Проверка соцстраха какие документы. Выездная проверка ПФР и ФСС: что проверяют. Общий порядок камеральной проверки

Контроль за отчислениями предприятий страховых взносов в ФСС и осуществлением расходов производится региональными отделениями Фонда. Оперативным мероприятием контроля является камеральная проверка, проверяемый период которой составляет 3 месяца. Срок проведения процедуры исчисляется от даты представления налогоплательщиком расчета о начисленных и уплаченных взносах. В статье рассмотрим как проходит камеральная проверка ФСС, ее сроки и необходимые документы.

Основные моменты проведения камеральной проверки

Процедура проведения камерального мероприятия контроля имеет особенности:

• Основанием для начала проверки служит расчет, представленный налогоплательщиком.
• Для открытия проверки не требуется издание специального решения руководителя. Основанием для начала процедуры служит подача организацией или ИП отчетности – квартального расчета взносов. Мероприятия контроля охватывают предприятия, имеющие предпосылки к проверке.
• Проверка производится ревизорами Фонда в отделении ФСС без уведомления налогоплательщика. При отсутствии ошибок или необходимости подтверждения расходов предприятие не знакомят с процедурой и результатом.
• Проверяющий компанию ревизор учреждения имеет право запросить первичные документы для подтверждения отчислений или расходов.

Право, предоставляемое законодательством фонду для проведения контроля, установлено в ст. 37 Федерального Закона № 212-ФЗ от 24.07. 2009г. Камеральные проверки ФСС проводятся по аналогии с проверками ИФНС, порядок проведения которых установлен ст. 34 указанного ФЗ. Процедуры камерального контроля учреждений ФСС и ИФНС имеют совпадения по документообороту, срокам, основаниям проверки и оформлению результатов. Читайте так же статью: → , →

Предпосылки для проведения проверки

Налогоплательщики, регулярно представляющие отчетность, своевременно уплачивающие взносы и производящие умеренные расходы, редко подвергаются проверке ФСС. Под проверку попадают компании в случаях:

• Наличия значительного числа ошибок в отчетности и нарушений, противоречащих законодательству.
• Представления отчетности с пропуском сроков.
• Систематического превышения показателей расходов над начисленными взносами.
• Регулярного получения существенных сумм из бюджета для покрытия расходов, направляемых на социальные нужды.Возмещение производится при недостаточности собственных средств для покрытия расходов социального страхования.

Безусловным основанием для проведения камеральной проверки является подача налогоплательщиком расчета с заявлением на возмещение расходов.

Документы, проверяемые в ходе ревизии

Камеральная проверка преследует цель выявления соответствия учетных данных фактическим, законодательным нормам и подтверждения целевого расходования средств. Если в процессе проверки выявляются ошибки или данные, требующие подтверждения, предприятию предоставляется 5 дней на подготовку и подачу оправдательных документов. Инспектор ФСС имеет право затребовать документы, касающиеся начисленных, уплаченных взносов и произведенных расходов периода.

При проверке документов ревизором могут быть запрошены общие сведения о предприятии и деятельности. При выявлении ошибочных данных ответственные лица представляют объяснительные по поводу фактов допущенных нарушений.

Назначения выплат, проверяемые Фондом

В процессе контроля расходов ревизоры ФСС проверяют целевые затраты работодателя, направляемые на оплату:

• Пособий, выплачиваемых при наступлении временной нетрудоспособности, включая выплаты по беременности и родам.
• Единовременных выплат при рождении ребенка.
• Пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет.
• Пособий на погребение.
• Оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
• Путевок в оздоровительные учреждения.
• Расходов по травматизму и профессиональным заболеваниям.

Каждое направление расходов имеет свой перечень оправдательных документов, используемых при проверке инспектором. О наличии подтверждающих выплаты документов работодатель и сотрудники бухгалтерии должны позаботиться до произведения расчетов.

При подаче в Фонд пакета бумаг для подтверждения целевого назначения расходов перечень документов уточняется у ревизора.

Рассмотрим пример №1 перечня документов при выплате единовременного пособия при рождении ребенка. Работник предприятия ООО «Восток» Ковалева В.М. обратилась к работодателю за выплатой пособия при рождении ребенка. В бухгалтерию организации Ковалева В.М предоставила: заявление с просьбой о выплате пособия, копию свидетельства о рождении ребенка, оригинал справки из органов ЗАГСа о регистрации ребенка, оригинал справки, выданной работодателем супруга об отсутствии выплат.

По итогам квартала ООО «Восток» произвело возмещение расходов из бюджета и предоставило документы для проверки. Камеральная проверка ТО ФСС определила полноту документов для произведения выплаты.

Проверка выплат по листкам нетрудоспособности. Пример

Преимущественные суммы затрат направляются работодателями на выплаты по листкам нетрудоспособности. Работник получает на время отсутствия средний заработок, рассчитанный на основании предшествующих случаю 2-х лет. При проверке соответствия требованиям расчетов ревизором Фонда определяется полнота сведений.

Контроль ревизора направлен на подтверждение:

• Полноты реквизитов листка нетрудоспособности.
• Соответствия всех документов по датам – табеля учета рабочего времени, дат листка.
• Верности определения среднего заработка и стажа работника.
• Точности промежуточных данных расчета и итоговой суммы.

При определении длительности стажа, используемого для выплат по листкам нетрудоспособности, учитывается общий стаж. Рассмотрим один из распространенных случаев ошибок, допускаемых при расчете.

Предприятие ПО «Искра» выплатило пособие по нетрудоспособности работнику М., имеющего общий стаж менее 6 месяцев. На момент наступления болезни (открытия листка) стаж работника составил 5 месяцев 20 дней. На дату закрытия листка стаж составил 6 месяцев 3 дня. Бухгалтерский работник ПО «Искра» определила стаж на момент расчета, что противоречило дате наступления страхового случая. Выплата была произведена из расчета среднего заработка.

При проведении камеральной проверки ТО ФСС ревизор выявил расхождение данных, что привело к до начислению налога. Выплата работнику М. должна быть произведена из расчета размера МРОТ.

Порядок представления документов, запрашиваемых в ходе проверки

Документы, подаваемые в ФСС, представляются в виде дубликатов, заверенных установленным образом. Инспектор имеет право затребовать для сличения подлинники форм, представленных дубликатами. Нотариально заверенные документы для проверки в ФСС не представляются.

Порядок удостоверения документов зависит от организационной формы предприятия.

