფორმირების წინადადებების მომზადება და ორგანიზაციაში დოკუმენტების გადაადგილებისთვის მარშრუტების რუქების მომზადება.

3.50. ორგანიზაციის დოკუმენტაციის აღრიცხვისა და აღრიცხვის ფორმების წარმოება.

3.51. დოკუმენტების გადაცემის ორგანიზაცია ორგანიზაციაში მენეჯმენტის, მენეჯმენტის, შემსრულებლების დონეებს შორის.

4. უფლებები

დოკუმენტების სპეციალისტს უფლება აქვს:

4.1. მოითხოვონ და მიიღონ საჭირო ინფორმაცია, აგრეთვე კლერკის საქმიანობასთან დაკავშირებული მასალები და დოკუმენტები.

4.2. გაიუმჯობესეთ კვალიფიკაცია, გაიარეთ გადამზადება (გადამზადება).

4.3. დადოს ურთიერთობა მესამე მხარის დაწესებულებებისა და ორგანიზაციების ქვედანაყოფებთან კლერკის კომპეტენციაში შემავალი საკითხების გადასაჭრელად.

4.4. მონაწილეობა მიიღოს მის ფუნქციურ პასუხისმგებლობაში შემავალი საკითხების განხილვაში.

4.5. გააკეთეთ წინადადებები და კომენტარები სამუშაოს დანიშნულ სფეროში მუშაობის გაუმჯობესების შესახებ.

4.6. მიმართეთ ადგილობრივ თვითმმართველობის შესაბამის ორგანოებს ან სასამართლოს ფუნქციური მოვალეობის შესრულების შედეგად წარმოშობილი დავების გადაწყვეტის მიზნით.

4.7. გამოიყენეთ საინფორმაციო მასალები და მარეგულირებელი დოკუმენტები, რომლებიც აუცილებელია მათი სამსახურებრივი მოვალეობის შესასრულებლად.

4.8. გაიარეთ სერთიფიკატი დადგენილი წესით.

5. პასუხისმგებლობა

დოკუმენტების სპეციალისტი პასუხისმგებელია:

5.1. მათი ფუნქციური მოვალეობების შეუსრულებლობა (არაჯეროვნად შესრულება).

5.2. დაწესებულების დირექტორის ბრძანებებისა და მითითებების შეუსრულებლობა.

5.3. არაზუსტი ინფორმაცია დაკისრებული ამოცანებისა და ბრძანებების შესრულების მდგომარეობის შესახებ, მათი შესრულების ვადების დარღვევა.

5.4. დაწესებულებაში დადგენილი შრომის შინაგანაწესის, ხანძარსაწინააღმდეგო და უსაფრთხოების წესების დარღვევა.

5.5. მატერიალური ზიანის მიყენება რუსეთის ფედერაციის მოქმედი კანონმდებლობით დადგენილ ფარგლებში.

5.6. სამსახურებრივი მოვალეობის შესრულებასთან დაკავშირებით ცნობილი ინფორმაციის გამჟღავნება.

ზემოაღნიშნული დარღვევებისთვის შემტანი თანამშრომელი შეიძლება დაეკისროს დისციპლინურ, მატერიალურ, ადმინისტრაციულ, სამოქალაქო და სისხლის სამართლის პასუხისმგებლობას მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად, დანაშაულის სიმძიმის მიხედვით.

ეს სამუშაო აღწერილობა შემუშავებულია რუსეთის ფედერაციის 2001 წლის 30 დეკემბრის შრომის კოდექსის No197 FZ (რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსი) დებულებების (მოთხოვნების) შესაბამისად (ცვლილებებით და დამატებებით), პროფესიული სტანდარტი "სპეციალისტი". ორგანიზაციის დოკუმენტების მართვაში“ დამტკიცებული რუსეთის ფედერაციის შრომისა და სოციალური დაცვის სამინისტროს 2017 წლის 10 მაისის No416n ბრძანებით და შრომითი ურთიერთობების მარეგულირებელი სხვა ნორმატიული სამართლებრივი აქტებით.

სამეწარმეო საქმიანობის აქტიურმა განვითარებამ და დოკუმენტების რაოდენობის ზრდამ ყველა სფეროში ხელი შეუწყო რიგი პროფესიების პოპულარიზაციას. ერთ-ერთი მათგანი დოკუმენტების სპეციალისტია. რა არის დოკუმენტების სპეციალისტის მოვალეობები? როგორ რეგულირდება მისი პროფესიული საქმიანობა? ამ და სხვა კითხვებზე პასუხები ჩვენს მასალაშია.

