covi समय प्रबंधन मैट्रिक्स पी. कोवी स्टीवन कोवी टाइम मैनेजमेंट

मुख्य बातों पर मुख्य ध्यान प्रभावी गतिविधि और सफल जीवन का सार है।

हम में से लगभग सभी को लगता है कि हम जो करना चाहते हैं और बाहर से हम पर जो मांगें रखी जाती हैं, उनके बीच कई बाहरी परिस्थितियों के कारण हम फटे हुए हैं। हम सभी को कई जरूरी समस्याओं और रोजमर्रा की छोटी-छोटी चीजों से जूझना पड़ता है जो हमें लगातार तनाव में रखती हैं और हमारे तंत्रिका तंत्र को थका देती हैं।

आंतरिक संघर्ष जो हमें मुख्य चीज बनाने के लिए है, दो उत्तेजनाओं के बीच विपरीतता की विशेषता है जो हमें हमारे रास्ते पर ले जाती है: "घड़ी" और "कम्पास"।

« घड़ी» हमारे दायित्वों, कार्यों, अनुसूचियों, लक्ष्यों, विशिष्ट कार्यों को व्यक्त करते हैं - वह सब कुछ जिसे एक निश्चित तिथि तक पूरा करने की आवश्यकता होती है।

« दिशा सूचक यंत्रलेकिन यह हमारा विश्वदृष्टि, मूल्य, हमारा उद्देश्य, हमारा विवेक, सब कुछ है जो जीवन में हमारे आंदोलन की दिशा निर्धारित करता है, हमें मुख्य बात क्या लगती है, हम अपने जीवन को कैसे प्रबंधित करते हैं।

जब हम "घड़ी" और "कम्पास" के बीच का अंतर महसूस करते हैं, तो हमारा आंतरिक संघर्ष तेज हो जाता है, जब हमारी गतिविधियां हमारे जीवन में मुख्य चीज को समझने में योगदान नहीं देती हैं। प्राथमिकता देने के लिए आप एक फ़िल्टर के रूप में स्टीफ़न कोवे टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स का उपयोग कर सकते हैं। इस उपकरण में चार क्षेत्र शामिल हैं जो हमें अपने जीवन में मुख्य चीज को न भूलने में मदद करते हैं।

किन क्षेत्रों के संयोजन के आधार पर मामलों (कार्यों) के मापदंडों पर विचार करें:

जरूरी। आपके मिशन और रणनीतिक लक्ष्यों से संबंधित गतिविधियाँ वे गतिविधियाँ जो आपको गहरी संतुष्टि देती हैं ऐसी गतिविधियाँ जो आपके जीवन का समर्थन और विकास करती हैं

कोई बात नहीं। ऐसे मामले जो दीर्घकालिक परिणाम नहीं देते हैं। चीजें जो आपके जीवन को कम महत्वपूर्ण बनाती हैं

तत्काल। मामले जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है

जल्दी मत करो। कोई तत्काल (तत्काल) समय सीमा नहीं

जैसा कि आप समय प्रबंधन मैट्रिक्स से देख सकते हैं, हमारी गतिविधियां दो कारकों द्वारा निर्धारित की जाती हैं: तत्काल और महत्वपूर्ण।

अति आवश्यककुछ ऐसा जिस पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। इसे "अब!" शब्द से दर्शाया जा सकता है। अत्यावश्यक मामले आमतौर पर दिखाई देते हैं। उन्होंने हम पर दबाव बनाया, कार्रवाई की मांग की। अक्सर वे सार्वजनिक होते हैं। अक्सर वे सुखद, सरल होते हैं, उन्हें बनाने में खुशी होती है। और बहुत बार वे महत्वपूर्ण नहीं होते हैं।

जरूरीदूसरी ओर, परिणामों से संबंधित है। महत्वपूर्ण यह है कि आपके मिशन, आपके मूल्यों और आपके सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों में क्या योगदान देता है।

हम अत्यावश्यकता पर प्रतिक्रिया करते हैं, हम इसके प्रति प्रतिक्रियाशील हैं। महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक मामलों के लिए हमें अधिक पहल, अधिक सक्रियता की आवश्यकता नहीं है। अवसर को न चूकने और परिणाम प्राप्त करने के लिए हमें सक्रिय रहना चाहिए।

सेक्टर I अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण दोनों है। इस क्षेत्र से हमारे मामले "संकट" और "समस्याओं" से जुड़े हुए हैं। जीवन में हम में से प्रत्येक के पास चतुर्थांश I से संबंधित एक निश्चित मात्रा में मामले होते हैं। हालाँकि, बहुत से लोग खुद को इसमें पूरी तरह से लीन पाते हैं। जैसा कि आप चतुर्थांश I पर ध्यान केंद्रित करते हैं, यह तब तक बड़ा और बड़ा होता जाता है जब तक कि यह आपको एक विशाल लहर की तरह नहीं मारता। कुछ लोग दिन-ब-दिन खुद को इस स्थिति में पाते हैं और अपने संसाधनों को समाप्त कर देते हैं। उन्हें सेक्टर IV से व्यवसाय की उड़ान में एकमात्र राहत दिखाई दे रही है।

ऐसे लोग हैं जो अपना अधिकांश समय अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण चतुर्थांश III पर नहीं बिताते हैं, यह सोचते हुए कि वे चतुर्थांश I में हैं; वे अपना अधिकांश समय अत्यावश्यक पर प्रतिक्रिया करने में बिताते हैं, यह भी महत्वपूर्ण मानते हैं। लेकिन वास्तव में, इन मामलों की तात्कालिकता अक्सर अन्य लोगों की प्राथमिकताओं और अपेक्षाओं पर आधारित होती है।

कुशल व्यक्ति चतुर्थ और चतुर्थ चतुर्थांश से दूर रहते हैं। वहीं प्रभावशाली लोग चतुर्थांश II में अधिक समय व्यतीत करके चतुर्थांश I के आकार को कम कर देते हैं। चतुर्थांश II प्रभावी व्यक्तिगत प्रबंधन का केंद्र है। प्रभावी लोग समस्याओं में नहीं सोचते, वे संभावनाओं में सोचते हैं। वे सक्रिय रूप से सोचते हैं।

अनुशंसाएँ: सेक्टर III और IV के मामलों को "नहीं" कहना सीखना आवश्यक है और सेक्टर II (गुणवत्ता क्षेत्र) से मामलों की योजना और प्रदर्शन के लिए इस समय संसाधन का उपयोग सेक्टर II के पक्ष में समय को पुनर्वितरित करके और उन्नत पर स्विच करके करना आवश्यक है। प्रबंधन मोड, सेक्टर I में संकट की स्थितियों की मात्रा को धीरे-धीरे कम करें।

समय नियोजन में परेटो कानून

नई सोच हमें समय को एक अलग नजरिए से देखने पर मजबूर करती है। और, पारेतो कानून के अनुसार, सभी परिणामों में से 80% हमारे द्वारा खर्च किए गए समय के 20% के भीतर प्राप्त किए जाते हैं। तथा यहसभी पारंपरिक विचारों को उलट देता है। यह पता चला है कि हमारे पास पर्याप्त समय है। आखिरकार, इसका केवल 20% ही उत्पादक रूप से उपयोग किया जाता है।

एस. कोवे के अनुसार, समय प्रबंधन से संबंधित चौथी पीढ़ी के सार को तालिका में दिए गए मैट्रिक्स से समझा जा सकता है। मूल विचार यह है कि हम चार तरीकों में से एक में समय बिताते हैं।

जैसा कि मैट्रिक्स दिखाता है, गतिविधियों को दो कारकों की विशेषता है: तात्कालिकता और महत्व। अत्यावश्यक कुछ ऐसा है जिस पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। वह जो "अब" शब्द से निरूपित किया जा सकता है। और किन बातों को महत्वपूर्ण कहा जा सकता है?

