Лекция № 2 Кассовые операции.
Нормативное регулирование кассовых операций.
К кассовым операциям относятся операции по получению и расходованию наличных денежных средств непосредственно из кассы организации.
Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций являются:
Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98.
Порядок ведения кассовых операций в Р.Ф. утверждённый решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов»
Эти нормативные документы предусматривают
Наличие специально оборудованного помещения кассы
Ведение кассовой книги и других кассовых документов
Использование ККМ при осуществлении расчётов с населением
Хранение свободных денежных средств в учреждениях банков
Расходование наличных денег, полученных из банков строго на цели, указанные в чеке
Хранение в кассе наличных денег в пределах лимитов установленных обслуживающим банком.
Организация работы кассы.
Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Касса – это обобщённое подразделение, осуществляющая и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Оперативные кассы служат для приёма наличных денежных средств у населения за реализуемые товары с применение ККМ. Главная касса должна иметь изолированная помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надёжности в сохранении денежных средств. Все наличные деньги должны храниться в несгораемых металлических шкафах.
В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несёт материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. Приём кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После принятия на работу кассира с ним заключается договор о полной материальной ответственности. На его основании кассир несёт ответственность за сохранность средств в кассе, правильности оформления кассовых документов и ведения кассовой книги а так же за ущерб причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате недобросовестного отношения к своим обязанностям. Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскание сумм недостачи в полном объёме.
На малых предприятиях не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
Кассиру запрещается передоверять свою работу другим лицам. Доступ в помещение кассы лицам не имеющим отношения к её работе воспрещается.
Проведение кассовых операций контролируются коммерческими банками, которые обслуживают предприятие. Между предприятием и банком заключается договор, по которому устанавливается лимит кассы. Лимит кассы – это ограничение на остаток денег, который может находится в кассе на конец дня. Предприятия, не имеющие лимита должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность.
Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться в кассе только в дни выдачи заработной платы, пенсий, командировочных и т.д. в течении трёх рабочих дней, включая день получения денег в банке.
В свою очередь ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчётов между юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время данный лимит составляет 100 000 тысяч рублей.
За несоблюдение организациями условий работы с денежной наличностью, а так же несоблюдение порядка ведения кассовых операций к ним могут быть применены меры финансовой ответственности.
Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса. На крупных предприятиях может иметь филиалы в подразделениях. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия, не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка.
Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.
На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Российской Федерации и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
В случаях внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.
Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.
Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный ЦБ РФ от 22 сентября 1993 №40 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, но не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3-х рабочих дней.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса - это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?
Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:
- операция 1 - денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды - это приход по операционной кассе;
- операция 2 - выданы суммы сотрудникам под отчет - это расход по операционной кассе.
При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.
Назначение ККТ - фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.
В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.
Кассовый учет
Существует два вида кассового учета - базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:
- Приходный кассовый ордер - оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
- Расходный кассовый ордер - при выдаче наличных.
- Кассовая книга - в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
- Авансовые отчеты - составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
- Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
- расчетно-платежная форма Т-49;
- платежная ведомость Т-53.
Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.
Особенности упрощенного учета
С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.
Учет операций, которые проводятся через ККТ
Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ - кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.
Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.
Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.
Расходные операции бывают двух типов:
- Выдача денег из кассы сотруднику организации.
- Возврат денег покупателю.
В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.
Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.
- Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
- Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
- Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
- оформляется заявление о возврате, а на его основании - расходный кассовый ордер;
- по данным РКО составляется платежное поручение;
- по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).
Штрафные санкции
Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе , это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение - на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.
Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.
Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью - она может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Если продавец не выдал чек , на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому - 10000 рублей.
Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники , то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.
Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.
ТЕМА 1.2 КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ В РАЙОННЫХ УЗЛАХ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ
ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОВТОРЕНИЯ
1. Перечислите нормативные документы, которые регулируют учет кассовых операций в РБ.
2. Поясните сущность и значение кассовых операций.
3. Раскройте порядок документального оформления кассовых операций.
4. Поясните назначение приходного кассового ордере формы № КО –
5. Поясните назначение расходного кассового ордере формы № КО – 2
6. Поясните назначение кассовой книги формы № КО - 4.
7. Дайте определение: Лимит остатка кассы – это …
8. Какие обязанности выполняет кассир?
9. Охарактеризуйте операции, осуществляемые на счете 50 «Касса».
Для обеспечения быстрого и четкого обслуживания клиентуры на эксплуатационных предприятиях связи организуются операционные и Главная кассы.
Согласно правил ведения кассовых операций Главная касса - это касса, расположенная в здании предприятия связи и РУПС. Главная касса выполняет следующие функции:
Прием подкреплений из кассы обслуживающего банка;
Сдача выручки в кассу обслуживающего банка;
Отправка подкреплений наличными деньгами в отделения связи;
Приём сверхлимитных остатков касс отделений связи;
Ведение кассовой книги;
Хранение наличных денег и других ценностей.
Операционная касса – это касса отделения связи; она выполняет следующие функции:
Производит расчеты с клиентами за услуги;
Осуществляет расчеты с Главной кассой по высылке сверхлимитных остатков и поступлению из неё подкреплений денежной наличности;
Производит расчеты с работниками отделений связи по выплате заработной платы, аванса, пособий и других видов выплат.
Предприятия связи имеют право хранить в Главных кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимита остатка кассы, установленного согласно Правилам организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь.
Для установления лимита остатка Главной кассы, порядка и сроков сдачи выручки, размера расходования наличных денег, предприятия связи представляют в обслуживающий банк заявку, на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу.
Лимит остатка Главной кассы может быть пересмотрен в течение года на основании представленной заявки, но при этом предприятие должно предоставить обоснованные причины для изменения размера лимита.