ვინ არის დოკუმენტების ექსპერტი?

ვაკანსია „დოკუმენტის სპეციალისტი“ ჩვეულებრივ გვხვდება დიდ კომპანიებში, სადაც ცალკე სპეციალისტია საჭირო დოკუმენტაციასთან მუშაობისთვის. დოკუმენტების სპეციალისტი აწარმოებს დოკუმენტების რეესტრს, ახარისხებს მათ და ასევე ასრულებს უამრავ სხვა დავალებას. მან ყველაფერი იცის დოკუმენტების და მათთან მუშაობის შესახებ. ახლო პროფესია არის მდივანი და არქივისტი.

ამ ვაკანსიის დანერგვის აუცილებლობა განპირობებულია იმით, რომ ყველა დოკუმენტაცია სათანადოდ უნდა იყოს დახარისხებული და გადატანილი არქივში. სწორედ ეს არის ორგანიზაციაში დოკუმენტის სპეციალისტის მთავარი სამუშაო მოვალეობები. კარგად მოქმედი დოკუმენტების მართვის სისტემის გარეშე, საბუთებში ქაოსი და არეულობა იქნება.

ორგანიზაციის ელექტრონულ დოკუმენტების მართვაზე გადასვლა მნიშვნელოვნად ამარტივებს სპეციალისტის მუშაობას. საბუთების შემსრულებლის პროფესიული საქმიანობა არ უნდა ჩაითვალოს მოსაწყენად და ჩვეულებრივად, რადგან ზოგიერთ შემთხვევაში ის არის ერთადერთი ადამიანი, რომელიც ეძღვნება კომპანიის ყველა საქმიან საიდუმლოებას.

სად შეიძლება იმუშაოს საბუთების მუშაკმა:

სამინისტროებსა და დეპარტამენტებში,
სახელმწიფო და ადგილობრივ ხელისუფლებაში,
ადმინისტრაციულ სამსახურებში,
დეპარტამენტის არქივებში,
დეპარტამენტის მართვის ორგანოებში,
კომერციულ სტრუქტურებში,
საინფორმაციო სისტემების განვითარებაში ჩართულ ორგანიზაციებში და სხვ.

საბუთების შემსრულებლის მუშაობა დიდ პასუხისმგებლობასთან არის დაკავშირებული. კარიერის ზრდა დამოკიდებული იქნება სამუშაო ადგილზე. მსხვილ კომპანიებში საბუთების შემსრულებელს შეუძლია ბიზნეს მენეჯერის თანამდებობაზე აყვანა, მცირე ფირმებში - მენეჯერის ასისტენტამდე.

მოთხოვნები კინორეჟისორისთვის

დოკუმენტალისტს, რომლის სამუშაო პასუხისმგებლობა მოიცავს მნიშვნელოვან დოკუმენტაციასთან მუშაობას, უნდა ჰქონდეს შემდეგი თვისებები:

პასუხისმგებლობა;
ყურადღება;
სიზუსტე;
სკრუპულოზობა;
შეუპოვრობა;
წიგნიერება;
კარგი მეხსიერება;
თვითორგანიზება;
დისციპლინა;
კომუნიკაციის უნარები.

გარდა ამისა, დოკუმენტის სპეციალისტმა უნდა:

აქვს საშუალო ან უმაღლესი განათლება სპეციალობაში „დოკუმენტაცია“ ან მასთან დაკავშირებული სპეციალობები;
შეეძლოს კომპიუტერთან მუშაობა;
იცის არქივები;
იცოდე დოკუმენტების რეგისტრაციის, კლასიფიკაციისა და შენახვის წესი;
აქვს დოკუმენტაციის გამოცდილება.