परिणाम क्या मायने रखता है। महत्वपूर्ण यह है कि आपके मिशन, आपके मूल्यों और आपके प्रमुख लक्ष्यों में क्या योगदान देता है।

महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी कार्यों के लिए अत्यावश्यक कार्यों की तुलना में हमसे बहुत अधिक पहल की आवश्यकता होती है, जो हमें बस धक्का देते हैं: "इसे करें!" अवसर को न चूकने और परिणाम प्राप्त करने के लिए हमें सक्रिय रहना चाहिए। यदि हमें पता नहीं है कि हमारे लिए क्या महत्वपूर्ण है, जीवन में हम जो परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं, उसके बारे में हम आसानी से तत्काल प्रतिक्रिया करने के लिए आगे बढ़ते हैं।

कुछ लोग खुद को दिन-ब-दिन "गर्म" मुद्दों के साथ सचमुच बमबारी करते हुए पाते हैं। वे महत्वहीन और गैर-जरूरी मामलों के लिए उड़ान में एकमात्र राहत देखते हैं (वर्ग 4)। संकट की परिस्थितियों से प्रेरित लोग ऐसे ही जीते हैं।

अन्य लोग अपने समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन कार्यों पर खर्च करते हैं (बॉक्स 3)। वे अपना समय अत्यावश्यक होने पर व्यतीत करते हैं, साथ ही इसे महत्वपूर्ण भी देखते हैं। लेकिन वास्तव में, इन मामलों की तात्कालिकता अन्य लोगों की प्राथमिकताओं और अपेक्षाओं पर आधारित है।

प्रभावी नेता बक्से 3 और 4 में मामलों से दूर रहते हैं, क्योंकि वे अत्यावश्यक हैं या नहीं - सबसे पहले वे महत्वहीन हैं। इसके अलावा, वे क्वाड्रेंट 1 में मामलों पर अधिक समय व्यतीत करके क्वाड्रेंट 1 में मामलों के आकार को कम करते हैं।

प्रभावी समय प्रबंधन के केंद्र में, और इसलिए स्वयं, चतुर्थांश 2 गतिविधियाँ हैं। वे उस चीज़ से संबंधित हैं जिसे महत्वपूर्ण माना जाता है, लेकिन अत्यावश्यक नहीं। उनमें संबंध बनाना, व्यक्तिगत प्रतिबद्धताएं लिखना, योजना बनाना, व्यायाम करना, रोकथाम, तैयारी जैसी गतिविधियां शामिल हैं - वे सभी चीजें जिन्हें हम आवश्यक समझते हैं, लेकिन शायद ही कभी खुद को उन पर लेने के लिए मजबूर करते हैं, क्योंकि वे जरूरी नहीं हैं।

किसी भी वर्ग में दर्शाए गए मामलों को सुलझाने में आपकी गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के संभावित परिणाम तालिका में दिखाए गए हैं।

समय प्रबंधन अब बहुत लोकप्रिय है और कई कंपनियां अपने कर्मचारियों को इसमें प्रशिक्षित करने की कोशिश में बहुत पैसा खर्च करती हैं ताकि वे कम समय में अधिक से अधिक कर सकें। यह जीवन और कार्य की गति में सामान्य वृद्धि के कारण है। हालाँकि, केवल समय प्रबंधन (एक संपूर्ण कंपनी कार्य प्रणाली और एक प्रेरणा प्रणाली के निर्माण के बिना) दो मुख्य कारणों से सफलता की पूर्ण गारंटी नहीं दे सकता है। पहला - लेकिन क्योंकि मौजूदा तरीकों में से प्रत्येक, इसके फायदे के साथ, गंभीर कमियां भी हैं, जिनके बारे में विशेषज्ञ शायद ही कभी सोचते हैं। दूसरा यह है कि, सबसे पहले, व्यक्ति स्वयं अपने समय का प्रबंधन कर सकता है, और यदि वह नहीं चाहता है, तो कुछ भी काम नहीं करेगा, चाहे पूरी प्रणाली कितनी भी सही क्यों न हो। आज इतनी लोकप्रिय प्रबंधन की दिशा के क्या नुकसान हैं?

समय प्रबंधन को दो मुख्य क्षेत्रों में बांटा गया है: व्यक्तिगत और कॉर्पोरेट। चूँकि कॉर्पोरेट समय प्रबंधन अभी तक हमारे देश और विदेश दोनों में पूरी तरह से विकसित नहीं हुआ है (काइज़डेन जैसी अलग-अलग प्रणालियाँ हैं, जहाँ समय सहित किसी भी संसाधन की बचत करके लागत में कमी होती है), इस लेख में हम सबसे पहले इस पर ध्यान देते हैं अपने समय के प्रबंधन की प्रणाली, जो प्रबंधन के इस क्षेत्र में आज उपलब्ध लगभग सभी पुस्तकों के लिए समर्पित है।

स्टीफन कोवी के अनुसार समय प्रबंधन के प्रकार:

स्टीफन कोवी की पुस्तक द बिग टाइम, द बिग थिंग्स के अनुसार, समय प्रबंधन दृष्टिकोण को चार पीढ़ियों में विभाजित किया जा सकता है:

• पहली पीढ़ी मेमो और सूचियों पर केंद्रित थी।
• दूसरी पीढ़ी योजना और तैयारी में है।
• तीसरी पीढ़ी नियोजन, प्राथमिकता और नियंत्रण पर है।
• चौथी पीढ़ी जीवन सिद्धांतों और सामान्य रूप से जीवन पर एक नए दृष्टिकोण पर आधारित है।

इस तथ्य के बावजूद कि स्टीफन कोवे ने पहली तीन पीढ़ियों को अप्रचलित माना, वे आज भी जीवित हैं - उनका उपयोग प्रशिक्षण और परामर्श दोनों में शक्ति और मुख्य दोनों के साथ किया जाता है। बहुत से लोग हठपूर्वक किसी ऐसी चीज़ पर विश्वास करना चाहते हैं जो कहीं मौजूद है, उदाहरण के लिए, एक आदर्श आयोजक, एक कंप्यूटर प्रोग्राम, एक तकनीक। किसी को केवल उन्हें ढूंढना है और उन्हें खरीदना है - और यहाँ यह है, एक जादू की गोली जो सभी समस्याओं का समाधान करती है। आमतौर पर लोग बहुत परेशान होते हैं जब उन्हें पता चलता है कि यह उपाय मौजूद नहीं है, लेकिन थोड़ी देर बाद वे अपनी खोज फिर से शुरू कर देते हैं।

1. योजनाओं को लिखना

अब तक, व्यापार प्रशिक्षण बाजार और किताबों की दुकानों में, आप मुख्य रूप से इस पर केंद्रित सामग्री पा सकते हैं कि कैसे डायरी में अपने मामलों को लिखना है, चीजों को कैसे क्रम में रखना है, उदाहरण के लिए, अपने डेस्कटॉप पर। एक मामूली शुल्क के लिए, लोगों को एक और "चमत्कारी" उपाय की पेशकश की जाती है जो अंततः उनके जीवन को व्यवस्थित कर सकता है। हालाँकि ... सबसे अधिक बार चमत्कार, अफसोस, नहीं होता है। आउटलुक निश्चित रूप से कुछ समस्याओं से निपटने में मदद करता है, खासकर जब एक कॉर्पोरेट प्रारूप में उपयोग किया जाता है, जब कोई भी कर्मचारी दूर से अपने सहयोगियों के कार्यक्रम से परिचित हो सकता है (बशर्ते कि यह आंतरिक कॉर्पोरेट नियमों द्वारा अनुमत हो)। संचार के आधुनिक साधन अलग-अलग लोगों के शेड्यूल को दूरस्थ रूप से संयोजित करने में मदद करते हैं (बस ऑनलाइन जाएं)। यह सब बहुत सुविधाजनक है। हालाँकि, यह समस्या का समाधान नहीं करता है। यदि कोई व्यक्ति जितना कर सकता है उससे अधिक योजनाएँ बनाता है, तो देर-सबेर व्यवस्था "डरावनी" होने लगती है।

विशेष पेपर डायरियों से तो हालात और भी खराब हैं। असली लेदर से बने कवर में एक महंगा ठोस एक्सेसरी खरीदने के बाद, लोग आमतौर पर इसे शेल्फ पर छोड़ देते हैं, क्योंकि हर समय अपने साथ दो किलोग्राम वजन की चीज ले जाना लगभग असंभव है।

सबसे साधारण स्टेशनरी स्टोर में एक नियमित डायरी (यदि आप इलेक्ट्रॉनिक साधनों का उपयोग नहीं करते हैं) खरीदना अधिक व्यावहारिक है ताकि यह आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो।

समस्या का समाधान, जैसा कि मुझे लगता है, केवल योजनाओं को लिखने और बाद में "सब कुछ करने" की कोशिश करने में नहीं है, बल्कि किसी व्यक्ति के नियोजन के दृष्टिकोण को बदलने में है, जिसमें वह वह नहीं करता है जो वह करता है " बदल जाता है", लेकिन होशपूर्वक अपने काम की एक प्रणाली बनाता है, प्रतिदिन कुछ मामलों को काटता है या उन्हें निष्पादन के लिए अन्य लोगों को स्थानांतरित करता है।