Работодатель должен заверить каждый документ, представляемый на проверку. Состав документов указывается в сопроводительном письме, содержащем номер и дату согласно журнала регистрации исходящих документов. Письмо заверяется подписью ответственного лица (руководителя, главбуха, ИП) и оттиском печати при ее использовании предприятием.Допускается представление документов в электронном виде, направляемых по каналам связи.

Составление акта камеральной проверки

При отсутствии у налогоплательщика документов, подтверждающих обоснованность расходов или выявлении не устраняемых ошибок начисления, а также при игнорировании запросов ФСС составляется акт проверки.На оформление акта отводится 10 дней, исчисляемый от даты окончания проверки.

Акт проверки не составляется, если нарушений законодательных норм в расчетах налогоплательщика не выявлено.

Ознакомление с актом руководителя проверяемого предприятия и подпись производятся в течение 5 дней. При отсутствии связи с предприятием или отказе в получении акт по истечении срока пересылается по почте. Датой вручения признается 6-й день после отправки (или 11-й день от даты издания). Возражения по факту проверки представляются в течение 15 дней, исчисляемых от даты получения акта.

Возражения по акту проверки

Налогоплательщик имеет право опротестовать данные акта камеральной проверки. Возражения, поданные в письменном виде по материалам проверки, направляются на имя начальника территориального отделения Фонда. Период рассмотрения начальником ТО ФСС возражений составляет 10 дней, рассчитываемый от даты подачи возражений (регистрации документа в ФСС). На основании представленных доказательств принимается решение об отказе в претензиях Фонда или привлечения к ответственности. Опротестовать решение можно только в порядке судебного делопроизводства.

Рассмотрим ответы на наиболее актуальные вопросы налогоплательщиков

Вопрос № 1. Сколько лет необходимо хранить документы, подтверждающие выплаты из ФСС?

Проверке подлежат расходы, направляемые на социальные страховые выплаты, произведенные в течение 3-х лет. При расчете ряда выплат используются суммы, полученные работником за предшествующие случаю 2 года, что нужно учитывать при сдаче документов в архив. Все документы, связанные с выплатами работников, хранятся в течение 6 лет согласно ст. 28 Закона № 212-ФЗ. В случае проведения камеральной проверки проверкой охватываются только документы, подтверждающие расходы по расчету.

Вопрос № 2. Может ли отделение ФСС затребовать документы, касающиеся предыдущего периода в рамках камеральной проверки?

Основанием для проведения камерального контроля служит расчет, представленный налогоплательщиком. Запрашивать документы, подтверждающие расходы предыдущих периодов, Фонд может только в рамках выездной проверки.

Вопрос № 3. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников о величине заработной платы в рамках камеральной проверки?

Опросы свидетелей на предмет выявления величины вознаграждений работников не разрешены законодательством.

Вопрос № 4. Какой срок отводится предприятию на оплату сумм, указанных в требовании по решению камеральной проверки.

На погашение долга перед ФСС в виде недоимки, пени или штрафа налогоплательщику предоставляется 10 дней от даты получения требования.

1. Каковы критерии отбора страхователей для проведения выездных проверок внебюджетными фондами.

2. Как подготовиться к выездной проверке ФСС и ПФР.

3. Как выстроить оптимальное взаимодействие с проверяющими.

3. Какие документы запрашивают инспекторы в ходе проверки и как их лучше подготовить.

Я рассказала, какие проверки устраивают страхователям внебюджетные фонды и каков порядок их проведения с точки зрения законодательства. Однако на практике то, что в законе так подробно и сложно описано, происходит несколько по-другому. Например, законодательством на проведение выездной проверки ФСС и ПФР отводится целых 2 месяца (не считая приостановлений), а у меня, как и в большинстве случаев, проверка проходила фактически меньше недели. В этой статье я поделюсь своим опытом прохождения выездной проверки ФСС и ПФР и дам практические рекомендации, как себя лучше вести с проверяющими и на что обратить внимание при подготовке документов.

Небольшое уточнение, чтобы сэкономить Ваше время: если уведомление о предстоящей проверке Вы уже получили и теперь вплотную занялись подготовкой к ней, предлагаю сразу перейти ко второй части статьи – практическим советам по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР. Ну а если уведомления пока нет, и Вы хотите оценить вероятность проведения проверки, чтобы подготовиться к ней заранее, — рекомендую читать по порядку.

Как определить вероятность проведения выездной проверки ФСС и ПФР

Как же определить, грозит ли Вам в ближайшем будущем выездная проверка ФСС и ПФР? Для этого воспользуемся критериями отбора плательщиков страховых взносов для проведения выездных проверок, которые установлены в письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010. Несмотря на то, что письмо это от 2010 года, более поздних разъяснений не было, поэтому, судя по всему, и в настоящее время ФСС и ПФР руководствуются им. В соответствии с письмом ФСС и ПФР, критерии отбора страхователей для проверок следующие:

1. Количество расчетов за 9 месяцев предшествующего года, предоставленных в ПФР и ФСС, не совпадает.
2. Страхователь осуществляет расходы на обязательное социальное страхование за счет средств ФСС (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и т.д.).
3. Несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2). Это касается периодов до 2014 года, так как начиная с 2014 года форма отчета РСВ-1 включает сведения персучета.
4. Наличие у страхователя значительных сумм выплат в пользу работников, не облагаемых страховыми взносами (например, суммы компенсаций за использование личного имущества сотрудников в служебных целях, суммы материальной помощи в установленных законодательством пределах т. д.).
5. Применение пониженных тарифов страховых взносов. Подробнее о применении пониженных тарифов можно прочитать
6. Наличие ошибок и несоответствий по результатам проведения камеральных проверок.
7. Наличие задолженности по страховым взносам в течение более двух периодов подряд.
8. Отнесение страхователя к числу крупнейших плательщиков, для которых характерны наибольшая сумма облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или среднесписочная численность работников.
9. Уменьшение сумм начисленных взносов по сравнению с предыдущими периодами без изменения численности работников.
10. Наличие информации от налоговых органов о проведении страхователем различных схем минимизации налогов и взносов.

Таким образом, чем большему количеству критериев соответствует Ваша организация или ИП, тем вероятность проведения проверки выше.

Мой опыт и рекомендации по прохождению выездной проверки ФСС и ПФР

А теперь, как и обещала, я расскажу про свой опыт прохождения выездной проверки ФСС и ПФР (кстати, успешный) и дам практические советы. Прежде всего, наша организация стала объектом проверки не случайно, а так как соответствовала сразу нескольким критерием отбора страхователей для проверок:

• Применение пониженных тарифов страховых взносов (организация осуществляет деятельность в области информационных технологий);
• Большие суммы возмещения расходов на обязательное социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством из ФСС (в основном за счет отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
• Наличие выплат работникам, которые не входят в базу для начисления страховых взносов (компенсации за использование личного автотранспорта, материальная помощь при рождении ребенка).