რა ნორმატიული აქტები არეგულირებს დოკუმენტის სპეციალისტის საქმიანობას

დოკუმენტების სპეციალისტის მოვალეობები პირველ რიგში რეგულირდება სამუშაოს აღწერილობით. ასევე, მოთხოვნები სპეციალისტებისთვის დადგენილია სხვა მარეგულირებელი დოკუმენტებით:

თანამდებობათა ერთიანი საკვალიფიკაციო სახელმძღვანელო (დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2002 წლის 31 ოქტომბრის No787 დადგენილებით);
რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 2009 წლის 15.06.2009 N 477 განკარგულება (ფედერალურ ორგანოებში საოფისე მუშაობის შესახებ);
რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტისა და მთავრობის ბრძანებულებები და ბრძანებები;
რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო აქტები ინფორმაციისა და დოკუმენტაციის სფეროში;
დარგობრივი დოკუმენტები - სამინისტროების, კომიტეტებისა და სხვა დეპარტამენტების სამართლებრივი აქტები;
დოკუმენტაციის სახელმწიფო სტანდარტები და ა.შ.

რა პასუხისმგებლობა ეკისრება დოკუმენტების მენეჯერს ორგანიზაციაში?

დოკუმენტების მენეჯერის სამუშაო აღწერილობა განსაზღვრავს მის ფუნქციურ პასუხისმგებლობებს. Ესენი მოიცავს:

ჩანაწერების მართვა;
დოკუმენტების შეკვეთა და გადამოწმება;
ჩანაწერების შენახვის სისტემების დანერგვა;
საბუთების რეესტრის წარმოება;
დოკუმენტების ნაკადის ოპტიმიზაცია;
დოკუმენტაციის უსაფრთხოების უზრუნველყოფა;
საარქივო საცავში გადასატანი დოკუმენტების შერჩევა;
მასალების მომზადება და პრეზენტაცია შეხვედრებისთვის, შეხვედრებისთვის და ა.შ.
დოკუმენტების კოპირება და სკანირება;
შემოსული დოკუმენტაციის რეგისტრაცია და ა.შ.

სკოლებსა და საბავშვო ბაღებში სპეციალისტის მუშაობის თავისებურებები

რა განსხვავებაა სკოლაში ან სხვა საგანმანათლებლო დაწესებულებაში საბუთების შემსრულებლის მოვალეობებს სხვა ინდუსტრიებში მუშაობისგან? საგანმანათლებლო დაწესებულებებს ჰყავს დასაქმებულთა შეზღუდული პერსონალი, ამიტომ ერთმა ადამიანმა უნდა გააერთიანოს რამდენიმე პროფესია ერთდროულად: საბუთების შემსრულებელი, მდივანი, პერსონალის მუშაკი, კლერკი. ზემოაღნიშნული ფუნქციების გარდა, საბავშვო ბაღში ან სკოლაში დოკუმენტების ოფიცრის მოვალეობები ხშირად მოიცავს:

სამუშაო პერსონალთან შრომითი ხელშეკრულებების გაფორმება და თანამშრომლების პირადი საქმეების აღრიცხვა;
პერსონალის გადაადგილების ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის პროექტების მომზადება;
საოფისე სამუშაოს ორგანიზება და მართვა და სხვ.

სამუშაოს მაძიებელს „დოკუმენტოლოგის“ პოზიციაზე, უმაღლესი განათლების გარდა, უნდა ჰქონდეს დოკუმენტებთან მუშაობის გამოცდილება. საჭირო გამოცდილების მისაღებად შეგიძლიათ იმუშაოთ მდივნის თანაშემწედ, იურისტად ან სხვა სპეციალისტად. რუსეთის არაერთი უმაღლესი საგანმანათლებლო დაწესებულება ატარებს ტრენინგს სპეციალობაში "დოკუმენტაცია". ქვეყანაში სპეციალისტის საშუალო ხელფასი 20-30 ათასი რუბლია, მაგრამ ეს შეიძლება იყოს ამ მაჩვენებელზე მაღალი ან დაბალი (დამოკიდებულია ორგანიზაციის ფილიალზე და სხვა ფაქტორებზე).

სამუშაოს ეს აღწერა ავტომატურად ითარგმნა. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ავტომატური თარგმანი არ იძლევა 100%-იან სიზუსტეს, ამიტომ ტექსტში შეიძლება იყოს მცირე თარგმანის შეცდომები.