2. व्यवहार दिशा

व्यवहार कौशल में सुधार पर केंद्रित पुस्तकें और प्रशिक्षण "फोन से निपटने के 126 तरीके" इत्यादि जैसे सुझावों से भरे हुए हैं। बेशक, कई कौशलों में महारत हासिल करना, जैसे कि दस-उंगली पर अंधा टाइपिंग, विदेशी भाषा प्रवीणता, गति पढ़ने, स्मृति वृद्धि पाठ्यक्रम और मानसिक मानचित्र ड्राइंग, बहुत उपयोगी है। हालाँकि, यदि कोई लक्ष्य और प्राथमिकता दिशा नहीं है, यदि कोई व्यक्ति (या कंपनी) इस प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकता है कि "यह कौशल उसके लिए कैसे और कहाँ उपयोगी होगा?", तो अंत में परिणाम प्राप्त नहीं होगा।

नियोजन, प्राथमिकता, सही समय पर "नहीं" कहने की क्षमता और सहकर्मियों के साथ सक्षम रूप से संवाद करने की क्षमता जैसे कौशल एक व्यक्ति को एक नए स्तर तक बढ़ा सकते हैं। हालाँकि, आधुनिक कार्यालय में कार्यों की संख्या तेजी से बढ़ रही है, और सूचना का प्रवाह लगातार बढ़ रहा है, इसलिए समय प्रबंधन का कार्य केवल योजना बनाकर हल नहीं किया जा सकता है।

नियोजन की इस दिशा के लिए सिफारिश केवल यह अनुमान लगाने की नहीं है कि क्या करने की आवश्यकता है और अपने कौशल में सुधार करना है, बल्कि इच्छाशक्ति पर अंतहीन काम करने की कोशिश किए बिना अतिरिक्त कटौती करने में सक्षम होना है (यह पेशेवर बर्नआउट सिंड्रोम की घटना से भरा है) )

3. साथ चरणों की एक प्रणाली का निर्माण (रणनीति)

इस समय प्रबंधन पद्धति का उद्देश्य जीवन पर नियंत्रण प्राप्त करना है। डेविड एलन, अपनी पुस्तक गेटिंग थिंग्स इन ऑर्डर में, ऐसे कदमों का एक क्रम प्रदान करता है जो तनाव के स्तर को कम कर सकते हैं और शांति का भ्रम दे सकते हैं। वास्तव में, इस पद्धति के प्रयोग से कुछ सकारात्मक प्रभाव प्राप्त किया जा सकता है - व्यक्ति अनावश्यक रूप से चिंता करना बंद कर देता है और उसकी दक्षता (साथ ही जीवन संतुष्टि) कुछ हद तक बढ़ जाती है। हालाँकि, हर प्रणाली की अपनी सीमाएँ होती हैं। डेविड एलन की प्रणाली समय-समय पर आपके जीवन को एक तरफ से देखना संभव नहीं बनाती है, यह एक रट की तरह आंदोलन की दिशा निर्धारित करती है, जिससे बचना मुश्किल होता है।

सिफ़ारिशें - विशेष रूप से जीवन भर के लिए किसी एक व्यवस्था के गुलाम न बनें। समय-समय पर अपने संबंधों की समय-समय पर समीक्षा करना और अपने सिस्टम में लगातार सुधार करते हुए नए तरीकों को पेश करना उपयोगी होता है।

4. अपने व्यक्तित्व की विशिष्टता के बारे में जागरूकता के साथ काम करें।

मास्लो के पिरामिड के दृष्टिकोण से देखते हुए, वे विशेषज्ञ जो सबसे ऊपर चढ़े हैं, वे हैं जो न केवल इस बारे में बात करते हैं कि किसी व्यक्ति को क्या घेरता है, या एक व्यक्ति अपनी बुनियादी जरूरतों को पूरा करने के लिए इस परिचित वातावरण में क्या करता है, बल्कि जीवन की भूमिकाओं के बारे में भी बात करता है। वह प्रदर्शन करता है, भाग्य के बारे में, आत्म-साक्षात्कार के बारे में। यदि कोई व्यक्ति, उदाहरण के लिए, एक लेखक बनने की इच्छा रखता है, चाहे वह कितनी भी लेखा रिपोर्ट लिखता हो, यह उसके सपने को साकार करने के करीब लाने की संभावना नहीं है। बड़े संगठनों के अधिकांश नेता भविष्य की दूरदर्शिता में लगे हुए हैं, अर्थात। रणनीतिक योजना। यह कौशल न केवल सीईओ, विपणक, विशेषज्ञों के लिए, बल्कि सभी के लिए उपयोगी हो सकता है। हालाँकि, आप एक दूरदर्शिता से तंग नहीं आएंगे - योजनाओं को भी लागू किया जाना चाहिए।

सुझाव- समय-समय पर अपने बारे में सोचें। इस बारे में कि आप अपने बारे में कैसा महसूस करते हैं, दूसरे लोग आपके साथ कैसा व्यवहार करते हैं, आप इससे कितने खुश हैं। प्रत्येक व्यक्ति जीवन में विभिन्न सामाजिक भूमिकाएँ निभाता है। कुछ लोगों की इन भूमिकाओं का एक खराब सेट होता है, और समाज के दृष्टिकोण से, इन भूमिकाओं की स्थिति बहुत अधिक नहीं हो सकती है। अन्य लोग समय-समय पर अपने लिए उच्च लक्ष्य निर्धारित करते हैं और समय-समय पर उन्हें प्राप्त करते हैं, जिसके लिए उनके व्यक्तित्व (सामाजिक भूमिकाओं) के विभिन्न पहलुओं के विकास की आवश्यकता होती है।

5. आधुनिक समय प्रबंधन कहाँ जा रहा है?

काम की दक्षता बढ़ाने की आवश्यकता हर साल बढ़ जाती है, और ऐसे तरीके धीरे-धीरे प्रकट होते हैं जो न केवल पुराने, पहले से ही समय प्रबंधन के ज्ञात तरीकों का संयोजन हैं, बल्कि भविष्य में एक सफलता है।

दक्षता में सुधार करने की इच्छा ने इस तथ्य को जन्म दिया है कि अधिकांश आधुनिक संगठनों में, कर्मचारियों के लिए लगभग समान कार्यसूची को अपनाया गया है। कभी-कभी कंपनी द्वारा अपनाए गए मानक बेतुकेपन की हद तक पहुंच जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को हर आधे घंटे में एक विशेष सेंसर पर अपनी उंगली रखनी चाहिए - इस प्रकार, कार्यक्रम काम पर किसी व्यक्ति की उपस्थिति को नियंत्रित करता है। हालांकि, सेंसर यह पता लगाने में सक्षम नहीं है कि कर्मचारी इस समय क्या कर रहा है, और क्या वह अपने कर्तव्यों को पूरा करने में रूचि रखता है। यहां एक और तरीका है: एक विशेष कार्यक्रम एक कर्मचारी के साथ होने वाली हर चीज को उसकी कंप्यूटर स्क्रीन पर मॉनिटर और प्रदर्शित करता है।

इस तरह के तरीकों का उपयोग कंपनी के प्रबंधन की अधीनस्थों को पूरी तरह से नियंत्रित करने की इच्छा के साथ-साथ उनके काम के परिणामों पर विश्वास, प्रेरणा और नियंत्रण की कमी के बारे में अधिक बोलता है, दक्षता में वास्तविक वृद्धि के बारे में।

6. रिवर्स प्लानिंग

आधुनिक विज्ञान और प्रौद्योगिकी की कई सफलताएँ इस तथ्य से शुरू हुईं कि किसी ने अंतिम परिणाम तैयार किया जिसे प्राप्त करना था: चंद्रमा पर एक आदमी को उतारने वाला पहला व्यक्ति बनना, डेटा संग्रहीत करने का एक कॉम्पैक्ट साधन बनाना, दुनिया को हराना शतरंज चैंपियन, और इसी तरह। निर्धारित लक्ष्य के आधार पर, कई मध्यवर्ती कार्यों की योजना बनाई गई थी, फिर पहला कदम उठाया गया था और यदि आवश्यक हो, तो पिछली योजनाओं में समायोजन किया गया था।

अब बहुत बार शुरू से अंत तक (अर्थात वर्तमान से भविष्य तक) कदम दर कदम योजना बनाने का प्रयास अक्सर एक लक्ष्य की उपलब्धि के साथ समाप्त होता है, इस लक्ष्य को प्राप्त करने से पहले दुनिया को बदलने का समय होता है। व्यापार में, इसका अर्थ है हार, क्योंकि। यदि पहले से ही एक विकास है जिसने बाजार को जीत लिया है, तो दूसरा, समान एक, पहले से ही लावारिस हो सकता है।