Проверка проходила в декабре 2013 года, соответственно, проверялись периоды 2010, 2011 и 2012 годы. Примерно за две недели до начала проверки позвонила представитель ПФР и предупредила, что наша организация значится в плане выездных проверок, сказала, когда начнется проверка, какие документы (в общем) нужно подготовить, сообщила свои координаты, а также озвучила состав комиссии: по одному представителю от ФСС, ПФР и из налоговой (так как применялись пониженные тарифы). Позже, примерно дня через три, позвонил представитель ФСС и также сообщил о предстоящей проверке. Больше никаких уведомлений (по почте, факсом, по электронной почте и т.д.) в наш адрес не поступало.

В телефонном разговоре инспекторы ПФР и ФСС уточнили адрес, на который им выезжать для проверки (у нас этот адрес не совпадал с юридическим). Кстати, проверяющим, как оказалось, абсолютно все равно, по какому адресу организация предоставит им помещение для проведения проверки: по юридическому или по какому-то другому.

Лучше, если выездная проверка ФСС и ПФР будет проходить на Вашей территории , а не на территории проверяющих, по следующим причинам:

• Обеспечение сохранности документов. Оригиналы документов проверяющие не имеют права изымать или выносить за пределы помещения страхователя. Однако если проверка проходит на их территории, органы ФСС и ПФР могут запрашивать оригиналы документов для ознакомления, то есть часть документов придется отвозить, затем возвращать и постоянно контролировать, чтобы при перевозке документы не потерялись или не испортились. Поэтому, когда проверка проходит на Вашей территории, можете быть уверены, что все документы находятся в целости и сохранности, так как ни Вы, ни проверяющие не будут их выносить.

• Экономия времени и материальных ресурсов. Если проверка проходит на Вашей территории, то отпадает необходимость тратить время на поездки в ФСС и ПФР по их запросам (для предоставления документов, дачи пояснений и т.д.). Кроме того, все документы Вы можете предоставить проверяющим в оригиналах, то есть сэкономить свое время и ресурсы на подготовку копий документов и составлений описей к ним. Правда, проверяющие все-таки могут запросить копии отдельных документов для того, чтобы приложить к материалам проверки, но это гораздо меньше, чем копии со всех проверяемых документов.

• Возможность подробнее узнать, что от Вас требуется, и избежать лишних вопросов со стороны проверяющих. Я приведу пример: инспектор ФСС запросил у меня «основание применения пониженных тарифов нашей организацией», при этом все документы, подтверждающие наше соответствие установленным в законе критериям (средняя численность работников, доля доходов от ИТ-деятельности, выписка из реестра аккредитованных организаций) были предоставлены в первый же день проверки. Не сразу я поняла, что же от меня требуется, думаю, и сам инспектор это не сразу понял. В итоге я принесла распечатку статьи 58 закона № 212-ФЗ, в которой перечислены категории страхователей, имеющие право применять пониженные тарифы страховых взносов. Вы не поверите, но это вполне устроило инспектора. Если бы проверка проходила на территории проверяющих, сложно представить, сколько времени и сил ушло бы на урегулирование этого вопроса.

• Личный контакт. Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе. Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

• Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело. Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно. Это очень важно, потому что проверяющие, особенно со стажем, отличные психологи, они сразу видят, когда человек нервничает или пытается хитрить. Поэтому чтобы Вам поверили, Вы сами должны твердо верить в свою правоту.

• Создайте проверяющим комфортные условия. Лучше, если они будут находиться в отдельном кабинете: и им спокойнее да и Вам. Можно ненавязчиво поставить у них в кабинете чайник, чай, что-то к чаю, показать, где налить воды и т.д. Некоторые думают, что если проверяющим будет некомфортно, то они захотят уйти и побыстрее закончить проверку. Поверьте мне, это не так. Быстрее, чем запланировано, проверка все равно не закончится, а вот то, что инспекторы не захотят долго находится на Вашей территории, это скорее минус (см. совет №1): они вправе затребовать копии необходимых документов, вызывать Вас к себе для дачи пояснений – а это дополнительное время и ресурсы. И, кстати, то, что инспектор находится на вашей территории, вовсе не означает, что он занят проверкой. У нас, например, последние два дня из пяти, один из проверяющих смотрел футбол у себя на ноутбуке. Ну что ж, нам не жалко, а человеку приятно. Так что, лучше потесните своих работников, но не проверяющих.

• Соблюдайте дистанцию в общении с проверяющими. Предлагая чай, кофе, воду и другие удобства, делайте это подчеркнуто вежливо, из приличия, а не из желания подкупить. Ни в коем случае не нужно быть слишком назойливыми, постоянно интересоваться «не нужно ли чего?» или предлагать какие-то угощения, тем более спиртные напитки. Все это только вызовет подозрения и раздражение со стороны инспекторов, потому что, во-первых, хоть проверка и совместная, но они представители разных структур и друг перед другом будут «держать планку», а во-вторых, и в-главных, они находятся при исполнении служебного задания, цель которого – выявить нарушения с Вашей стороны, если таковые имеются.

• Отстаивайте свое мнение. Если проверяющие указывают Вам на ошибки, по их мнению, не соглашайтесь и не пытайтесь все сходу объяснить. Лучше скажите, что Вам нужно какое-то время, чтобы все обдумать и подготовить ответ. За это время соберите необходимые аргументы и подтверждения своей правоты. Даже если Вы понимаете, что нарушение есть, это не повод отчаиваться, наоборот, нужно собраться и, во-первых, понять, чем это может грозить, а во-вторых, попытаться исправить. Например, у вас отсутствует лист временной нетрудоспособности, в этом случае нужно обратиться в мед. учреждение, чтобы выдали дубликат, а проверяющим предоставить пояснительную записку, почему отсутствует документ, и копию запроса на получение дубликата, как подтверждение того, что Вы приняли меры. Или, как было в моем случае. Проверяющие упорно настаивали, что взносами не облагаются только компенсация работникам за использование личного автомобиля, который принадлежит на праве собственности, если же автомобиль управляется по доверенности, то такие выплаты должны входить в базу. Однако я нашла и распечатала выдержки из ГК РФ, из которых следует, что имущество может принадлежать не только на праве собственности, но и на праве пользования и распоряжения. А так как определение «личного имущества» законодательно не конкретизируется, значит, под это определение попадает и имущество, используемое по доверенности. В итоге проверяющие приняли мою позицию, тем более, что все необходимые документы по выплате компенсаций были в наличии.