ინსტრუქციები პოზიციისთვის" დოკუმენტური ფილმის წამყვანი სპეციალისტი", რომელიც წარმოდგენილია საიტზე, შეესაბამება დოკუმენტის მოთხოვნებს -" მუშაკთა პროფესიის საკვალიფიკაციო მახასიათებლების საცნობარო წიგნი. ნომერი 42. ლითონის დამუშავება. ნაწილი 1. მენეჯერები, პროფესიონალები, სპეციალისტები, ტექნიკური თანამშრომლები. ნაწილი 2. მუშები. წიგნი 1. „ლითონის ჩამოსხმა“, „ლითონის შედუღება“. წიგნი 2. „ლითონის დახატვა, გამოწურვა, ცივი შტამპი. გათბობის ქვაბების, ლითონის ავზების და მსგავსი ნაწარმის წარმოება“, „გაყალბება, მაღალი და დაბალი ტემპერატურის ლითონის დამუშავება“. წიგნი 3. „გარდამტეხი, ბურღვა, ფრეზი და სხვა სახის ლითონისა და მასალის დამუშავება“, „ლითონის საფარი ლითონებით. შეღებვა“. წიგნი 4. "ლითონების დაფარვა არალითონებით: მინანქარი და სხვა სახის საფარი", "ჩამკეტი და აწყობის სამუშაოები მანქანების წარმოებაში" ", რომელიც დამტკიცდა უკრაინის სამრეწველო პოლიტიკის სამინისტროს ბრძანებით 22 მარტს. , 2007 N 120. დამტკიცებულია უკრაინის შრომისა და სოციალური პოლიტიკის სამინისტროს მიერ 2007 წლის აპრილიდან. დოკუმენტის სტატუსი არის „მოქმედი“.

სამუშაოს აღწერილობის წინასიტყვაობა

0.1. დოკუმენტი ძალაში შედის დამტკიცების მომენტიდან.

0.2. დოკუმენტის შემქმნელი: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

0.3. დოკუმენტი შეთანხმებულია:

0.4. ეს დოკუმენტი პერიოდულად შემოწმდება არაუმეტეს 3 წლის ინტერვალით.

1. ზოგადი დებულებები

1.1. პოზიცია „წამყვანი დოკუმენტაციის ოფიცერი“ განეკუთვნება „პროფესიონალების“ კატეგორიას.

1.2. საკვალიფიკაციო მოთხოვნები - დაასრულეთ უმაღლესი განათლება შესაბამის დარგში (მაგისტრი, სპეციალისტი). სამუშაო გამოცდილება ნებისმიერ I კატეგორიაში - მინიმუმ 2 წელი.

1.3. იცის და იყენებს აქტივობებში:
- განკარგულებები, ბრძანებები, ბრძანებები, მეთოდური და სხვა სახელმძღვანელო მასალები, ნორმატიული დოკუმენტები მენეჯმენტის დოკუმენტაციის უზრუნველყოფის შესახებ;
- მართვის დოკუმენტაციის მომსახურების ორგანიზაციული და კომპიუტერული ტექნოლოგიის საფუძველზე მუშაობის დაგეგმვის, დიზაინისა და ტექნოლოგიის ბრძანება;
- მათი ოპტიმალური სტრუქტურების შემუშავების მეთოდები;
- დოკუმენტაციის სისტემების კვლევის, ანალიზის, დიზაინისა და განვითარების მეთოდები, დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემების სტანდარტები;
- რეგისტრაციის, კლასიფიკაციის, შენახვის, დოკუმენტების ღირებულების შემოწმების პროცედურა;
- არქივის ორგანიზება;
- მარეგულირებელი და მეთოდოლოგიური დოკუმენტები ინფორმაციის მართვის ავტომატური სისტემების დიზაინისა და ექსპლუატაციისათვის;
- პროგრამირების საფუძვლები, მონაცემთა ბაზებისა და მონაცემთა ბანკების დიზაინისა და განახლების მეთოდები;
- მენეჯმენტის, ერგონომიკის, სოციალური ფსიქოლოგიის, სოციოლოგიის, შრომის კანონმდებლობის საფუძვლები;
- დოკუმენტის ფორმირება;
- სახელმწიფო დაწესებულებებისა და საზოგადოებრივი ორგანიზაციების ორგანიზაცია, მათი საქმიანობის ეკონომიკური და სამართლებრივი ასპექტები;
- შიდა და საერთაშორისო გამოცდილება მენეჯმენტის დოკუმენტაციის სფეროში.

1.4. წამყვანი დოკუმენტების მენეჯერი ინიშნება და ათავისუფლებს ორგანიზაციის (საწარმოს/დაწესებულების) ბრძანებით.