7. समय प्रबंधन तकनीकों का एक संयोजन

चूंकि समय प्रबंधन के आदर्श तरीके, जो बिंदु-दर-बिंदु वर्णन करेंगे कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, और साथ ही सभी और सभी के लिए उपयुक्त होगा, अफसोस, अभी तक मौजूद नहीं है, आप अपने लिए एक रास्ता खोज सकते हैं विभिन्न विधियों के भागों का संयोजन। यह उन दोनों के लिए उपयुक्त है जो अपने समय का प्रबंधन करना चाहते हैं, और उन लोगों के लिए जो ड्यूटी पर अपने अधीनस्थों के समय को व्यवस्थित करते हैं।

समय प्रबंधन एक बहुत ही जटिल प्रक्रिया है, हालांकि ऐसा लगता है कि सब कुछ स्पष्ट और आसान है। अपने स्वयं के नियोजन कौशल में सुधार करते हुए और नियोजित एक को क्रियान्वित करते समय बड़े से छोटे में स्विच करने में सक्षम होना बहुत महत्वपूर्ण है - यह तथाकथित "लक्ष्य वृक्ष" है। निचले "फर्श" पर आप सबसे छोटे विवरण में सुधार कर सकते हैं। ऊपरी "मंजिलों" पर - रणनीतिक उद्देश्यों के लिए - ऐसे लक्ष्य निर्धारित करने में सक्षम होने के लिए जो अन्य लोग बहुत बोल्ड लग सकते हैं। बहुत बार, लोग केवल सरल, लेकिन मजबूत समाधानों की सराहना नहीं करते हैं, जो रोजाना सैकड़ों और हजारों बार दोहराए जाते हैं, यदि आप एक वर्ष के लिए कुल प्रभाव को जोड़ते हैं, तो एक विशाल परिणाम मिलता है।

यदि हम विश्व स्तर पर परिणाम का मूल्यांकन करते हैं, तो trifles पर समय बचाने की क्षमता (जैसा कि जापानी कैज़डेन प्रणाली में - अनावश्यक आंदोलनों को नहीं करने के लिए, समय और प्रयास को बर्बाद करने के लिए, जो कुछ भी बचाया जा सकता है उसे बचाने के लिए) एक बहुत ही ठोस लाभ देता है। समग्र रूप से कार्य के परिणामों की भविष्यवाणी करने की क्षमता (रणनीतिक योजना) अक्षम कार्य से छुटकारा पाना संभव बनाती है: उदाहरण के लिए, इसे आउटसोर्स करना, इसे स्वचालित करना, कम-कुशल कर्मियों को काम पर रखना, सस्ते श्रम वाले क्षेत्रों में उत्पादन का निर्यात करना आदि।

यह पता चला है कि, अफसोस, हमारे पास जो समय है, उससे अधिक लाभ कैसे प्राप्त किया जाए, इसका कोई आदर्श तरीका नहीं है। केवल एक निर्माता है, जिसके कुछ हिस्सों को जोड़कर, प्रत्येक व्यक्ति अपनी दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है। फिर कुछ समय बीत जाता है ... और प्रक्रिया को दोहराया जाना चाहिए, क्योंकि। हमारे आसपास की स्थिति धीरे-धीरे बदल रही है, और मांगें लगातार बढ़ रही हैं। इसलिए, उपलब्ध विधियों के साथ, प्रत्येक व्यक्ति या कंपनी को आगे के सुधार के लिए अपनी खुद की, सबसे इष्टतम, दिशा चुननी चाहिए और उसका पालन करना चाहिए।

सफलता प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक समय का तर्कसंगत वितरण है। इस दिशा में पहले प्रयासों में मेमो, कैलेंडर और डायरी रखने के माध्यम से इसका व्यवस्थितकरण शामिल था। विकास की प्रक्रिया में, लोग इस निष्कर्ष पर पहुंचे हैं कि प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करना आवश्यक है। आज, समाज अपने लक्ष्यों और परिणामों को प्राप्त करने के लिए खुद को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के कार्य का सामना कर रहा है। अधिक विस्तार से, इस पद्धति का सार प्रबंधन विशेषज्ञ स्टीफन कोवी द्वारा प्रकट किया गया था। स्टीफन कोवी का टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स वास्तव में एक अभूतपूर्व खोज थी।

सामान्य जानकारी

स्टीफन कोवी मैट्रिक्स के अनुसार गतिविधियों को सशर्त रूप से महत्वपूर्ण और जरूरी में विभाजित किया गया है। अत्यावश्यक कार्यों को "अभी" मार्कर के साथ चिह्नित किया जाता है। ये ऐसी गतिविधियाँ हैं जिन पर ध्यान और समय की आवश्यकता होती है। कभी-कभी उनका उद्देश्य आनंद प्राप्त करना, रोजगार का माहौल बनाना हो सकता है। लेकिन, वास्तव में, ऐसे कार्य हमेशा महत्वपूर्ण नहीं होते हैं और नियोजित लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए नेतृत्व नहीं कर सकते हैं।

हमारे कार्यों के परिणाम सीधे महत्वपूर्ण मामलों पर निर्भर करते हैं। महत्वपूर्ण चीजें हैं जो लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करती हैं। ऐसी गतिविधियां कभी-कभी गैर-जरूरी लगती हैं, लेकिन विशेष ध्यान देने और तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता होती है।

महत्वपूर्ण चीजें हैं जो लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करती हैं।

स्टीफन कोवी इस तथ्य की ओर ध्यान आकर्षित करते हैं कि, किसी भी व्यवसाय को शुरू करने के लिए, अंतिम लक्ष्य प्रस्तुत करना अनिवार्य है। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो "तत्काल" और "महत्वपूर्ण" की अवधारणाएं आसानी से भ्रमित हो जाती हैं, जिससे योजना के कार्यान्वयन के रास्ते में बाधाएं आती हैं।

समय मैट्रिक्स का सार

स्टीफन कोवे के टाइम मैट्रिक्स की एक दृश्य छवि यहां देखी जा सकती है। आइए प्रत्येक घटक को अलग से देखें।

स्क्वायर 1

इसमें ऐसे मामले शामिल हैं जो एक ही समय में अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण हैं। मूल रूप से, ये संकट और समस्याएं हैं जिनका जीवन में सामना करना पड़ता है। इस तरह की कठिनाइयाँ व्यक्ति की जीवन शक्ति को अवशोषित कर लेती हैं और उसे महत्वहीन और गैर-जरूरी मामलों के लिए मुसीबतों को छोड़ने के लिए मजबूर करती हैं जो उसके खाली समय को भर देगा, लेकिन कोई लाभ नहीं लाएगा।

ऐसे कार्यों का परिणाम तनाव, अति-तनाव, शाश्वत संघर्ष है, जो एक सुखी और सफल जीवन के साथ बिल्कुल असंगत है।

स्क्वायर 2

इसमें मूल्यों को स्पष्ट करना, प्रियजनों और महत्वपूर्ण लोगों के साथ संबंधों को मजबूत करना, दीर्घकालिक कार्य योजना बनाना, लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए ताकत बहाल करना और नए अवसरों की खोज करना शामिल है। ऐसे मामले महत्वपूर्ण होते हैं, लेकिन अक्सर उन्हें टाल दिया जाता है क्योंकि उन्हें गैर-जरूरी माना जाता है।

यह वर्ग सबसे प्रभावी साबित होता है क्योंकि यह संभावनाओं को साकार करने के उद्देश्य से परिणाम देता है। यदि आप अधिकतर समय उपरोक्त कार्यों के कार्यान्वयन में लगाते हैं, तो एक सफल व्यक्ति बनने की संभावना है।

द्वितीय चतुर्थांश से कर्म करने का परिणाम जीवन संतुष्टि, अनुशासन और दृष्टिकोण है। यह आपके अपने जीवन को प्रबंधित करने की कुंजी है।

स्क्वायर 3

इस वर्ग में दैनिक गड़बड़ी शामिल है जिसे झूठा अत्यावश्यक माना जाता है। इसमें अन्य लोगों की इच्छाओं की पूर्ति भी शामिल है, अगर यह वर्ग 2 से मामले के महत्व से आगे है।