Для хранения денежных сумм в Главных кассах предприятий оборудуются кладовые с противопожарными средствами. Помещение Главной кассы должно быть изолированным, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ посторонним в помещение Главной кассы строго запрещен. Категорически запрещается оставлять ключи в скважинах сейфов и других хранилищах во время производства операций. В кладовой Главной кассы для хранения денежной наличности и денежных документов, хранения брезентовых сумок с деньгами, полученными или подготовленными к отправке, устанавливаются в необходимом количестве сейфы, а для хранения прочих ценностей – железные шкафы.
Главные кассы должны быть оборудованы специальной сигнализацией с выводом на пункт централизованного наблюдения органов милиции. По окончании рабочего дня, производится проверка остатков денежной наличности и материальных ценностей. Далее все хранилища закрываются на ключ и опечатываются сургучной печатью.
Сейфы, железные шкафы, находящиеся в кладовых Главной кассы, опечатываются контрольной печатью, а кладовые двумя печатями страховой и контрольной.
Страховая печать и ключ от внутреннего замка кладовой хранятся у ответственного дежурного, а контрольная печать, ключи от сейфов и ключи от наружного замка кладовой – у работника, закрывающего помещение Главной кассы.
Помещения Главной кассы, кладовые, сейфы открываются теми же лицами, которые их закрывали и опечатывали.
Перед открытием помещения Главной кассы, кладовых, сейфов начальник Главной кассы обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. После открытия и осмотра кладовой и других хранилищ, при отсутствии повреждений, снятые печати уничтожаются. Запасные экземпляры ключей от Главной кассы, кладовых, сейфов, денежных хранилищ хранятся в специальном опечатанном пакете у начальника предприятия почтовой связи.
Определение кассы предприятия приведено в п. 1.2 Положения № 637. Так, касса – это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов.
Как видим, нынешние требования к кассе нельзя назвать особенно строгими. Вместе с тем, следует обратить внимание, что обязанность по обеспечению сохранности наличных средств ложится на руководителей предприятий. Ведь если по их вине не были созданы необходимые условия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то именно руководители и будут нести за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке (п. 4.1 Положения № 637) (см. санкции в Справочнике бухгалтера на с. 70).
Также напоминаем, что хранение в кассе наличности и других ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.
Ответственным лицом в кассе предприятия является кассир. Он осуществляет операции по оприходованию и выдаче наличности, оформляет их документально и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Для этого, в соответствии с п. 4.7 Положения № 637, руководитель предприятия при приеме на работу кассира в обязательном порядке заключает договор о полной материальной ответственности . Типовая форма такого договора приведена в приложении 2 к постановлению № 447 4 . Только после заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности он может быть допущен к выполнению своих обязанностей.
(4 Указанное постановление является действующим (письмо Минтруда от 27.05.2008 г. № 146/06/186-88).)
В частности, согласно Справочнику квалификационных характеристик профессий в обязанности кассира входит:
Осуществление операций, связанных с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия;
Обеспечение сохранности всех принятых ценностей;
Получение в учреждениях банка наличности;
Заполнение кассовой книги на основании приходных и расходных кассовых документов в день их поступления или выдачи;
Проверка правильности заполнения и наличия всех реквизитов на приходных и расходных кассовых ордерах, а также указанных в этих документах приложений (заявлений, накладных, счетов, справок и др.);
Подписание приходных кассовых ордеров и расходных документов сразу после получения или выдачи по ним наличности;
Выдача квитанций лицу, сдавшему наличность в кассу;
Оформление выданных и депонируемых сумм, связанных с оплатой труда (ставит штамп «Депонировано» или делает соответствующую запись в платежной ведомости возле фамилий лиц, которым не осуществлены в установленный срок выплаты, связанные с оплатой труда; составляет реестр депонируемых сумм, в платежной ведомости указывает фактически выплаченную сумму и сумму, которая подлежит депонированию, сверяет эту сумму с общим итогом по платежной ведомости и ставит свою подпись);
Выписка расходных кассовых ордеров на фактически выданную по платежной ведомости сумму, передача их для регистрации;
Ежедневное выведение в конце рабочего дня остатка денежных средств в кассе предприятия и передача в бухгалтерию отчета кассира вместе с приходными кассовыми ордерами и расходными документами под подпись лица, осуществляющего контроль за ведением кассовых операций.
На практике конкретные требования к кассиру предприятия, перечень его обязанностей и функций, а также порядок привлечения к ответственности за невыполнение возложенных на него функций устанавливаются с учетом требований Справочника квалификационных характеристик профессий в Должностной инструкции кассира, которая утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения работника под его подпись.
На основании ст. 134 КЗоТ кассиры предприятий, в случае необеспечения сохранности вверенных им денежных средств и других материальных ценностей, несут ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию .
Кассиром может быть:
Либо отдельный работник при существенном объеме наличных операций на предприятии;
Либо лицо, совмещающее указанные обязанности с другой должностью (как правило, бухгалтер или главный бухгалтер).
На предприятиях, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей может быть возложено, согласно письменному распоряжению руководителя, на бухгалтера или другого работника, с которым составляется договор о полной материальной ответственности.
Также надо помнить, что в соответствии с п. 4.8 Положения № 637 кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира выполнение его обязанностей возлагается на другого работника согласно письменному приказу руководителя. При этом с таким работником заключается договор о полной материальной ответственности на время выполнения им обязанностей кассира.
В случае отсутствия кассира (например, в связи с болезнью и т. д.) ценности, переданные ему под ответственность, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт, который подписывается указанными лицами.
Об обязанностях кассира и его ответственности также можно прочитать в № 11/2008 на с. 11.