1.5. დოკუმენტის მენეჯერი პირდაპირ ეცნობა _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1.6. წამყვანი დოკუმენტების მენეჯერი ზედამხედველობას უწევს _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _______-ის მუშაობას.

1.7. არყოფნისას წამყვან ოფიცერს ცვლის დადგენილი წესით დანიშნული პირი, რომელიც იძენს შესაბამის უფლებებს და პასუხისმგებელია მასზე დაკისრებული მოვალეობების ჯეროვნად შესრულებაზე.

2. სამუშაოს, ამოცანებისა და მოვალეობების აღწერა

2.1. შეიმუშავებს და ახორციელებს დოკუმენტებთან და დოკუმენტურ ინფორმაციასთან მუშაობის ტექნოლოგიურ პროცესებს ორგანიზაციული და კომპიუტერული ტექნოლოგიების გამოყენების საფუძველზე: აღრიცხვა, შესრულების კონტროლი, ოპერატიული შენახვა, საცნობარო სამუშაო.

2.2. მონაწილეობს მართვის დოკუმენტაციის სამსახურის საქმიანობის დაგეგმვაში, ორგანიზებასა და გაუმჯობესებაში.

2.3. ახორციელებს კონტროლს სტრუქტურულ დანაყოფებში საოფისე სამუშაოების მდგომარეობაზე.

2.4. ამზადებს წინადადებებს ერგონომიული სამუშაო პირობების უზრუნველსაყოფად, მართვის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახურის თანამშრომელთა სამუშაო ადგილების რაციონალიზაციისთვის.

2.5. ავითარებს დოკუმენტაციის ერთიან სისტემებს და დოკუმენტების დროის ცხრილებს სხვადასხვა დანიშნულებისა და მართვის დონეზე, დოკუმენტური ინფორმაციის კლასიფიკატორებს.

2.6. ორგანიზებას უწევს დოკუმენტაციის სისტემის დანერგვას, მოვლა-პატრონობას (მათ შორის ავტომატიზებულს) და განვითარებას, რომელიც ასევე მოიცავს მანქანურ მედიაზე არსებულ დოკუმენტებს და დოკუმენტური ინფორმაციის კლასიფიკატორებს.

2.7. იღებს ზომებს დოკუმენტებისა და ინფორმაციის ინდიკატორების შემადგენლობის გასამარტივებლად, მათი რაოდენობის შესამცირებლად და დოკუმენტების ნაკადების ოპტიმიზაციისთვის.

2.8. მონაწილეობს სახელმწიფო შესანახად გადატანილი დოკუმენტების შერჩევაში, მიმდინარე შენახვის ორგანიზებაში და დოკუმენტების სამეცნიერო და პრაქტიკული ღირებულების შემოწმებაში.

2.9. მონაწილეობს ამოცანების დადგენაში, დიზაინში, ექსპლუატაციაში და გაუმჯობესებაში (ავტომატური საინფორმაციო სისტემებისა და კონტროლის სისტემების ინფორმაციის მხარდაჭერის თვალსაზრისით, ასევე ახალი საინფორმაციო ტექნოლოგიების (მათ შორის უქაღალდის გარეშე), რომლებიც დაფუძნებულია გამოთვლითი და მიკროპროცესორული ტექნოლოგიების გამოყენებაზე, დიზაინზე. მონაცემთა ბაზების განახლება და მონაცემთა ბაზების განახლება...

2.10. ის სწავლობს და აჯამებს საუკეთესო შიდა და მსოფლიო გამოცდილებას მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სფეროში, შეიმუშავებს მარეგულირებელ და მეთოდოლოგიურ მასალებს დოკუმენტაციის მხარდაჭერისთვის.

2.11. მონაწილეობს მენეჯმენტის დოკუმენტაციის მხარდაჭერის სამსახურში პერსონალის შერჩევის, განთავსებისა და კვალიფიკაციის ამაღლების სამუშაოებში.

2.12. იცის, ესმის და იყენებს მის საქმიანობასთან დაკავშირებულ მიმდინარე მარეგულირებელ დოკუმენტებს.

2.13. იცის და ასრულებს შრომის დაცვისა და გარემოს შესახებ მარეგულირებელი აქტების მოთხოვნებს, შეესაბამება სამუშაოს უსაფრთხო შესრულების ნორმებს, მეთოდებსა და ტექნიკას.