इस क्षेत्र से महत्वहीन गतिविधियों से खुद को मुक्त करने के बाद, यह खाली समय को वर्ग 2 में समर्पित करने के लायक है, क्योंकि तीसरे क्षेत्र पर ध्यान केंद्रित करने का परिणाम अनुचित बलिदान है, योजनाओं और लक्ष्यों की निरर्थकता का एक गलत विचार है।

स्क्वायर 4

इसे क्षरण का क्षेत्र माना जाता है, क्योंकि इस वर्ग में महत्वहीन और गैर-जरूरी मामले होते हैं। इसमें रोजमर्रा की छोटी चीजें शामिल हैं जो वास्तव में महत्वपूर्ण मामलों से किसी व्यक्ति का ध्यान विचलित करती हैं, साथ ही साथ व्यर्थ शगल और किसी भी व्यवसाय पर निर्भरता (कंप्यूटर गेम, टीवी देखना)।

व्यक्तिगत विकास के बजाय, एक व्यक्ति समय खो देता है, नकारात्मक भावनाओं को जमा करता है और अपने स्वयं के जीवन को निष्क्रियता और होने के प्रति गैर-जिम्मेदार रवैये से नष्ट कर देता है।

विधि के लाभ

समय प्रबंधन की इस पद्धति के लाभ तभी दिखाई देंगे जब लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रयास किए जाएंगे, और वे इस प्रकार हैं:

1. कोवी का समय प्रबंधन चीजों (पिछली पीढ़ियों के विपरीत) पर नहीं, बल्कि लोगों पर केंद्रित है। इस सिद्धांत में व्यक्तिगत विकास और मनोरंजन का महत्वपूर्ण स्थान है।


2. अपने स्वयं के समय को व्यवस्थित करने में, किसी व्यक्ति के मुख्य मूल्य, उसके जीवन अभिविन्यास और रुचियां, न कि केवल भौतिक समृद्धि की उपलब्धि को आधार के रूप में लिया जाता है।


3. पूर्व निर्धारित लक्ष्यों और योजनाओं की बदौलत हर दिन सार्थक रूप से व्यतीत होता है।


4. अपने स्वयं के समय की साप्ताहिक योजना आपके स्वयं के जीवन को व्यवस्थित करने, इसे सचेत और उपयोगी बनाने में मदद करती है।

इस प्रकार, चौथी पीढ़ी का समय प्रबंधन सामाजिक संबंधों और सकारात्मक परिणाम पर केंद्रित है।

स्टीफन कोवे मैट्रिक्स एक संपूर्ण प्रणाली है, जिसे जानना और समझना सकारात्मक परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्याप्त नहीं है। वर्ग 2 से प्रयास करने और कार्यों पर भरोसा करने से ही व्यक्ति अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम होगा। आखिरकार, यह ज्ञात है कि 80% परिणाम 20% प्रयासों पर निर्भर करता है।

34 अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट डेविड आइजनहावर बहुत व्यस्त व्यक्ति थे। एक दिन में और अधिक काम करने के लिए, उन्होंने अपना प्रभावी समय प्रबंधन उपकरण बनाया, जिसे आज आइजनहावर मैट्रिक्स या प्रायोरिटी मैट्रिक्स कहा जाता है। विधि का सार क्या है?

आइजनहावर मैट्रिक्स क्या है?

आइजनहावर मैट्रिक्स का विचार महत्वपूर्ण मामलों के बीच छोटे लोगों और उन लोगों के बीच जल्दी से अंतर करना सीखना है जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। आइजनहावर ने तात्कालिकता और महत्व के सिद्धांत के अनुसार सभी मौजूदा और नियोजित मामलों को 4 श्रेणियों में विभाजित करने का प्रस्ताव रखा। स्पष्टता के लिए, उन्होंने एक वर्ग बनाया और उसे 4 क्षेत्रों में विभाजित किया। प्रत्येक फ़ील्ड में एक टू-डू सूची होती है:

• 1 क्षेत्र: महत्वपूर्ण और जरूरी मामले;
• 2 क्षेत्र: महत्वपूर्ण, लेकिन बहुत जरूरी नहीं;
• तीसरा क्षेत्र: महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी मामले;
• चौथा क्षेत्र: महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी नहीं।

आइजनहावर स्क्वायर के साथ कैसे काम करें?

आइजनहावर स्क्वायर पर अधिक विस्तार से विचार करें:

1. महत्वपूर्ण और जरूरी मामले।आप इस श्रेणी में क्या रखेंगे? इस वर्ग में कितनी जरूरी और महत्वपूर्ण बातें लिखी जा सकती हैं? चाल यह है कि आइजनहावर के अनुसार नियोजन को केवल तभी प्रभावी कहा जा सकता है जब पहला वर्ग हमेशा साफ-सुथरा हो, बिना किसी प्रविष्टि के। यदि आपके पास कार्यों की एक सूची है जिसे आप मैट्रिक्स के इस क्षेत्र के लिए विशेषता दे सकते हैं, तो इसका मतलब है कि कुछ आपके उत्पादक कार्य में हस्तक्षेप करता है: आलस्य, आत्म-अनुशासन की कमी, प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने में असमर्थता आदि। यह सब नौकरियों की ओर जाता है जो व्यक्ति की मानसिक और शारीरिक स्थिति पर बुरा प्रभाव डालता है।
2. महत्वपूर्ण लेकिन बहुत जरूरी मामले नहीं।आइजनहावर ने अपनी समय प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते हुए सुनिश्चित किया कि यह विशेष श्रेणी सबसे महत्वपूर्ण थी। यहां किसी कार्य को समय पर ढंग से रखना और उसका निष्पादन करना का अर्थ है समस्या को हल करने के लिए जितना आवश्यक हो उतना समय समर्पित करने का अवसर। इसलिए, उदाहरण के लिए, समय पर डॉक्टर के पास जाने से बीमारी से बचाव होगा, और छात्र की थीसिस को समय से थोड़ा पहले लिखने से गलतियों को सुधारने का अवसर मिलेगा।
3. बहुत महत्वपूर्ण नहीं, लेकिन जरूरी मामले।एसेनहोवर मैट्रिक्स के इस क्षेत्र का उद्देश्य उन मामलों को यहां रखना है जो प्रभावी कार्य में हस्तक्षेप करते हैं और इसलिए तत्काल समाधान की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कंप्यूटर की खराबी को ठीक करना, अपनी सास को देश के घर तक फर्नीचर पहुंचाने में मदद करना आदि।
4. जरूरी नहीं, महत्वपूर्ण नहीं।प्राथमिकताओं के मैट्रिक्स में उन चीजों के लिए भी जगह है जो हम काम से खुद को विचलित करने के लिए रोजाना करते हैं।

   ये लंबी फोन पर बातचीत, टीवी शो देखना, फ्रेंड टेप, लेटर लिखना आदि हैं। यानी वे सभी चीजें जो सुखद हैं, लेकिन अनिवार्य नहीं हैं। आइजनहावर, प्राथमिकताओं की बात करते हुए, ऐसी गतिविधियों को "समय बर्बाद करने वाला" कहते हैं जो कार्य उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं।

आइजनहावर वर्ग के साथ काम करना अधिक सुविधाजनक होगा यदि:

• प्रत्येक क्षेत्र में कार्यों को महत्व के क्रम में व्यवस्थित करें, उन्हें लैटिन अक्षरों या संख्याओं में क्रमांकित करें। यह अधिक जरूरी और महत्वपूर्ण मामलों को पहले लेने लायक है;
• मुख्य रूप से वर्ग 2 से चीजों पर ध्यान दें। यदि बहुत जरूरी नहीं, लेकिन महत्वपूर्ण की सूची से चीजें महत्वपूर्ण और जरूरी चीजों के वर्ग में आती हैं, तो ठीक है। मुख्य बात यह है कि ऐसा आंदोलन एक प्रवृत्ति नहीं बनता है;
• अपने लिए दीर्घकालिक लक्ष्य निर्धारित करें और उन्हें चरण दर चरण प्राप्त करने के लिए कार्यों की रूपरेखा तैयार करें। वर्गों द्वारा कार्यों को वितरित करें;
• धूम्रपान विराम, मेल देखने और अन्य चीजों से वर्तमान कार्य से विचलित न हों।

इस प्रकार, राष्ट्रपति आइजनहावर द्वारा बनाया गया मैट्रिक्स एक प्रभावी समय प्रबंधन उपकरण है जिसका उपयोग आधी सदी से भी अधिक समय से सफलतापूर्वक किया जा रहा है।