• Помните, что как бы ни повели себя проверяющие, у Вас с ними интересы противоположные, просто будьте максимально дипломатичными и держите ухо востро. В моем случае я изначально действовала согласно первым трем правилам и проверяющие придерживались такого же стиля общения, ничего личного. В итоге нарушений у нас не нашли, правда нашли неуплаченную сумму пеней по взносам в ФСС за 2011 год, в общей сложности не больше 10 рублей, которую мы оплатили и разошлись с миром. Однако я знаю случай, когда проверяющие сами выбрали полуформальный стиль общения, вроде такие добрейшие люди, абсолютно позитивно настроенные. Страхователь общался с ними в таком же ключе, вроде «нормальные ребята, понимающие». Инспекторы рассказывали про свою нелегкую жизнь, ну а страхователь про свои проблемы насущные, как бизнес нелегко поддерживать, какие налоги большие… И вроде ведь все понимали, сочувствовали, и на ошибки глаза закрывали, вот только в акте выездной проверки написали «Привлечь к ответственности» и штраф впаяли. Так что будьте бдительны.

Теперь, давайте поговорим о самом главном – о том, какие документы, запрашивают инспекторы ФСС и ПФР при выездной проверке. Как я уже говорила, в моем случае, в проверке участвовал еще и инспектор налоговой, у которого также был свой перечень требуемых документов. Ещё при уведомлении по телефону проверяющие озвучили примерный список документов, в который входили учредительные документы, внутренние нормативные акты по оплате труда, расчетные ведомости, кассовые и банковские документы, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС за 3 года, подлежащие проверке, а также документы, подтверждающие применение пониженного тарифа. Когда же инспекторы пришли, они вручили требование о предоставлении документов, в котором были прописаны все возможные документы, прямо или косвенно касающиеся начисления и уплаты страховых взносов: учредительные, кадровые документы, бухгалтерские регистры, отчетность в фонды и различные подтверждающие документы. В этом требовании содержался перечень документов, которые проверяющие могли запросить, он скорее универсальный. По факту документы в ходе проверки предоставлялись по устным запросам инспекторов и объем их был меньше, чем в требовании.

Итак, какие документы предоставляла я в ходе выездной проверки ФСС и ПФР:

• Документы, подтверждающие право применять пониженный тариф страховых взносов для организаций, осуществляющих деятельность в области информационных технологий: статистические формы ПМ за 9 месяцев каждого года, содержащие сведения о средней численности работников; выписка из реестра аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ; Заявления о подтверждении основного вида экономической деятельности и справки-подтверждения за каждый год, где указана доля доходов от основного вида деятельности в области ИТ. Кроме того, налоговый инспектор запросил книги учета доходов и расходов по УСН, уведомление о возможности применения УСН, Сведения о среднесписочной численности работников, а также бухгалтерские регистры «анализ счета» по счетам 90, 91, 51, 50.

• Учредительные документы и внутренние распорядительные документы по оплате труда (заверенные копии): устав, приказы о назначении директора и главного бухгалтера, положение об оплате труда, о премировании, о выплате материальной помощи, о разъездах (так как некоторые сотрудники получают надбавку за разъездной характер работы), штатное расписание со всеми редакциями.

• Документы, подтверждающие расходы, произведенные за счет ФСС: больничные листы по временной нетрудоспособности с расчетами пособий, справки сотрудников с других мест работы для расчета пособий; больничные по беременности и родам с расчетами и подтверждающими документами; документы на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и выплату пособия.

• Табели учета рабочего времени, приказы о премировании сотрудников (эти документы проверяющие быстро вернули обратно, скорее всего, их интересовал факт наличия документов без детальной проверки).

• Авансовые отчеты, кассовые документы (кассовые книги, отчеты кассира-операциониста), банковские выписки (посмотрев на количество пачек с выписками, а их было порядка 36 штук, по одной толстой пачке за каждый месяц, инспекторы не стали брать их к себе в кабинет на проверку, а запросили карточку счета 51 в электронном виде).

• Документы, подтверждающие выплаты работникам, не входящие в базу для расчета страховых взносов: приказы на выплату материальной помощи при рождении ребенка с заявлениями работников и копиями свидетельств о рождении детей, документы на выплату компенсаций за использование личного автотранспорта в служебных целях.

• Договоры гражданско-правового характера с актами выполненных работ, договоры предоставления займа сотрудникам.

• Своды заработной платы (по видам начислений в целом по организации) и расчетные ведомости (по видам начислений по каждому работнику) помесячно – эти документы я сформировала в 1С ЗУП.

• Бухгалтерские регистры «карточка счета» по счетам 91, 73, 76, 51, 50 в электронном виде.

• Отчеты в ФСС, в том числе промежуточные Расчеты 4-ФСС, отчеты в ПФР РСВ-1 и сведения персонифицированного учета.

Пожалуй, на этом список документов, которые я предоставляла в ходе выездной проверки ФСС и ПФР, закончен. Обращаю Ваше внимание на то, что документы требовались за весь проверяемый период, 2010-2012 годы. Какие-то документы проверяющие держали у себя дольше (например, расчетные ведомости по заработной плате, документы, подтверждающие расходы за счет ФСС), какие-то возвращали в этот же день (авансовые отчеты, кассовые документы).

• Действуйте на опережение. Необходимо понимать, что инспекторы выходят на проверку с четким планом, основанном на предварительном анализе сданных Вами отчетов, на результатах предыдущих проверок и сведениях об организации в целом, собранным из различных источников. В этом плане определяются аспекты, по которым наиболее вероятно наличие существенных ошибок и нарушений в расчете и перечислении страховых взносов. Исходя из плана проверки формируется перечень запрашиваемых документов. Таким образом, Вы можете опередить события и подготовить заранее документы, которые с наибольшей вероятностью заинтересуют инспекторов. Например, если в организации были выплаты работникам, не облагаемые взносами, или выплачивались вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, проверяющие наверняка запросят документы-основания этих выплат. Поэтому до начала проверки постарайтесь составить максимально полный и подробный перечень документов, которые нужно подготовить, чтобы избежать неожиданностей уже в ходе проверки.

• Готовьте документы заранее. По составленному перечню определите документы, которые требуют значительных доработок или которые отсутствуют совсем. И в первую очередь займитесь подготовкой этих документов, чтобы не заниматься этим в процессе проверки. Я практически заново распечатывала расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, а кадровик дорабатывал штатное расписание и изменения к нему.