3. უფლებები

3.1. წარდგენის მთავარ ოფიცერს უფლება აქვს მიიღოს ზომები ნებისმიერი დარღვევის ან შეუსაბამობის შემთხვევების თავიდან ასაცილებლად და აღმოსაფხვრელად.

3.2. წამყვან დოკუმენტ მენეჯერს უფლება აქვს მიიღოს კანონმდებლობით გათვალისწინებული ყველა სოციალური გარანტია.

3.3. წარდგენის წამყვან ოფიცერს უფლება აქვს მოითხოვოს დახმარება სამსახურებრივი მოვალეობების შესრულებასა და უფლებების განხორციელებაში.

3.4. წამყვან დოკუმენტის მენეჯერს უფლება აქვს მოითხოვოს სამსახურებრივი მოვალეობის შესასრულებლად აუცილებელი ორგანიზაციული და ტექნიკური პირობების შექმნა და საჭირო აღჭურვილობითა და ინვენტარით უზრუნველყოფა.

3.5. წამყვან სადოკუმენტო ოფიცერს უფლება აქვს გაეცნოს მის საქმიანობასთან დაკავშირებულ დოკუმენტების პროექტებს.

3.6. წარდგენის წამყვან ოფიცერს უფლება აქვს მოითხოვოს და მიიღოს სამსახურებრივი მოვალეობებისა და ხელმძღვანელობის ბრძანებების შესასრულებლად საჭირო დოკუმენტები, მასალები და ინფორმაცია.

3.7. წამყვან დოკუმენტის მენეჯერს უფლება აქვს გააუმჯობესოს თავისი პროფესიული კვალიფიკაცია.

3.8. წამყვან დოკუმენტის მენეჯერს უფლება აქვს შეატყობინოს ყველა დარღვევა და შეუსაბამობა, რომელიც გამოვლინდა მისი საქმიანობის პროცესში და წარადგინოს წინადადებები მათი აღმოფხვრის შესახებ.

3.9. წამყვან კლერკს უფლება აქვს გაეცნოს დაკავებულ თანამდებობის უფლება-მოვალეობებს, სამსახურებრივი მოვალეობის შესრულების ხარისხის შეფასების კრიტერიუმებს.

4. პასუხისმგებლობა

4.1. წამყვანი დოკუმენტების მენეჯერი პასუხისმგებელია ამ სამუშაოს აღწერილობით დაკისრებული მოვალეობების შეუსრულებლობაზე ან დროულად შესრულებაზე და (ან) მინიჭებული უფლებების გამოუყენებლობაზე.

4.2. წამყვანი დოკუმენტის ოფიცერი პასუხისმგებელია შრომის შიდა წესების, შრომის დაცვის, უსაფრთხოების, სამრეწველო სანიტარული და ხანძარსაწინააღმდეგო წესების შეუსრულებლობაზე.

4.3. წარდგენის მთავარი ოფიცერი პასუხისმგებელია სავაჭრო საიდუმლოებასთან დაკავშირებული ორგანიზაციის (საწარმოს/დაწესებულების) შესახებ ინფორმაციის გამჟღავნებაზე.

4.4. წამყვანი დოკუმენტების მენეჯერი პასუხისმგებელია ორგანიზაციის (საწარმო/დაწესებულება) შიდა მარეგულირებელი დოკუმენტების მოთხოვნების შეუსრულებლობაზე ან არაჯეროვნად შესრულებაზე და მენეჯმენტის სამართლებრივი ბრძანებები.

4.5. წამყვანი დოკუმენტების მენეჯერი პასუხისმგებელია თავისი საქმიანობის პროცესში ჩადენილ სამართალდარღვევებზე, მოქმედი ადმინისტრაციული, სისხლის სამართლის და სამოქალაქო კანონმდებლობით დადგენილ ფარგლებში.

4.6. წამყვანი დოკუმენტების მენეჯერი პასუხისმგებელია ორგანიზაციის (საწარმოს/დაწესებულებისათვის) მატერიალური ზიანის მიყენებაზე მოქმედი ადმინისტრაციული, სისხლის სამართლის და სამოქალაქო კანონმდებლობით დადგენილ ფარგლებში.

4.7. წარდგენის წამყვანი ოფიცერი პასუხისმგებელია მინიჭებული ოფიციალური უფლებამოსილების ბოროტად გამოყენებაზე, ასევე მათ პირადი მიზნებისთვის გამოყენებაზე.