इसी तरह के लेख

आइजनहावर मैट्रिक्स एक प्राथमिकता उपकरण के रूप में

एक राय है कि इस पद्धति का इस्तेमाल जनरल ड्वाइट आइजनहावर ने किया था।

उन्होंने एक केस वर्गीकरण मैट्रिक्स संकलित किया जिसका उपयोग वे अपने समय को अधिक कुशलता से व्यवस्थित करने के लिए करते थे, और इससे उन्हें संयुक्त राज्य के राष्ट्रपति बनने में सफल होने में मदद मिली।

आइजनहावर मैट्रिक्स के अनुसार सभी मामलों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार चार श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है।

आइए इन श्रेणियों में से प्रत्येक पर करीब से नज़र डालें।

ए महत्वपूर्ण और जरूरी. इस श्रेणी के मामलों को तुरंत किया जाना चाहिए। उनके लिए सबसे उपयुक्त शब्द "हाथ नीचे" है।

कल परीक्षा है, लेकिन टिकट अभी तक सीखा नहीं गया है, और जो बाद में लंबे समय से बंद कर दिया गया है, उसे जल्दी से सीखना होगा।

"हमें इस तरह से जीना चाहिए कि महत्वपूर्ण चीजें जरूरी चीजों में न बदल जाएं।"

बी महत्वपूर्ण और गैर जरूरी. इस श्रेणी के मामले सबसे "नाराज" हैं, हम उन पर कम से कम ध्यान देते हैं, क्योंकि वे जरूरी नहीं हैं! “समय टिकता है,” हम ऐसे मामलों के बारे में सोचते हैं और उन्हें ठंडे बस्ते में डाल देते हैं। "परीक्षा अभी बहुत दूर है, पूरा सेमेस्टर आगे है, आप अभी इसके बारे में सोच भी नहीं सकते"

तैयारी के बारे में ... खैर, परीक्षा से एक महीने पहले, मेरे पास सब कुछ सीखने का समय होगा ... एक और पूरा सप्ताह आगे, समय है ... "और धीरे-धीरे, हमारे मामलों की उपेक्षा के कारण वर्ग वीवे श्रेणी के मामलों में बदल जाते हैं ए।और अब परीक्षा से पहले आखिरी रात है, और हम कम से कम कुछ याद करने की कोशिश कर रहे हैं, और हमारा सिर घूम रहा है: "ओह, मुझे पहले तैयारी शुरू कर देनी चाहिए थी!" अपने जीवन में घटनाओं के समान परिदृश्य से बचने के लिए, श्रेणी के मामलों के लिए वीएक निवेश के रूप में संपर्क किया जाना चाहिए जिसे कल लाभ कमाने के लिए आज करने की आवश्यकता है।

साथ। महत्वहीन और जरूरी . मुश्किल चीजें जो "महत्वपूर्ण होने का नाटक" करना पसंद करती हैं। वे चतुराई से खुद को श्रेणी के कर्मों के रूप में प्रच्छन्न करते हैं ए, और वे अक्सर हमें बरगलाने का प्रबंधन करते हैं: महत्व और तात्कालिकता को भ्रमित करना मानव स्वभाव है, जो कि श्रेणी सी कार्यों का लाभ उठाता है। यह ऐसे कार्य हैं जो उपद्रव, हलचल और शाश्वत जल्दबाजी का माहौल बनाते हैं, लेकिन किसी कारण से यह मामलों की स्थिति को अक्सर सक्रिय कार्य का संकेतक माना जाता है। लेकिन बीसवीं सदी की शुरुआत में भी। एफ. टेलर, श्रम के वैज्ञानिक संगठन के एक क्लासिक, ने नोट किया कि एक सुव्यवस्थित उद्यम वह है जहां कोई भी कहीं भी नहीं चलता है, उपद्रव नहीं करता है, और सभी चीजें धीरे-धीरे, लेकिन समय पर और उच्च गुणवत्ता के साथ की जाती हैं। अपने निजी निगम "I" को ध्यान से देखें। अपका सब कुछ कैसा चल रहा है?

डी महत्वहीन और गैर जरूरी("कचरे का डब्बा")। इस प्रकार के मामलों में हमारा समय बर्बाद करने वाला भी शामिल है। वे अक्सर सुखद और दिलचस्प होते हैं, इसलिए हम उन पर अपना सर्वश्रेष्ठ समय बिताना पसंद करते हैं, और फिर हमें याद नहीं रहता कि इतना समय कहाँ चला गया? ऐसे मामलों को अवशिष्ट सिद्धांत के अनुसार "वित्त" करना आवश्यक है, अन्यथा वे हमारे समय के पूरे बजट को "खा" लेंगे। यदि हम इस सिद्धांत का पालन करते हैं, तो वे अवशोषक से हमारे सहायकों में बदल सकते हैं।

इसे एक नियम बनाओ: "मैं अर्थशास्त्र पर एक निबंध लिखूंगा, समय प्रबंधन पर एक कार्य करूंगा, और यदि खाली समय है, तो मैं एक घंटा खेलूंगा

एक कंप्यूटर गेम में", और इसका सख्ती से पालन करें। तब महत्वपूर्ण कार्य होंगे और मनोरंजन के लिए समय रहेगा।

आइजनहावर मैट्रिक्स के लाभ:

- प्रयोग करने में आसान;

- आपको महत्वहीन मामलों की संख्या को कम करने की अनुमति देता है;

- प्राथमिकता वाले कार्यों और मामलों की शीघ्रता से पहचान करने में मदद करता है।

स्टीफन कोवे टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स

स्टीफन कोवेग्रह पर उन कुछ लोगों में से एक थे जो समय के हर मिनट को ठीक से प्रबंधित करना जानते थे।

कोवे ने लेखक पर काम किया समय प्रबंधन प्रणालीकई वर्षों के लिए, इसमें उन सभी व्यावहारिक अनुभव का निवेश किया है जो उन्होंने सैकड़ों, और शायद हजारों में जमा किए थे, व्यापारियों और सिर्फ व्यवसायी लोगों के परामर्श से, जो समय से बाहर सब कुछ निचोड़ने का सपना देखते हैं। आखिरी बूंद तक।

स्टीफन ने उत्पादकता पर कई किताबें लिखी हैं। सबसे प्रसिद्ध अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की सात आदतें. यह उन आदतों का वर्णन करता है जिनका आपको अधिक उत्पादक बनने के लिए पालन करने की आवश्यकता है।

प्रत्येक आदत के बारे में संक्षेप में:

1. सक्रिय होना। लक्ष्यों को प्राप्त करने, आत्म-साक्षात्कार और सृजन के लिए एक आरामदायक वातावरण बनाने के लिए अपने आसपास की दुनिया को बदलें। उन कारकों पर ध्यान न दें जो आपके नियंत्रण से बाहर हैं, जैसे कि राजनीति
2. अपने अंतिम लक्ष्य को ध्यान में रखकर शुरुआत करें। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आपके सभी कार्यों को निर्देशित किया जाना चाहिए।
3. शृंगार समय प्रबंधन मैट्रिक्सऔर महत्वपूर्ण और साथ ही गैर-जरूरी कार्यों को प्राथमिकता दें
4. रणनीति पर कार्रवाई फायदे का सौदा(जीत-जीत)।

   किसी भी समस्या में हमेशा 2 पक्ष (प्रतिभागी) होते हैं। इस बारे में सोचें कि इसे एक साथ और सभी के लिए सबसे फायदेमंद तरीके से कैसे हल किया जाए

5. पहले व्यक्ति को समझने की कोशिश करो, समझा जाना दूसरे महत्व की बात है। सहानुभूतिपूर्ण सुनने का विकास करें - भावनाओं, भावनाओं को स्वीकार करना, न कि केवल किसी व्यक्ति के शब्दों को स्वीकार करना। और अपना देना न भूलें
6. सहक्रियात्मक प्रभाव को पकड़ने का प्रयास करें। सिनर्जी का अर्थ है कि संपूर्ण हमेशा अपने घटक भागों से बड़ा होता है। कठिन कार्यों पर काम करने के साथ-साथ एक टीम में काम करने पर प्रभाव दिखाई देता है
7. अपनी आरा तेज करो। अपनी योजना, संचार और सहानुभूति कौशल में लगातार सुधार करें

उपरोक्त का सबसे दिलचस्प और असामान्य आइटम तीसरा आइटम है: "द टाइम मैट्रिक्स"।

टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स क्या है और इसके साथ कैसे काम करें

मैट्रिक्स एक टेम्प्लेट है जिसके द्वारा कोई निर्धारित कर सकता है कार्य आदेश.