• Обращайте внимание на подписи. Во-первых, подписи главного бухгалтера и директора на документах должны соответствовать приказам о назначении этих должностных лиц. То есть если в 2011 году был один главный бухгалтер, а 2012 уже другой, то и подписи на документах за эти периоды должны быть разные. Особенно на это нужно обращать внимание, если документы распечатываются сразу за несколько периодов. Во-вторых, подписи должны присутствовать в документе, если это является обязательным реквизитом. Например, в кассовых документах, в авансовых отчетах, подписи директора и работника в приказах руководителя, в договорах и т.д. К слову, подлинность подписи инспекторы вряд ли станут проверять, а вот ее отсутствие вероятно заметят.

• Предоставляйте документы к проверке в аккуратном и собранном виде. Встречают по одежке, поэтому свое впечатление, по крайней мере, перовое, инспекторы сформируют исходя из того, в каком виде предоставляются документы. Согласитесь, сваленные в хаотичном порядке груды «документов» наводят на определенные мысли по поводу состояния учета в целом и расчетов по страховым взносам в частности. Поэтому документы лучше скомпоновать по видам и по периодам, чтобы можно было без труда найти нужный документ. Сшивать документы или нет, это дело Ваше. Некоторые считают, что документы лучше сшить, чтобы у проверяющих не было возможности что-то прихватить с собой, хотя это и незаконно. Я документы не сшивала (за исключением выписок банка, кассовых документов и авансовых отчетов), а сложила в папки на кольцах, потому что, на мой взгляд, так гораздо удобнее просматривать документы и при необходимости делать копии. Кстати, пропажи документов после проверки замечено не было.

• Ну и главная рекомендация – уберите все лишние документы перед проверкой. Внимательно пролистайте все папки с документами к проверке и оставьте только «белые»: проверяющим совсем необязательно видеть расчеты «серых» зарплат, если таковые имеются, Ваши черновики, пометки, закладки наподобие «не хватает приказа» или «заменить» и т.д.

Вот, пожалуй, все, что я хотела рассказать о своем опыте прохождения выездной проверки ФСС и ПФР, о взаимодействии с инспекторами и подготовке документов. Я постаралась изложить все как можно более подробно, чтобы не упустить важные детали. Надеюсь, статья Вас не утомила, а информация, представленная в ней, окажется полезной Вам.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Как показывает практика, у плательщиков страховых взносов возникает множество вопросов, касающихся проверок, которые проводит ФСС. Поэтому мы решили напомнить о том, кто контролирует правильность исчисления работодателями, полноту и своевременность уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное социальное страхование. Кроме того, остановимся на вопросах, непосредственно связанных с самой процедурой проведения проверки. Какие же конкретно документы интересны проверяющим из ФСС в первую очередь? Какие бухгалтерские и налоговые регистры они проверят наиболее тщательно? На какие выплаты в пользу физических лиц будет обращено самое пристальное внимание?

Проверка правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) в ФСС и его территориальные органы страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством осуществляется посредством проведения соответствующего контроля.
ФСС вправе проверить деятельность любого работодателя. Существуют два вида проверок: камеральные и выездные (ч. 1 ст. 33 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ)).

Камеральная проверка

Камеральная проверка отчетности проводится в течение трех месяцев со дня представления плательщиком страховых взносов расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам (ч. 2 ст. 34 Закона N 212-ФЗ). Такая проверка проводится по месту нахождения территориального органа ФСС. При этом специального решения руководителя территориального органа ФСС для нее не требуется.
В рамках камеральной проверки осуществляется контроль:
- отчетности, представленной страхователями в отделение ФСС;
- правильности произведенных расходов при обращении страхователя за выделением средств.
Кроме того, отделения ФСС вправе одновременно проводить камеральную проверку правильности расходов на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию согласно Федеральному закону от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", а также истребовать у плательщика страховых взносов документы, подтверждающие расходы на выплату обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 7 ст. 34 Закона N 212-ФЗ).

Выездные проверки

Территориальные органы ФСС разрабатывают ежегодные планы проверок, в соответствии с которыми они будут осуществлять контроль соблюдения законодательства плательщиком страховых взносов (ч. 3 ст. 33 Закона N 212-ФЗ). Заранее извещать лиц о предстоящей проверке органы ФСС не обязаны.
Применяя свои контрольные полномочия, территориальные органы ПФР и ФСС вправе проводить не чаще одного раза в три года совместные выездные проверки плательщиков страховых взносов (ч. 1 ст. 33, ч. 10 ст. 35 Закона N 212-ФЗ). При этом государственные (муниципальные) учреждения не являются исключением для таких проверок. Кроме того, в рамках выездной проверки ФСС вправе проверять деятельность обособленных подразделений плательщика страховых взносов.
Отметим, что в Письме ПФР N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010 определены основные критерии, по которым отбирают страхователей для проведения проверки. К ним относятся, в частности:
- количество расчетов (ф. РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), которые страхователь представил в органы ПФР и ФСС (их количество должно совпадать);
- наличие у плательщика страховых взносов расходов, финансируемых за счет средств ФСС (например, пособий по временной нетрудоспособности, которые выплачиваются начиная с четвертого дня болезни работника);
- осуществление страхователем выплат в пользу физических лиц, не облагаемых страховыми взносами (например, выдача материальной помощи, командировочных расходов);
- применение пониженных тарифов страховых взносов (в том числе одновременное применение общих и льготных ставок);
- несоответствия в расчетах (ф. РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно если страхователь не представил объяснений);
- недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд;
- нахождение страхователя в числе крупнейших плательщиков;
- уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась;
- неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам;
- поступление информации от налоговых органов об участии страхователя в схемах минимизации сумм страховых взносов, подлежащих уплате.
При этом исходя из практики к случаям, когда нужно ожидать выездную проверку ФСС, можно также отнести следующие:
- организация произвела значительные расходы за счет средств ФСС;
- организация получила значительные суммы от ФСС на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию;
- камеральную проверку.
Поэтому помните: если страхователь отвечает одному или нескольким из перечисленных критериев, то вероятность выездной проверки со стороны органов ПФР и ФСС в отношении него достаточно велика.
Проверка может быть как сплошной, так и выборочной. Ее вид зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета страхователя. Но важным фактором является вероятность обнаружения нарушений исчисления страховых взносов. Должностные лица, проводящие проверку, решение принимают самостоятельно.

Что проверяют органы ФСС?