शारीरिक रूप से आव्यूहएक वर्ग है जो 4 छोटे वर्गों में विभाजित है। क्षैतिज रूप से मापा गया तात्कालिकता, और लंबवत महत्त्व.

कोई भी नया व्यवसाय किसी एक वर्ग के साथ सहसंबद्ध होना चाहिए और चुने हुए वर्ग के आधार पर, एक विशिष्ट कार्रवाई की जानी चाहिए, उदाहरण के लिए, तुरंत कार्यान्वयन करना या इसे बाद के लिए स्थगित करना।

केस विकल्प

स्टीफन कोवी का समय प्रबंधन मैट्रिक्स क्रियाओं के विकास के लिए 4 विकल्प सुझाता है।

अगर मामला अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण, इसे अभी करने की जरूरत है। ऐसे मामलों का अनुपात 40-50% तक पहुंच सकता है। कोवी का तर्क है कि जरूरी और महत्वपूर्ण कार्य आपके मुख्य लक्ष्यों को प्राप्त करने में बहुत कम योगदान करते हैं। बड़ी संख्या में ऐसे मामलों की उपस्थिति, सबसे पहले, एक आपात स्थिति की बात करती है, और इसलिए, काम के समय के अनुचित संगठन और कम व्यक्तिगत उत्पादकता की।

अगर मामला अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण, फिर इसके कार्यान्वयन के लिए आपको अधिकतम समय, ध्यान और संसाधन आवंटित करने की आवश्यकता है। ये चीजें हैं जो आपको अपने लक्ष्यों तक ले जाती हैं, जिसका अर्थ है कि कार्यान्वयन से लाभ अधिकतम हैं।

अगर मामला अत्यावश्यक और महत्वहीन, आपको इसे प्रतिनिधि (निर्देश) देने की आवश्यकता है। एक कलाकार को खोजने का प्रयास करें जिसके लिए यह कार्य महत्वपूर्ण है। इस तरह आप अपना खुद का समय बचाते हैं।

अगर मामला महत्वहीन और महत्वहीन- मत करो। कभी-कभी प्रदर्शन करने से मना करना मनोवैज्ञानिक रूप से कठिन होता है, क्योंकि यह विचार पहले से ही मन में प्रबल हो चुका है कि कार्य पूरा होना चाहिए। यदि आप इच्छाशक्ति नहीं दिखा सकते हैं और अपने आप को दूर कर सकते हैं, तो कार्य को एक अलग "किसी दिन करने के लिए" सूची में डाल दें।

मैट्रिक्स का उपयोग करके बहुत सारे मामलों का प्रबंधन कैसे करें

सबसे अधिक संभावना है, आप बहुत व्यस्त व्यक्ति हैं और आपके मामलों की संख्या दर्जनों में मापी जाती है।

उन्हें अपने दिमाग में रखने या उन्हें कागज पर लिखने की कोशिश करना उल्टा है।

हम आपको लीडरटास्क प्रस्तुत करते हैं - मामलों के विश्लेषण के लिए एक विशेष कार्यक्रम। लीडरटास्क स्टीफन कोवी की समय प्रबंधन पद्धति का समर्थन करता है।

टाइम मैट्रिक्स पर काम करने के लिए प्रोग्राम में 4 फोल्डर (प्रोजेक्ट) बनाएं:

उन्हें कार्यों से भरना शुरू करें:

कोशिश लीडर टास्ककोवे टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स पर काम करने के लिए।

डाउनलोड लीडर टास्क

आइजनहावर मैट्रिक्स (संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति के नाम पर, जिन्होंने इसका आविष्कार किया था) दिन के कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए समय प्रबंधन विधियों में से एक है। मैट्रिक्स चार वर्गों की तरह दिखता है, जो क्षैतिज रूप से "महत्वपूर्ण - महत्वपूर्ण नहीं" अक्षों को पार करके और लंबवत रूप से "तत्काल - तत्काल नहीं" अक्षों को पार करके प्राप्त किया जाता है।

इस मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करें? बस अपने कार्यों (उदाहरण के लिए, दिन के कार्यों) को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार क्रमबद्ध करें।

महत्वपूर्ण और जरूरी मामले वे हैं जो बहुत महत्वपूर्ण हैं और इसमें देरी नहीं की जा सकती है। उनके बिना, सब कुछ ढह जाएगा, और कल उन्हें बनाने में बहुत देर हो जाएगी। इन चीजों को आज करने की जरूरत है, सबसे पहले - और बिना असफल हुए। महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों के उदाहरण: एक परियोजना कार्य को पूरा करना जो कि होने वाला है; दंत चिकित्सक, आघात विशेषज्ञ या अन्य विशेषज्ञ के लिए एक अनिर्धारित यात्रा; किसी ग्राहक या प्रतिपक्ष को तत्काल फोन कॉल। सिद्धांत रूप में, महत्वपूर्ण और जरूरी मामलों का वर्ग खाली होना चाहिए, लेकिन व्यवहार में, कभी-कभी प्रत्येक व्यक्ति के पास महत्वपूर्ण और जरूरी मामले होते हैं, उनमें से कुछ आलस्य से उत्पन्न होते हैं, कुछ व्यावसायिकता की कमी से, और कुछ जबरदस्ती से।

चीजें जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन जरूरी नहीं हैं वे महत्वपूर्ण चीजें हैं जो जल्द ही जरूरी हो जाएंगी। यदि आप इसके लिए प्रतीक्षा करने और अपने लिए एक अनावश्यक दौड़ की व्यवस्था करने की योजना नहीं बनाते हैं, तो इन मामलों पर पूरा ध्यान दें। ऐसे मामलों के उदाहरण: आपकी परियोजनाओं पर वर्तमान (योजनाबद्ध) कार्य; नई परियोजनाओं की योजना बनाना; परियोजनाओं द्वारा प्राप्त परिणामों का मूल्यांकन।

चीजें महत्वपूर्ण नहीं हैं, लेकिन जरूरी हैं। एक नियम के रूप में, जो चीजें आपको लक्ष्य के करीब नहीं लाती हैं, चाहे वह कुछ भी हो, इस वर्ग में आती हैं, ये ऐसी चीजें हैं जिन्हें करने की आवश्यकता है, लेकिन केवल उन्हें करने के लिए। जन्मदिन मुबारक हो (यह पता चला है कि वास्या का जन्म आज हुआ था), मेहमानों का अप्रत्याशित आगमन और अन्य अनियोजित, थोपी गई बैठकें जिन्हें अस्वीकार नहीं किया जा सकता है। यदि आप इसमें से कुछ सौंप सकते हैं, किसी को निर्देश दें, इसे हर तरह से करें।

महत्वपूर्ण नहीं और अत्यावश्यक चीजें नहीं - यह मामलों की सबसे घृणित श्रेणी है। वे महत्वपूर्ण नहीं हैं, वे जरूरी नहीं हैं, लेकिन वे वही हैं जो आप करना चाहते हैं। ये आपका समय बर्बाद करने वाले हैं - चमकदार पत्रिकाएँ पढ़ना, कंप्यूटर गेम खेलना, टीवी देखना और इंटरनेट पर सर्फिंग करना।

महत्वपूर्ण: बहुत से लोग केवल थके होने पर कचरा करना शुरू कर देते हैं। जब आप चाहते हैं, आप चाहते हैं। तो, यह गलत फैसला है। यह सही है - एक गुणवत्तापूर्ण अवकाश की योजना बनाएं (यह श्रेणी महत्वपूर्ण है, लेकिन जरूरी नहीं है) और गुणवत्तापूर्ण आराम करें, और कचरे में शामिल न हों।

संक्षेप में, एक उपकरण के रूप में, आइजनहावर मैट्रिक्स काम करता है और, इसके अलावा, यदि आप इसका पालन करते हैं तो यह अच्छी तरह से व्यवस्थित होता है। आप अपने आप पर गर्व कर सकते हैं यदि "महत्वपूर्ण और तत्काल" वर्ग अक्सर आपके लिए खाली होता है: और यह काफी वास्तविक है यदि आप अक्सर "महत्वपूर्ण, लेकिन तत्काल नहीं" वर्ग के मामलों से निपटते हैं। इस तरह पेशेवर काम करते हैं!

यह निर्धारित करना आपके लिए उपयोगी होगा कि आप अपना समय कितना प्रभावी ढंग से व्यतीत करते हैं, क्या आप जानते हैं कि प्राथमिकताओं को कैसे निर्धारित किया जाए और जिम्मेदारियों को कैसे प्रत्यायोजित किया जाए।

अपने साप्ताहिक/डायरी से एक दिन के लिए एक योजना लिखें। आपने क्या किया, कौन से कार्य
तय किया कि आप किससे मिले, आपको काम करने से किसने रोका, कितना समय लगा? आपने जो किया है उसे आइजनहावर मैट्रिक्स के चार चतुर्भुजों में विभाजित करें, जो बिताए गए समय को दर्शाता है।

गणना करें कि चार चतुर्भुजों में समय कैसे वितरित किया गया था?

परिणामों का प्रसंस्करण।

चतुर्थांश I - वे मामले जिनमें तत्काल समाधान की आवश्यकता होती है। वे अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण दोनों हैं, और इसलिए
और अपने बारे में चिल्लाओ: “करो! मन बना लो! पत्र का उत्तर दो! मुलाकात! एक रिपोर्ट तैयार करें!

आपको क्या मिला?
यदि I चतुर्थांश अनुपातहीन रूप से बढ़ा है, तो इसका मतलब है कि तिथियां और तिथियां आपको नियंत्रित करती हैं, न कि आप अपने जीवन को। हो सकता है कि आपने सब कुछ अंतिम सीमा तक खींच लिया हो? आखिरकार, यह बहुत संभव है कि चतुर्थांश II के कार्य, जो महत्वपूर्ण भी हैं, लेकिन अत्यावश्यक नहीं हैं, अत्यावश्यक हो गए हैं क्योंकि आपके पास उन्हें समय पर पूरा करने का समय नहीं था? आपके पास समस्या के लिए एक रणनीतिक दृष्टिकोण की कमी है। प्रबंधक, और सिर्फ एक व्यक्ति जो खुद को ऐसी स्थिति में पाता है, एक स्थायी संकट की स्थिति के कारण तनाव के डैमोकल्स की दैनिक तलवार के नीचे है। आपके पास न तो समय है और न ही दीर्घकालिक योजनाओं के बारे में सोचने की ताकत, नए उत्पाद के लिए प्रस्ताव तैयार करना, आपके दोस्त, जिनके साथ आप रिश्तों को इतना महत्व देते हैं, भूल गए हैं कि आप कैसे दिखते हैं। आप प्रस्थान करने वाली ट्रेन के साथ पकड़ लेते हैं, और एक बिंदु पर आप अपने आप को टूटे हुए दिल के साथ एक खाली प्लेटफॉर्म पर पाएंगे।

क्यों?
आप प्राथमिकताएं गलत तरीके से सेट करते हैं, जिम्मेदारियों को सौंपना नहीं जानते, भरोसा नहीं करते
अपने कर्मचारियों के लिए, सभी बोझ अपने ऊपर खींचो। इस स्थिति में, आपके लिए यह मुश्किल है
वृद्धि के लिए गिनें, क्योंकि आपके पास कोई राय नहीं है, कंपनी के भविष्य के लिए एक विजन है, आप पूरी तरह से व्यस्त हैं
आज के महत्वपूर्ण मुद्दे।

क्या करें?
जिम्मेदारियों को सौंपना सीखें, अपने आप को एक डिप्टी, एक समझदार शिक्षित करें, यदि आप चाहें, तो आवश्यक होने पर आपकी जगह कौन लेगा। कर्तव्यों की एक सूची तैयार करें जो आपके कर्मचारी आपके बजाय कर सकते हैं। प्राथमिकता सूची की समीक्षा करें। अपनी गतिविधि के गुरुत्वाकर्षण के केंद्र को चतुर्थांश II में ले जाएं।

सुनहरा नियम: संकट को हल करने से रोकना आसान है।

चतुर्थांश द्वितीय। महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं - महान दर्शन! यदि आप अपना समय इस तरह से आवंटित करने में कामयाब रहे कि चतुर्थांश II सबसे अधिक मामलों से भरा हो, तो आपको ईमानदारी से बधाई दी जा सकती है!

आपको क्या मिला?
आप पूरी तरह से जानते हैं कि "गेहूं को भूसे से अलग कैसे करें", मुख्य बात पर ध्यान केंद्रित करें, हर चीज पर अपना दृष्टिकोण रखें, क्योंकि आपके पास वर्तमान और भविष्य की परियोजनाओं के बारे में शांति से सोचने के लिए पर्याप्त समय है। आपके अपने सहकर्मियों के साथ अच्छे व्यापारिक संबंध हैं, आपके पास कोई ऐसा व्यक्ति है जिससे आप प्रश्न पूछ सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो सलाह ले सकते हैं।

क्यों?
आपकी प्राथमिकता प्रणाली आपकी विशेष गतिविधि के लिए उपयुक्त है।
आप जिम्मेदारियों को सौंपना जानते हैं और दूसरे लोगों की समस्याओं को सुलझाने में समय बर्बाद नहीं करते हैं।

चतुर्थांश III। कोई बात नहीं, लेकिन जरूरी? तुच्छ छोटी चीजें, अल्पकालिक लक्ष्य, क्षणिक रुचियां और समस्याएं।

आपको क्या मिला?
क्या आपको नहीं लगता कि आप सभी छेदों को बंद कर देते हैं? या आपने इसे स्वयं व्यवस्थित किया? आप नौकरी का सबसे महत्वहीन हिस्सा क्यों कर रहे हैं? आपके लिए बाकी सब कौन करता है?

यदि, इसके अलावा, आपके मैट्रिक्स में बिताए गए समय के मामले में दूसरे स्थान पर चतुर्थांश IV का कब्जा है, तो आप बर्खास्तगी के पहले उम्मीदवार हैं।

क्यों?
किसी कारण से, आपने अपनी सभी नौकरी की जिम्मेदारियों में से केवल महत्वहीन लोगों को चुना है। इसके अलावा, आपने स्वयं निर्धारित किया है कि आपके लिए मुख्य चीज क्या है, और घमंड क्या है। यदि आप स्वयं स्वीकार करते हैं कि आप महत्वहीन कार्यों में समय बर्बाद करते हैं, तो आप ऐसा क्यों करते हैं? निकट भविष्य और दीर्घावधि दोनों के लिए आपके पास न तो स्पष्ट लक्ष्य हैं और न ही योजनाएँ। यह तोड़फोड़ की तरह दिखता है, और सबसे पहले आप खुद इससे पीड़ित होंगे।

क्या करें?
यदि आप दूसरी नौकरी की तलाश में जा रहे हैं, तो पहले सोचें, आप अपने वर्तमान प्रबंधन से इस तरह के श्रम उत्साह के साथ किस सिफारिश पर भरोसा कर सकते हैं? अपने वर्तमान कार्यस्थल पर चीजों को व्यवस्थित करना शायद बेहतर है, ताकि आपका बॉस आपको अपनी आंखों में आंसू लेकर जाने दे और जैसे ही आप वापस आना चाहें, आपको स्वीकार करने का वादा करें। ऐसा करने के लिए, आपको अपने मामलों के गुरुत्वाकर्षण के केंद्र को चतुर्थांश II में "बस" स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, एक अनिवार्य और वास्तव में आवश्यक कर्मचारी बनें। ऐसा करने के लिए, आपको प्राथमिकताओं की सूची, कार्यों को पूरा करने के लिए शेड्यूल की तुरंत समीक्षा करने और समय बचाने वाली सभी तकनीकों में महारत हासिल करने की आवश्यकता है। आपके पास पीछे हटने के लिए कहीं नहीं है, आप एक ऐसे संकट में हैं जो बुरी तरह समाप्त हो सकता है!

चतुर्थांश चतुर्थ। महत्वहीन और गैर जरूरी मामले। आपको किस लिए भुगतान किया जाता है? आपको खर्च करने में कोई आपत्ति नहीं है
व्यर्थ कर्म करने के लिए आपका जीवन? टिप्पणियाँ ज़रूरत से ज़्यादा हैं।

"अत्यावश्यक चीजें आमतौर पर सबसे महत्वपूर्ण नहीं होती हैं,
और महत्वपूर्ण सबसे जरूरी नहीं हैं।"
डी. आइजनहावर

आपके आइजनहावर मैट्रिक्स के प्रारंभिक विश्लेषण से पता चला है कि जो लोग प्रयास कर रहे हैं और सफलता प्राप्त कर रहे हैं वे चतुर्थांश III और IV से चीजें करने से बचते हैं।

यदि आपके अधिकांश मामले चतुर्थांश I और III में हैं, तो आपके लिए यह नोट पढ़ना उपयोगी है: चतुर्थांश I और III