ФСС и его территориальные органы проверяют:
- правильность расчета и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- правильность расчета и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний";
- правильность расходов на выплату обязательного страхового обеспечения.

К сведению. Федеральные фонды обязательного медицинского страхования не являются органами контроля и не могут проводить проверки по страховым взносам на обязательное медицинское страхование. Проверки и администрирование таких платежей осуществляет ПФР. Повторные проверки по страховым взносам проводиться не должны.

При выездной проверке учреждения, а также по ее результатам должностные лица ФСС имеют право (ч. 1 ст. 29 Закона N 212-ФЗ):
- требовать документы по установленным формам, которые служат основанием для исчисления и уплаты страховых взносов и подтверждают правильность такого исчисления (уплаты);
- получать пояснения;
- сверять данные учета и отчетности;
- определять суммы страховых взносов расчетным путем на основании имеющейся у них информации.

Обратите внимание! В соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона N 212-ФЗ срок хранения документов, подтверждающих расходование средств на обязательное социальное страхование, составляет шесть лет.

При проведении проверок внебюджетными фондами вы вправе представлять и отстаивать свои интересы лично или через представителя. Если контролеры проводят выездную проверку, вы вправе присутствовать на ней.
Если вы откажетесь впустить проверяющих к себе на территорию или в помещение, они имеют право самостоятельно рассчитать за вас суммы страховых взносов к уплате на основании имеющейся у них информации о страхователе и данных об аналогичных организациях и учреждениях. Аналогично будет производиться расчет в случае отсутствия учета объектов обложения или ведения такого учета с нарушением установленного порядка, не позволяющим исчислить страховые взносы.

Какие документы готовить для проверки?

Проверяющие из ФСС вправе истребовать у учреждения копии необходимых для проверки документов (ст. 37 Закона N 212-ФЗ). Перечень этих документов должен содержаться во вручаемом организации требовании об их представлении.
Итак, проверяющим для проведения проверки могут понадобиться:
1) учредительные документы. По ним устанавливается соответствие между данными, указанными в учредительных документах, и фактическими данными, в том числе сведениями о наименовании юридического лица, его юридическом адресе (адресе места нахождения) и фактическом адресе осуществления деятельности, видах деятельности и пр.;
2) учетная политика. Изучается выбранная плательщиком совокупность допускаемых способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности плательщика страховых взносов, принятая совокупность способов ведения бухгалтерского учета;
3) лицензии, действующие в проверяемом периоде, и другие документы;
4) отчетность по страховым взносам. Проверяются своевременность и полнота представления расчетов в территориальные органы, осуществляющие контроль за уплатой страховых взносов. В случае представления уточненных расчетов проверяются периоды, за которые они были представлены, даты представления уточненных расчетов с указанием сроков представления: до начала проверки, в ходе проверки, после окончания проверки. При этом выездной проверке подлежит последний уточненный расчет, представленный в ФСС до даты ознакомления плательщика страховых взносов или его уполномоченного представителя с решением о проведении выездной проверки;
5) бухгалтерская отчетность плательщика страховых взносов, синтетические регистры бухгалтерского учета за проверяемый период. Рассчитываются и сравниваются суммы, отраженные плательщиком страховых взносов в главной книге по счетам бухгалтерского учета, в частности по расчетам с персоналом по оплате труда, расчетам по социальному страхованию и обеспечению, по кассе и расчетным счетам в банке, по расчетам с подотчетными лицами с суммами (пристальное внимание будет уделено возврату неиспользованных подотчетных сумм), отраженными по этим же счетам в регистрах бухгалтерского учета: карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены. При этом отдельно проверяются суммы выплат, отраженные в регистре бухгалтерского учета по счету "Касса", и суммы выплат, отраженные в расчетных ведомостях на выдачу аванса, заработной платы, премий и других вознаграждений, расходных кассовых ордерах и других документах;
6) аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.) по счетам расчетов по оплате труда, прочим выплатам персоналу и начислениям на указанные выплаты, расчетов по страховым взносам и прочих расчетов.
В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).
Обороты по счетам расчетов по страховым взносам, а также отраженные на этих счетах показатели сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме-4 ФСС;
7) организационно-распорядительные документы, например приказы, действующие в проверяемом периоде, локальные акты (коллективные договоры), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры гражданско-правового характера. Другими словами, изучаются документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;
8) операции по всем лицевым и банковским счетам, кассовым операциям.
Особое внимание уделяется выплатам, произведенным путем безналичных расчетов, которые могут быть не учтены при исчислении страховых взносов.
Следует отметить, что тщательной проверке подвергаются и выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, и (или) договорам, регулирующим авторские права.
Проверяются расходные кассовые операции, особенно выплаты, произведенные наличными денежными средствами, и др.
Проводится сверка сумм, фактически начисленных и выплаченных физическому лицу из кассы организации, с данными его лицевого счета и формы индивидуального учета.
Кроме того, при проверке отдельное внимание будет уделено правильности определения сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, проверено их соответствие ст. 9 Закона N 212-ФЗ, а также документальное подтверждение и размер выплаты.
Отдельно укажем документы, которые могут быть истребованы проверяющими для подтверждения правильности расходования средств ФСС:
1) пособие по временной нетрудоспособности:
- листки нетрудоспособности;
- расчет пособия;
- приказы о приеме на работу;
- табели учета рабочего времени;
- расчетно-платежные ведомости;
- трудовые книжки работников;
2) пособие по беременности и родам:
- документы, перечисленные в п. 1;
- заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам;
- приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;

3) пособие по уходу за усыновленным ребенком на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней со дня его рождения (при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 дней со дня их рождения):
- заявление о предоставлении отпуска с указанием его продолжительности;
- приказ о предоставлении отпуска в связи с усыновлением;
- расчет пособия;
- копия решения суда об усыновлении;
- справка о рождении, выданная органом ЗАГСа (копия свидетельства о рождении);
- справка с места работы (службы) другого супруга о том, что отпуск в связи с усыновлением ребенка им не используется или что супруга не находится в отпуске по беременности и родам;
4) единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности:

- справка из медицинской организации, в которой женщина встала на учет в ранние сроки беременности;
5) единовременное пособие при рождении ребенка:
- заявление о назначении пособия;
- справка о рождении, выданная органом ЗАГС;
- справка с места работы (службы) другого супруга о том, что пособие ему не выплачивалось;
6) пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет:
- заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выплате пособия;
- приказ о предоставлении отпуска;
- копия свидетельства о рождении ребенка;
- справка с места работы другого родителя, что он не находится в отпуске по уходу за этим ребенком и ему это пособие не выплачивается;
7) пособие на погребение (выплачивается работодателем по последнему месту работы):
- заявление на выплату пособия;
- справка о смерти, выдаваемая органом ЗАГС;

К сведению. Возможность получения материальной помощи при организации похорон, как правило, дается родственникам усопшего. Однако оформить названное пособие может любой человек, взявший на себя ответственность и расходы на проведение действий по захоронению, независимо от степени родства с покойным (например, сотрудники, друзья и др.).

8) оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами:
- заявление о предоставлении дополнительных выходных дней;
- расчет среднего заработка;
- копия свидетельства о рождении и об инвалидности ребенка и справка органов социального обеспечения о том, что ребенок не содержится в специализированном детском учреждении;
- приказ (распоряжение) руководителя организации о предоставлении работнику дополнительных выходных дней;
- справка с места работы другого родителя о том, что ему не предоставляются дополнительные выходные дни.
В случае непредставления требуемых документов контролеры могут наложить штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (ст. 48 Закона N 212-ФЗ).

Не исключено, что проверяющие захотят провести опрос сотрудников учреждения о том, какую конкретно заработную плату оно им выплачивало, например, если будут подозрения, что имели место так называемые схемы уменьшения размеров страховых взносов. Однако Закон N 212-ФЗ не наделил контролеров правом проводить подобные опросы и привлекать работников организации и иных лиц в качестве свидетелей. Также законодательством не предусмотрено, что полученные свидетельские показания должны учитываться при вынесении решения по результатам контрольных мероприятий.

С проверкой из ФСС столкнуться может любая организация. Проводят их как выездные, так и камеральные. Какие документы при этом запрашивают? В статье рассмотрим что проверяет ФСС при выездной проверке в 2019 году, а также что грозит работодателю в случае невыполнения требований ФСС.

Что проверяет ФСС

Можно выделить несколько основных моментов, существующих в деятельности практически любой компании, которые могут заинтересовать ФСС:

• Начисление и уплата взносов (правильность начисления, своевременна ли уплата);
• Порядок траты денег, которые страхователь начислил по таким страховым случаям, как декретный, больничный или отпуск по уходу за ребенком;
• Путевки;
• Порядок траты денег, перечисленных при получении сотрудником травмы.

Таким образом, проверяющие из ФСС следят за тем, чтобы перечисляемые выплаты по страховому обеспечению были обоснованными, а взносы рассчитаны верно и перечислены вовремя.

Для дополнительного контроля отправляемых отчетов в ФСС, компании могут проверить их при помощи специальной проверки ФСС. Она проверяет правильно ли работодатель заполнил расчет, определил базу, а также сумму начислений и выплат. Такая проверка осуществляется исходя из контрольных соотношений и выполняется бесплатно.

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

• Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
• Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
• Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
• Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Важно! Узнать о предстоящих плановых проверках ФСС можно на их официальном сайте по региональному отделению.

Что проверяет ФСС при выездной проверке в 2019 году

Как уже отмечалось выше, выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой. Для проверки соблюдают ли плательщики взносов требования законодательства, ФСС составляет план на год. Причинами для плановых проверок становятся: запросы средств на выплату пособий, жалобы от работников, а также процессы ликвидации и реорганизации компании.

Важно! Основное, что интересует проверяющих из ФСС, это то, каким образом происходят траты переведенных сумм, порядок начисления и уплаты взносов в случае больничных или декретных выплат.

Выездная плановая проверка ФСС

Проводится выездная плановая проверка не чаще раза в три года (№255-ФЗ). За исключением следующих случаев:

• В ФСС поступила жалоба от работника на своего работодателя;
• При «камералке» были найдены ошибки в начислении или уплате взносов, либо в расходовании средств ФСС.

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

• Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
• Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
• Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Важно! ФСС проверяет не только правильность заполнения больничного работодателем, но то, как его заполнило медучреждение. Не допускаются ошибки в ФИО работника или наименовании работодателя.

Какие документы потребует ФСС при проверке

Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.

Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.

Результаты выездной проверки

По итогам проведения выездной проверки ФСС составляет акт. Первоначально, до акта проверки, в последний день проверки проверяющий из ФСС составляет справку, где указывается предмет проверки, а также сроки проведения.

Важно! Акт по результатам проверки составляется в течение 2 месяцев после выдачи такой справки. После составления акта, в течение 5 дней его передают проверяемой компании.

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов.

Контроль отчислений в ФСС и социальных расходов предприятий, производимый сплошной проверкой документов, осуществляется в рамках выездной проверки Фонда. Охватываемый контролем период составляет 3 календарных года, предшествующих проверке. В статье мы разберем как проводится выездная проверка ФСС, что проверяют, какие необходимы документы и размер штрафов.

Общие сведения о плановых и внеплановых выездных проверках

Законодательством установлена обязанность проведения совместных проверок фондов ФСС и ПФР (ст.33 № 212-ФЗ ). Ревизоры каждого из фондов проверяют свою часть отчислений предприятия. Утверждение плана проверок производится перед началом календарного года. Данные документа не подлежат публикации и используются только для служебного пользования.

Наряду с плановыми мероприятиями проводятся внеплановые выездные проверки ФСС, осуществляемые при ликвидации, реорганизации компании или по жалобам сотрудников. Внеплановые проверки могут осуществляться ФСС отдельно от ПФР и вне зависимости от сроков окончания предыдущего мероприятия планового контроля.

Выездная проверка ФСС проводится на территории предприятия. В исключительных случаях, при отсутствии условий на предприятии, документальный контроль производится в расположении территориального отделения.

Проведение повторных проверок

Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:

• Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
• Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.

Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.

Основания и причины для включения предприятия в план проверок

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, подлежат проверкам фондов. В план проверок преимущественно включаются предприятия, имеющие показатели:

• Несовпадение данных налоговых баз по периодам, указанных в расчетах, представленных в ФСС и ПФР.
• Наличие ошибок в начислениях, расходах, выявленных по результатам камеральных проверок (см. → , → ).
• Систематическое несоблюдение графика представления отчетности.
• Наличие задолженности по взносам, указанным в отчетности на протяжении более 2-х отчетных периодов.
• Получение информации от ИФНС о негативных результатах проверок или выявленных схемах ухода от налогов.
• Снижение величины отчислений в бюджет по периодам при неизменных показателях фонда оплаты труда и численности.

Наличие любого из показателей увеличивает вероятность внесения предприятия в план проверок. Рассмотрим пример возникновения у налогоплательщика негативных показателей. Компания ООО «Бастион» представила за 9 месяцев 2015 года данные налоговой базы по 4-ФСС в размере 750 тысяч рублей. Одновременно по отчетности в ПФР в форме РСВ-1 указана сумма 700 тысяч рублей. В дополнение к нестыковкам бухгалтерия предприятия не перечисляла взносы за 2 квартальный период 2015 года. По итогам аналитического анализа предприятие ООО «Бастион» было предложено к включению в план проверок на 2016 год.

Начало процедуры выездной проверки ФСС

Регламент проведения выездных проверок обязывает ревизоров следовать четкому порядку действий. Нарушение документооборота или сроков влечет оспаривание результатов налогоплательщиком и отмены решения. Проверка осуществляется на основании решения территориального отделения ФСС.

Особенности оформления решения на проверку:

• Право удостоверения документа имеет руководитель Фонда, его заместитель или иное лица, временно назначенное на должность приказом.
• Проверка филиала предприятия, имеющего самостоятельный счет, баланс и рабочие места, производится на основании решения органа территориального расположения филиала.
• В составесведений документа содержатся название налогоплательщика, цель проверки, период, охватываемый мероприятием, данные ревизоров.
• Документ издается на фирменном бланке ТО ФСС, утвержденном вышестоящим органом.
• Одновременно с решением (сразу после его вручения) налогоплательщику предъявляется требование о представлении документов.

В рамках совместных выездных проверок фондов решения и требования выписываются ФСС и ПФР каждым учреждением отдельно. Документы вручаются руководителю предприятия независимо друг от друга.

Как подготовится к проверке?

В ряде случаев при проверке ФСС выявляются нарушения, связанные с оформлением документов. Документы, заполненные некорректно, могут быть не признаны в составе расходов. Предприятие, получившее уведомление о проверке (решение) должно провести контроль документов на предмет наличия и полноты заполнения реквизитов.

Право ответственных лицах, подписывающих документы, должно быть подтверждено приказами о назначении или временном исполнении обязанностей. До начала проверки необходимо отделить документы, касающиеся проверки от материалов, не представляющих интерес для проверяющих. При наличии недоимки по взносам в ФСС необходимо оперативно погасить задолженность.

Права инспекторов Фонда при проверках

В ходе мероприятия контроля ревизоры Фонда имеют право затребовать документы, подтверждающие данные, указанные в отчетности. Производится контроль точности начисления взносов и обоснованности произведения расходов. Проверке выездного контроля подлежат только документы, имеющие отношение к отчислениям и затратам социального характера по страховым случаям.

В дополнение к первичным документам учета представляются итоговые формы – своды, регистры, отчеты. Перечень документов не установлен законодательством и определяется внутренними документами Фондов. Запросы проверяющих на предоставление документов могут производиться до составления справки об окончании проверки.

Рассмотрим пример проверки ТО ФСС предприятия ООО «Рассвет». В процессе контроля кассовых документов ревизор ФСС определил большое число выдач подотчетных сумм. По данным оборотной ведомости счета 71 был выявлен большой остаток сумм, не закрытых авансовым отчетом. При проверке РКО обнаружились суммы, выданные лицам, не относящимся к списку подотчетных лиц, срок выдачи которых значительно превысил месячный срок и попал в проверяемый период. Полученные данные позволили ревизору обозначить суммы как доход работников, включить в налогооблагаемую базу, начислить налог, пени и наложить штраф.

Сроки и этапы проведения проверок ФСС

Каждый этап мероприятия контроля имеет сроки, оговоренные законодательством. Окончание проверки оформляется справкой и актом, на составление которого отводится 2 месяца. К акту проверки с выявленными нарушениями должны прилагаться подтверждающие документы – копии форм первичного учета.

Соблюдение периодов исполняется каждым фондом. Срок проведения проверки предприятия может быть продлен по обстоятельствам:

• Получения данных от УВД о фактах нарушений, требующих дополнительных мероприятий.
• Возникновения форс-мажорных обстоятельств, влияющих на состояние документов, хранящихся на территории предприятия.
• Наличия у компании обособленных подразделений.
• Непредставление в указанный срок документов, указанных в требовании.

Продление срока проверки производится на основании решения, принятого вышестоящим органом Фонда.

Штрафы и санкции при выявленнии нарушений

Налогоплательщики, в учете которых выявлены нарушения, привлекаются к ответственности. При отсутствии своевременно представленного расчета влечет наложение санкций в размере 5% от суммы, начисленной к уплате по расчету за каждый полный и неполный месяц. Уклонение от представления расчета в электронном виде влечет наложение штрафа в размере 200 рублей.

Несвоевременная уплата взносов, возникшая при занижении налоговой базы, влечет уплату санкций в размере 20% (40% при умысле) от величины не уплаченного взноса. Если предприятие уклоняется от подачи документов для проверки, штраф за каждую не представленный документ налагается в размере 200 рублей. Дополнительным минусом может быть доначисление по аналогу – данным предприятия, имеющем примерные показатели ведения деятельности.

Начиная с 2015 года Фондом могут проводиться повторные проверки. В случае обнаружения нарушений, не выявленных при первоначальной проверки, на налогоплательщика не налагаются санкции.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Приведем перечень ответов на актуальные запросы налогоплательщиков

Вопрос № 1. Имеют ли право инспекторы ФСС в течение выездной проверки выносить документы из бухгалтерии предприятия?

Вынос документов налогоплательщика допускается только в форме копий. Оригиналы должны находится на месте проведения проверки выездного характера.

Вопрос № 2. Могут ли ревизоры ФСС испрашивать к проверке хозяйственные и гражданско-правовые договоры?

В ходе выездной проверки инспекторы могут произвести контроль гражданско-правовых договоров, заключение которых часто является скрытой формой трудоустройства. Данные хозяйственных договоров не относятся к сфере контроля Фонда и в предоставлении документов к проверке предприятие может обоснованно отказать.

Вопрос № 3. Сколько решений оформляется при совместной проверке ФСС и ПФР?

Документальное оформление результатов проверки производится каждым фондом отдельно. Решения по проверкам удостоверяются руководителями каждого учреждения. Даты решений могут совпадать.

Вопрос № 4. Должны ли проверяющие фондов ФСС и ПФР начинать проверку одновременно?

Вручение руководителям предприятий решений на проверки осуществляется одновременно.

Вопрос № 5. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников предприятия в процессе выездной проверки?

Ревизоры ФСС имеют ограниченные возможности в рамках мероприятий контроля. Проверяющие не имеют права проводить осмотры, опросы, заказывать экспертизу, переводчика, проводить встречные проверки.